Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Как часто, на каких условия проводится инвентаризация, порядок отражения излишков и недостач определены ст.12 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а также пунктами 26 - 28 Положения по ведению бухгалтерского учета.
Ежегодной инвентаризации подлежат, в частности, расчеты с поставщиками, дебиторами и кредиторами. Надо обратить внимание, что одной из задач инвентаризационной комиссии является документальная проверка правильности и обоснованности сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Результаты инвентаризации оформляются Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме N ИНВ-17.
При этом инвентаризационная комиссия должна определить суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности. [27, с.122]
Согласно статьям 195 и 196 Гражданского кодекса РФ исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено, при этом общий срок исковой давности устанавливается в три года
Течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (п.1 ст. 200 ГК РФ).
При отсутствии договора, в котором указан срок платежа, начало срока исковой давности определяется истечением разумного срока исполнения обзательства по оплате, например, 30 дней с даты фактической передачи товаров (работ, услуг), указанной в накладной (п.2 ст.314 ГК РФ).
Таким образом, организация имеет право списать кредиторскую задолженность на следующий день после окончания трехлетнего срока.
При этом надо обращать внимание, что срок исковой давности может приостанавливаться или прерываться.
В соответствии с п.78 Положения по ведению бухгалтерского учета суммы кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются с баланса на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации.
Суммы кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, представляют собой внереализационный доход и подлежат включению в доход организации в сумме, в которой эта задолженность была отражена в бухгалтерском учете (пункты 8 и 10.4 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" (ПБУ 9/99), утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.99 N 32н).
Долговые обязательства покупателя и заказчика представляют собой дебиторскую задолженность. Как объект бухгалтерского учета дебиторская задолженность по сроку платежа классифицируется на:
срочную, срок исполнения обязательств по которой еще не наступил;
просроченную, срок исполнения обязательств по которой уже истек;
отсроченную, у которой продлен срок исполнения. Время, на которое может быть отсрочен платеж, определяется самими участниками договора и является одним из условий договора. В свою очередь, просроченная дебиторская задолженность подразделяется на истребованную и неистребованную.
Под истребованной задолженностью понимается погашенная покупателями и заказчиками просроченная дебиторская задолженность, по которой организация-кредитор приняла предусмотренные законодательством меры по ее возврату, как в досудебном порядке, так и посредством подачи иска в арбитражный суд.
Неистребованная задолженность представляет собой просроченную дебиторскую задолженность, возвратить которую организация кредитор в силу разных причин не смогла. Это не только случаи, когда работа по взысканию задолженности вообще не велась. Сюда относятся и ситуации, когда организация предпринимала все усилия по взысканию долга, но их не хватило для погашения задолженности.
По возможности взыскания дебиторскую задолженность можно разделить на три группы:
1) надежная задолженность, которая обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией;
2) сомнительная задолженность, которая не погашена в срок и не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией, но по которой, тем не менее, сохраняется вероятность возможного погашения;
3) безнадежная задолженность, т.е. задолженность с истекшим сроком исковой давности, невозможная к получению вследствие форс-мажорных обстоятельств, в которых оказался должник, а также ликвидации организации-дебитора или ее банкротства.
Каждая из этих групп имеет свои особенности при отражении в бухгалтерском учете организации.
По сомнительным долгам организация может создавать резерв. Резерв сомнительных долгов создается на основе результатов проведенной в конце отчетного года инвентаризации дебиторской задолженности организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу, в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.
Для обобщения информации о резервах по сомнительным долгам предназначен счет 63 "Резервы по сомнительным долгам" [24, с.130].
Создание резерва по сомнительным долгам отражается записью:
Д 91-2 "Прочие pacxoды"
К 63 "Резервы по сомнительным долгам" - на величину созданного резерва.
При списании невостребованных долгов, ранее признанных приятием сомнительными делается запись:
Д 63 "Резервы по сомнительным долгам"
К 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и торами" - на величину списанного неистребованного долга.
Неизрасходованные суммы резервов по сомнительным долгам присоединяются к прибыли года, следующего за годом их создания записью:
Д 63 "Резервы по сомнительным долгам"
К 91-1 "Прочие доходы" - на неизрасходованную сумму резерва.
Безнадежная задолженность, т.е. задолженность, по которой истек срок исковой давности или должник признан банкротом или ликвидирован, является не реальной для взыскания.
Законодательство не содержит критериев отнесения дебиторской задолженности к разряду не реальной для взыскания. Поэтому она определяться предприятием-кредитором самостоятельно, с учетом всех конкретных обстоятельств дела на основании документов, подтверждающих нереальность взыскания задолженности.
Для списания безнадежного долга необходимо соблюдение следующих условий:
долг должен быть просроченным, т.е. не погашенным в срок, установленный законом или договором;
эта задолженность не должна быть обеспечена соответствующими гарантиями (поручительство, залог и т.д.).
В качестве примера таких долгов можно рассматривать:
признание должника банкротом при отсутствии имущества и средств, необходимых для удовлетворения претензий кредиторов;
ликвидацию предприятия-должника в установленном порядке;
постановление правоохранительных органов о прекращении уголовного дела при лжепредпринимательстве, мошенничестве и др.
Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, и другие не реальные для взыскания долги списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов (если он создавался) либо на финансовые результаты коммерческой организации.
При отражении в учете этой задолженности большое значение имеет понятие истечения срока исковой давности. Однако законодательством предусмотрены и специальные сроки исковой давности, как сокращенные, так и более длительные по сравнению с общим сроком.
Необходимо отметить, что начало срока исковой давности начинается не с момента возникновения дебиторской задолженности, а только с момента, когда задолженность перейдет в разряд просроченной исходя из условий договора.
При заключении договора следует изначально оговаривать сроки расчета или встречной поставки, так как именно с этого момента начинается отсчет срока исковой давности. Если же в договоре отсутствуют условия по срокам оплаты, фиксация производится через предъявление претензии должнику, начало срока исковой давности начинается через семь дней.
В соответствии со ст. 203 ГК срок исковой давности может прерываться в случаях:
предъявления иска в установленном порядке;
совершения обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга.
После перерыва течение срока исковой давности начинается заново, т.е. время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.
Согласно п.12 ПБУ 10/99 "Расходы организации", суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, других долгов, не реальных для взыскания, относятся к прочим расходам. Данная дебиторская задолженность, согласно п.14.3 ПБУ "Расходы организации" включается в расходы организации в сумме, в которой задолженность была отражена в бухгалтерском учете организации.
Как было показано, выше, задолженность неплатежеспособного дебитора можно списать с баланса в двух случаях:
1) если истек срок исковой давности (срок исковой давности составляет три года с момента возникновения задолженности);
2) если должник признан банкротом.
В бухгалтерском учете предприятий списание неистребованной дебиторской задолженности отражается проводкой:
Д 91-2 "Прочие расходы"
К 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".
Если ранее под эту задолженность был создан резерв по сомнительным долгам, то бухгалтерская запись будет такой: