Регистрация работников, выбывших в командировку и прибывших из командировки, ведется в специальном журнале по установленной форме. По возвращении из командировки в организацию в командировочном удостоверении и в графе 7 журнала учета работников, выбывших в командировки, делаются отметки о прибытии сотрудника (Приложение 5).
Для выполнения поручений организации в другом городе сотруднику может потребоваться соответствующая доверенность. Доверенность на выполнение определенных действий может выглядеть следующим образом.
Непосредственный учет самих командировочных расходов начинается после того, как сотрудник возвратится из командировки и представит в бухгалтерию авансовый отчет.
Авансовый отчет – это документ, в котором сотрудник отражает величину всех фактически произведенных расходов за время командировки. Фактические расходы, отражаемые в авансовом отчете, требуют документального подтверждения. Поэтому заполняется авансовый отчет на основании приложенных к нему первичных документов, которыми могут быть:
авиабилеты (экономический класс). При этом к авиабилету и авансовому отчету подшивается (прикладывается) распоряжение или приказ руководителя, в котором указывается необходимость использования воздушного транспорта;
железнодорожные билеты (не выше тарифа купированного вагона);
другие проездные документы; квитанции о бронировании билетов и места в гостинице;
квитанции по утвержденной форме о пользовании постельными принадлежностями в поездах при проезде к месту командировки и обратно;
квитанция, счет-фактура и другие документы, подтверждающие наем жилого помещения;
командировочное удостоверение с отметками о дате прибытия в командируемую организацию и убытия из нее, заверенные подписями должностных лиц и печатями этой иногородней организации, а также с отметками нашей организации о прибытии сотрудника из командировки;
документы, подтверждающие прочие понесенные расходы (квитанции о телефонных переговорах, почтовых услугах, приобретенных ценностях и т.д.).
Авансовый отчет составляется работником в течение трех дней с момента возвращения из командировки. На лицевой стороне авансового отчета работник заполняет такие сведения, как:
наименование организации;
отдел, должность и фамилию, имя, отчество сотрудника, прибывшего из командировки;
номер и дату составления авансового отчета;
цель полученного аванса – командировочные расходы;
величину полученных из кассы денежных средств;
сумму фактически произведенных расходов, которая соответствует итогу всех расходов, указанных на оборотной стороне авансового отчета;
сумму остатка неизрасходованных денежных средств (превышение полученной из кассы суммы над фактически потраченной суммой) или перерасхода (превышение фактически потраченной суммы над полученной из кассы).
Прежде чем заполнить последние два показателя, подотчетное лицо заполняет оборотную сторону авансового отчета на основании имеющихся документов.
Первыми обычно отражаются проездные билеты. К железнодорожному билету не нужно прикладывать счет-фактуру от железной дороги, чтобы отнести сумму НДС в зачет. При заполнении в авансовом отчете сведений о расходах на проезд и других расходах необходимо выделить отдельными строками сумму расходов без НДС и саму сумму НДС. Это необходимо в силу того, что эти суммы по-разному отражаются на счетах бухгалтерского учета.
Документами, подтверждающими расход на проживание, являются: счет из гостиницы, счет-фактура, квитанция об оплате, фискальный чек. Встречаются случаи, когда командируемый сотрудник останавливается не в гостинице, а арендует квартиру у частных предпринимателей, тогда помимо указанных документов следует приложить и копию свидетельства о регистрации индивидуального предпринимателя.
Если в период нахождения в командировке сотрудник оплачивал какие-либо услуги (связи, почты, консультирование и т.д.), то к авансовому отчету должны быть соответствующие квитанции, акты выполненных работ, счета-фактуры, квитанции к приходным кассовым ордерам, фискальные чеки, оформленные на имя организации. Если производилось приобретение различных товаров, то должны быть накладные и счет-фактура. В авансовых отчетах о командировках всегда отражается расчет суточных, которые отдельными документами не подтверждаются. Расчет производится исходя из фактических дней нахождения в командировке согласно отметкам в командировочном удостоверении. Последнюю графу «Счет» заполняет бухгалтер, проверяющий авансовый отчет и приложенные к нему документы.
В рассматриваемом случае в командировку отправлялся гл. механик ТОО «Казхром» для подписания договоров с поставщиками.
