Якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (фінансові документи, акти), ставлять два чи більше підписів. При цьому їх розміщують один під одним у послідовності відповідно до посади. Документи, підготовлені разом з іншими установами, оформляються не на бланках і підписуються керівниками цих установ. Підписи ставляться на документі поряд, на одному рівні. До назви посади в цьому випадку включається і назва установи.
Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні та секретарем.
Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписується особою, яка виконує її функції із виправленням назви посади і розшифруванням підпису.
Погодження – це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Реквізит 24 (гриф погодження) складається зі слова “ПОГОДЖЕНО”, назви посадової особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її особистого підпису, його розшифрування і дати, наприклад:
| Директор центрального універмагу «Прогрес»/особистий підпис / Т.А.Коваль | Директор фабрики /особистий підпис /Г.С. _ніжанко |
Коли документ підписує комісія, позначаються обов’язки покомісії, а не посади:
Голова комісії /особистий підпис / С.Г. Боровський
Члени комісії: /особистий підпис / А.В. Сердюк
/особистий підпис / Г.А. Ганюк
З метою підвищення юридичної сили на документах, які потребують особливого засвідчення їх дійсності, прикладається печатка.
Печатки можуть бути гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб: що встановлюють акти, які викликають витрату грошових коштів та матеріальних цінностей; до статутів, положень, що вимагають відповідно до нормативних актів наявності відбитка печатки. Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, квадратну та трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок з місця роботи і т. д.
Перелік інших документів, до яких прикладається печатка, визначає установа. Якщо печаткою засвідчується копія документа, вона ставиться перед особистим підписом у такий спосіб, щоб захопити частину слів назви посади особи, що підписала документ.
Наприклад:
Директор готелю /підпис /А.Р. Інков Печатка.
3.2 Форма затвердження документів
Після підписання деякі види документів, нормативні акти передбачають їх затвердження. Це статути та положення про підприємства та їх структурні підрозділи, штатні розклади, інструкції звіти, баланси, окремі різновиди актів та ін.
Затвердження має на меті санкціонувати поширення дії документа на певне коло підрозділів, організацій чи структурних осіб. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням розпорядчого документа /наказу, рішення/.
Елементи грифа затвердження: слово ЗАТВЕРДЖЕНО, назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дата затвердження.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ресторану /підпис / О. П. Білоус
05.10. 99
Гриф затвердження розмішується в правому кутку документа й оформляється великими літерами.
При затвердженні документа розпорядчим актом:
Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО наказом директора фірми від 04. 02. 00 №16.
Документ що підлягає затвердженню, отримує юридичну силу лише з моменту його затвердження.
Затвердження документа є особливим способом його засвідчення після підписання, що забезпечує поширення дії документа на відповідне коло установ або осіб.
ВИСНОВКИ
Отже, провівши дослідження обраної проблеми можна зробити ряд висновків та узагальнень.
Діяльність підприємства, установи, організації відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації. Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів. Головне завдання служби діловодства – організувати документообіг таким чином, щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну та ефективну діяльність установи.
Проекти підготовлених документів перед їх підписуванням або затвердженням у ряді випадків погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Мета погодження – підвищення якості ділових паперів.
У роботі розглядаються дві форми погодження документів – внутрішнє та зовнішнє.
Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа. Зовнішнє узгодження документа може бути оформлено довідкою, протоколом узгодження або грифом узгодження на документі.
Основні способи засвідчення документа – підписування, прикладання печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст. У даному дослідженні наведений аналіз вимог до підписання та безпосереднього затвердження службових документів.
Після підписання деякі види документів, нормативні акти передбачають їх затвердження. Це статути та положення про підприємства та їх структурні підрозділи, штатні розклади, інструкції звіти, баланси, окремі різновиди актів та ін.
Затвердження має на меті санкціонувати поширення дії документа на певне коло підрозділів, організацій чи структурних осіб. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням розпорядчого документа (наказу, рішення).
Документ що підлягає затвердженню, отримує юридичну силу лише з моменту його затвердження.
Затвердження документа є особливим способом його засвідчення після підписання, що забезпечує поширення дії документа на відповідне коло установ або осіб.
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