- цель большинства средств контроля состоит в выявлении нежелательных хозяйственных операций, а не тех, которые являются необычными;
- человеку свойственно делать ошибки по небрежности, из-за рассеянности, неверных суждений или недопонимания инструктивных материалов;
- возможно умышленное нарушение системы контроля в результате сговора сотрудников экономического субъекта, как с другими сотрудниками данного экономического субъекта, так и с третьими лицами;
- возможно нарушение системы контроля вследствие злоупотреблений со стороны кого-либо из руководителей, ответственных за функционирование данных аспектов контроля;
- встречается практика существенного изменения условий ведения хозяйственной деятельности или правил учета, в результате чего принятые контрольные процедуры могут перестать выполнять свои функции.
Средства контроля должны обеспечить:
- выполнение хозяйственных операций только с одобрения руководства как в целом, так и в конкретных случаях;
- фиксирование в бухгалтерском учете всех операций в правильных суммах, на надлежащих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени, в соответствии с принятой у аудируемого лица учетной политикой и обеспечение возможности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
- доступ к активам только с разрешения соответствующего руководства;
- определение руководством с установленной периодичностью соответствия зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов и в случае расхождений принятие надлежащих мер.
Процедурами внутреннего контроля являются:
- арифметическая проверка правильности бухгалтерских записей;
- проведение сверок расчетов;
- проверка правильности осуществления документооборота и наличия разрешительных записей руководящего персонала;
- проведение в соответствии с установленным порядком периодических плановых и внезапных инвентаризаций;
- использование для целей контроля информации из источников, расположенных вне данного экономического субъекта;
- осуществление мер, направленных на физическое ограничение доступа несанкционированных лиц к активам предприятия, к системе ведения документации и записей по бухгалтерским счетам;
- исследование динамики хозяйственных показателей, сравнение плановых и сметных хозяйственных показателей с фактически имевшими место и выяснение причин существенных расхождений.
В ходе аудиторской проверки необходимо проанализировать систему бухгалтерского учета, которая применяется у аудируемого лица, и при этом изучить и оценить те средства контроля, на основе которых он должен определить суть, масштаб и временные затраты предполагаемых аудиторских процедур. Если в итоге можно утверждать, что система бухгалтерского учета достоверно отражает хозяйственную деятельность, то получаем возможность:
- сократить объем аудиторских процедур;
- проводить аудиторские процедуры более выборочно, чем делалось бы в противном случае;
- внести изменения в суть применяемых аудиторских процедур;
- внести изменения в предполагаемые затраты времени на осуществление аудиторских процедур.
При оценке используются не менее трех следующих градаций:
а) высокая; б) средняя; в) низкая. Изучение и оценка особенностей системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля должны в обязательном порядке документироваться в ходе аудиторской проверки [9].
Произведем оценку эффективности и надежности системы внутреннего контроля в ОАО «Совхоз-Весна», касающейся учета основных средств. Учет основных средств осуществляет бухгалтер группы основных средств при непосредственном контроле главного бухгалтера. Операции по ремонту и аренде учитывает только главный бухгалтер. Переоценка и амортизация основных средств, ведомости учета и движения основных средств ведутся автоматизированным способом, поэтому исключается возможность арифметической ошибки. Ремонт основных средств осуществляется на основании утвержденных норм при участии специалистов планового отдела, что исключает необоснованное завышение затрат на ремонт. Все виды выбытия основных средств, в т.ч. и передача в аренду, осуществляется на основании письменного разрешения руководителя при непосредственном участии оценочной комиссии. При приемке объектов основных средств также участвует утвержденная руководителем комиссия. Все решения комиссии строго задокументированы. На предприятии существует пропускной режим, любой вывоз имущества с территории организации осуществляется на основании заявки на вывоз. Заявка на вывоз является бланком строгой отчетности и выписывается только на основании специальных документов в бухгалтерии фирмы. Заявку подписывают руководитель и главный бухгалтер. Таким образом, осуществляется контроль за вывозом имущества, в т.ч. объектов основных средств.
В организации ежегодно по состоянию на 1 ноября проводится инвентаризация основных средств. По состоянию на 1 ноября 2008 года отклонений фактического наличия основных средств от учетных данных выявлено не было.