На исследуемом предприятии ТОО «Казхром» выдача под отчет наличных денег на операционные и хозяйственные расходы, в том числе на приобретение ТМЗ производится в пределах двухдневной потребности на срок не более трех дней. Расходовать при этом выданные подотчет можно лишь на те цели, на которые они были выданы.
Суммы на хозяйственные нужды выдаются материально-ответственным лицам по распоряжению руководителя. Выдача оформляется расходным кассовым ордером, где указанную сумму утверждает руководитель и главный бухгалтер. В указанном расходном кассовом ордере указывается назначение (цель использования) выданных денег.
Авансовые отчеты имеют стандартную форму, применимую в любых ситуациях: и при составлении отчета по командировочным расходам, и при хозяйственных расходах.
Обычно срок представления отчета по командировке составляет 3 дня с момента возвращения. В ТОО «Казхром» установлены и сроки представления отчетов о расходовании денежных средств на хозяйственные нужды. Эти сроки должны быть предусмотрены в учетной политике и оформлены в виде приказа. Обычно это 5–10 дней, но может быть иболее длительный период, однако он должен быть ограничен одним месяцем. Это связано с тем, что не востребованные более одного месяца суммы признаются доходом данного работника и облагаются подоходным, социальным налогом, производятся социальные отчисления в ГФСС и отчисления в пенсионный фонд.
Все хозяйственные операции по расходованию подотчетных сумм в обязательном порядке подтверждаются соответствующей документацией, выписываемой на юридическое лицо, т.е. на организацию, от лица которой сотрудник производит покупки или оплату счетов.
Эти документы являются первичными учетными документами, которые фиксируют факт совершения операции или события.
При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических лиц необходимо составить авансовый отчет с приложением следующих первичных документов:
счета-фактуры;
накладной;
товарного чека;
квитанции к приходному кассовому ордеру;
фискального чека.
Отсутствие или неправильное оформление вышеперечисленных документов даже при подтверждении факта постановки на бухгалтерский учет материальных ценностей приведет к признанию дохода подотчетного лица, который облагается подоходным, социальным налогом и отчислением в пенсионный фонд.
В случае, если вся сумма расходов подтверждена документально, руководитель подписывает проверенный бухгалтером авансовый отчет. Остаток неиспользованных средств вносится сотрудником в кассу, а в случае перерасхода из кассы предприятия подотчетному лицу выдаются излишне потраченные суммы.
Согласно авансовому отчету приобретенные материальные ценности числятся за отчитавшимся лицом. Материально-ответственное лицо должно не только отчитаться об использовании денежных средств на приобретение тех или иных ценностей, но и передать их на склад организации. Передача на склад происходит по внутренней накладной или приходному ордеру, который будет приведен в разделе «Товарно-материальные запасы». После того, как все документы проверены бухгалтером и в авансовых отчетах на оборотной стороне проставлены счета, корреспондирующие со счетом 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: расчеты по подотчетным суммам», обобщенные обороты по счетам операции, отраженные в авансовом отчете, подлежат отражению на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
Регулярно бухгалтер компании должен производить анализ дебиторской задолженности компании (инвентаризацию счетов) (таблица 1).
Таблица 1 – Типовая таблица для инвентаризации счета 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: расчеты по подотчетным суммам» на 1 апреля 2007 г.
| Фамилия, имя, отчество | Дата возникновения задолженности | Дебет | Кредит | Дата закрытия задолженности |
Инвентаризация расчетов (подтверждение, сверка задолженности) в обязательном порядке производится к составлению финансовой отчетности. Несвоевременно погашенная задолженность влечет к ухудшению финансового состояния компании.
Согласно п. 2 ст. 93 Налогового кодекса к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика по приему и обслуживанию лиц, производимые в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров для проведения общего собрания акционеров. К представительским расходам относятся расходы по проведению официальных приемов вышеуказанных лиц:
транспортное обслуживание;
расходы на питание во время переговоров;
оплата услуг переводчика [3].
Предельные нормы установлены постановлением Правительства РК от 24.12.2001 г. №1677 «Об утверждении норм представительских расходов и суточных выплачиваемых за время нахождения в командировке за пределами Республики Казахстан, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода» (ред. от 14.03.2005)