Правомерность и целесообразность расходования подотчетных сумм на операционные и хозяйственные расходы можно проверить сопоставлением сумм авансового отчета по видам расходов (приобретение ТМЗ, оплата услуг, работ) с документами, подтверждающими фактическое поступление ТМЗ на склад или приемку работ, получение услуг. При этом выясняется производственная и хозяйственная необходимость в их приобретении, а также возможность использования повторно оправдательных документов на имеющиеся излишние и неучтенные запасы. Путем сопоставления документов, приложенных к авансовому отчету с данными складского учета, можно установить случаи, скрываемые повторной оплатой ТМЗ безналичным расчетом. В отдельных случаях оправдательные документы на приобретение ТМЗ, выписанные в нескольких экземплярах, прилагаются к различным авансовым отчетам разных подотчетных лиц.
Таким образом, рассмотренные нарушения возможны в основном на предприятиях со значительными оборотами, как денежных средств, так и товарно-материальных запасов. На предприятиях с небольшим оборотом и малым количеством сотрудников такие факты нетипичны, т. к. руководитель, который, как правило, является и собственником предприятия, способен контролировать деятельность предприятия самостоятельно. Крупные предприятия со структурными подразделениями, филиалами имеют обычно в своем составе службы внутреннего аудита или ревизионную комиссию, которые в программу проверки должны включать и вопросы проверки использования и учета подотчетных сумм.
На этапе подготовки к исследованию нами была поставлена цель курсовой работы, которая сводилась к следующему: исследовать все аспекты бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Данная цель была реализована в процессе написания курсовой работы. При этом, ввиду многоаспектности задачи учета, невозможно обхватить весь объем вопросов, относящихся к учету того или иного вида задолженности. Поэтому каждый вопрос мы описали коротко, не вдаваясь в различные особенности и проблемы учета.
В тех случаях, когда оплату отдельных видов расходов невозможно произвести безналичным путем через учреждения банка или наличными из кассы, допускается ее расход через подотчетных лиц.
Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам предприятий и организаций на выполнение задач операционно-хозяйственного характера и возмещение расходов на служебные командировки.
В результате проведенного исследования в курсовой работе были сделаны следующие выводы:
1. Денежная наличность подотчетным лицам выдается на следующие цели:
операционные расходы;
административно-хозяйственные расходы;
служебные командировки.
Выдача наличности в подотчет производится:
только тем сотрудникам, список которых утвержден руководителем;
после полного расчета сотрудника по ранее полученным подотчетным суммам;
не ранее наступления действительной надобности в расходах, размер которой утверждается руководителем.
2. В установленные сроки подотчетные лица должны отчитаться об использовании полученных сумм путем представления авансового отчета. Расходование подотчетных сумм, указанные в авансовом отчете, должны подтверждаться оправдательными документами. Неиспользованный остаток подотчетных сумм возвращается в кассу предприятия или он может быть – удержан из суммы оплаты труда работника, если им своевременно не возмещен остаток аванса, и при этом он не оспаривает основания и размера удержания. Перерасходованные по авансовому отчету суммы выдаются работнику из кассы. Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты подотчетных, лиц и приложенные к ним документы. Авансовый отчет утверждается; руководителем ТОО «Казхром».
3. Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на активном счете 1252 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: задолженность по подотчетным суммам». Аналитический учет по данному счету ведется отдельно по каждому работнику в журнале-ордере №7.
4. В практической работе бухгалтера, возникает ряд вопросов при учете» расчетов с сотрудниками, выезжающими в командировки как по Республике Казахстан, так и другие страны. Все отношения, возникающие между работодателем и работником, направленным в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства (КЗОТ) и постановлениями Правительства Республики Казахстан.
1. Гражданский Кодекс Республики Казахстан (Общая часть). Комментарий (постатейный). В двух книгах. Книга 2. – 2-е изд., испр. и доп., с использованием судебной практики/ Под ред. М.К. Сулейменова, Ю.Г. Басина. – Алматы: Жеті жарғы, 2003. – 528 с.
2. О бухгалтерском учете и финансовой отчетности. Закон Республики Казахстан от 28 февраля 2007 г., №234–111.
3. О налогах и других обязательных платежах в бюджет. Закон Республики Казахстан (Налоговый кодекс), от 31 декабря 2006 г., №209–11. – БИКО, 2007–362 с.
4. Стандарты бухгалтерского учета Республики Казахстан. Постановление Национальной Комиссии Республики Казахстан по бухгалтерскому учету от 13 ноября 1996 г., №3 с изменениями и дополнениями, внесенными приказом Министра финансов Республики Казахстан за 2002–2003 годы, «Юрист», 2005 г. – 340 с.
5. Типовой план счетов по НСФО: Приказ МФ РК от 23.05.2007 №185
6. Нормы представительских расходов, утвержденные постановлением ПравительстваРК от 24 декабря 2001 №1677:
7. Правила о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, утвержденные постановлением Правительства РК от 22 сентября 2000 года №1428.
8. Постановление Правительства РК от 29.09.98 г. №967 «О нормах возмещения командировочных расходов в иностранной валюте» №94 от 31.10. 2000.
9. Постановление Кабинета Министров РК от 29.10.93 г. №1080 «О мерах по упорядочению расходования валютных средств на заграничные командировки» (с изменениями от 1.09.94 г. №981).
10. Постановление Кабинета Министров РК от 31.05.94 г. №577 «Об утверждении правил об условиях труда работников РК за границей».
11. Приказ Министра финансов РК от 16.11.98 г. №534 «О возмещении командировочных расходов в иностранной валюте».
12. Китебаева А.К. Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения по дисциплине: Принципы учета 1,2, Караганда 2005 г.
13. Мычкина О.В. МСФО: Рекомендации по применению рабочего плана счетов: Практическое пособие – Центральный дом бухгалтера, 2006 – 104 с.
14. Нургалиева Р.Н. Промежуточный финансовый учет. – Караганда, 2003
15. Нурсеитов Э.О. Бухгалтерский учет в организациях / Учебное пособие. 2006. - 472 с.
16. Платова О.В. Международные стандарты финансовой отчетности. Краткий перекрестный конспект-комментарий // Вопросы учета и налогообложения. – 2006, №4. – с. 7–19
17. Попова Л.А. Бухгалтерский учет на предприятии, Учебное пособие – Караганда: «Арко», 2005, 257 с.
18. Радостовец В.К. Финансовый и управленческий учет на предприятии – НАН «Центраудит», 1997 г.