Результаты опроса показали хорошую подготовленность и компетентность сотрудников в области учета основных средств.
Таким образом, эффективность и надежность системы внутреннего контроля по учету основных средств в ОАО «Совхоз-Весна» можно оценить как достаточно высокую. В дальнейшем при проведении аудиторской проверки основных средств можно использовать выборочные методы контроля. В целях экономии времени можно полностью отказаться от проведения инвентаризации основных средств, проверки правильности начисления амортизации, поскольку на предприятии используется лишь линейный метод начисления амортизации автоматизированным способом.
2.3 Методика аудиторской проверки операций с основными средствами
Аудиторская проверка учета основных средств планируется на основе сводного общего плана и сводной программы аудита экономического субъекта.
2.3.1 Источники аудиторских доказательств
Источниками получения аудиторских доказательств (доказательной информацией) являются:
1. первичные документы экономического субъекта и третьих лиц;
2. регистры бухгалтерского учета экономического субъекта;
3. результаты анализа финансово - хозяйственной деятельности экономического субъекта;
4. устные высказывания сотрудников экономического субъекта и третьих лиц;
5. сопоставление одних документов экономического субъекта с другими, а также сопоставление документов экономического субъекта с документами третьих лиц;
6. результаты инвентаризации имущества экономического субъекта, проводимой сотрудниками экономического субъекта;
7. бухгалтерская отчетность.
2.3.2 Аудит наличия и сохранности основных средств
Аудитору необходимо проверить: [17]
- создана ли на предприятии комиссия по приемке основных средств ОС и оформлению ее результатов;
- оформлены ли договоры купли - продажи ОС;
- оформлены ли протоколы договорной цены основных средствах, арендованных предприятием у других предприятий, организаций.
Основные средства отражаются в учете не систематически, а по мере совершения операций, что влияет на правильность начисления амортизации и включения ее в издержки обращения и производства.
Накопленные амортизационные отчисления подсчитываются по состоянию на отчетную дату. Несмотря на то, что список основных средств содержит обширную информацию о наличии основных средств, их движении в течение года, аудитору необходимо получить и документы, отражающие поступление, выбытие, перемещение основных средств. По данным документов и бухгалтерских записей в них можно убедиться, что все операции по движению основных средств были правильно отражены на счета 01 «Основные средства».
Подтверждение данных о хозяйственных операциях по учету основных средств является расширенной процедурой, так как основная часть данных содержится во внешних и внутренних документах.
Привлечение таких документов, как счета-фактуры, контракты, соглашения об аренде, страховые полисы, отметки (акты) налоговой инспекции, позволит аудитору получить убедительную информацию об аудируемом.
2.3.3 Аудит движения основных средств
Пути поступления основных средств на предприятие: [17]
- приобретение за плату у поставщиков;
- безвозмездное поступление;
- в качестве учредительских взносов в уставный капитал;
- в порядке выкупа арендованных основных средств;
- возврат имущества (основных средств) по договору о совместной деятельности.
Поступление основных средств оформляется актом (накладной) приемки - передачи (внутреннего перемещения) основных средств (ф. ОС-1) с приложением к нему технической документации на данный объект.
Причины выбытия основных средств на предприятии:
- ликвидация объекта в силу ветхости и износа, а также силу форс-мажорных обстоятельств;
- ликвидация в связи с переоборудованием, модернизацией
- передача ОС другим организациям.
Для определения непригодности основных средств на предприятии создается специальная комиссия. Ликвидацию объектов комиссия оформляет актом на списание основных среде (ф. ОС-3). Акт утверждается руководителем
При аудиторской проверке операций по движению основных средств необходимо обратить внимание на следующие моменты:
- на документальное оформление оприходования ОС и их списания. Практика проведения аудиторских проверок показывает, что в большинстве случаев необходимая документация, связанная с оприходованием ОС, не ведется, а если и ведется, то заполняются не все реквизиты, предусмотренные в форме документа, а это в конечном итоге приводит к тому, что неправильно определяются амортизационные отчисления, а при производстве капитального ремонта ОС незаконно включаются в себестоимость затраты, которые по положению должны быть отнесены на капитальные вложения.