Создание форм в режиме конструктора происходит достаточно редко, гораздо чаще пользователи создают формы в режиме автоформы или с помощью мастера, а затем редактируют их в режиме конструктора. В данном режиме при проектировании формы можно использовать различные элементы управления, которые позволяют не только представить данные в нужном виде, но и оформить их, соблюдая единый стиль. Кроме того, элементы управления позволяют значительно облегчить ввод данных. Итак, рассмотрим более подробно работу с элементами управления.
Типы элементов управления различаются по типу определения источника данных:
· Присоединенные элементы управления связаны с полями базовой таблицы (т.е. таблицы, для которой строится форма). В присоединенном элементе отображаются данные, содержащиеся в соответствующем поле таблицы, а при изменении этих данных пользователем обновляется значение поля таблицы.
· Свободные элементы управления не связаны с таблицами. Они предназначены либо для отображения в самих формах, либо для ввода информации, которая используется потом в других целях (например, в макросах).
· Вычисляемые элементы управления – это такие элементы, значения которых рассчитываются на основе значений других элементов. В качестве источника данных для этих элементов используются выражения и функции.
Панель элементов управления (рис. 1) вызывается через меню Вид.
Рассмотрим некоторые из элементов управления:
Надпись. Используется для размещения в форме текста (заголовков, поясняющих надписей). Надписи бывают присоединенные и свободные. Присоединенные служат заголовками полей, они автоматически создаются при вводе в форму поля и присоединяются к этому полю. Свободные надписи создаются указанной кнопкой и служат для оформления формы, они не выводятся в самой таблице. Максимальная длина надписи 2048 символов. 
Поле. Служит для ввода и отображения данных. Обычно значения полей вводятся пользователем, но их можно определить и программно. Поля могут быть всех трех типов: присоединенными, свободными, вычисляемыми. 
Выключатель, переключатель и флажок предоставляют пользователю возможность выбирать значения. Все они используются для представления данных логического типа, т.е. могут принимать значения 0 (нет, выключен) или 1 (да, включен). Так, например, если в таблице Студенты необходимо хранить информацию о том, получает ли студент стипендию, то удобнее всего это сделать через поле логического типа, а ввод организовать, используя один из перечисленных элементов. 
Группа используется для того, чтобы дать возможность пользователю выбрать единственное значение из короткого списка. Сами элементы управления в группе не должны присоединяться к полям таблицы, но для каждого из них необходимо задать значение параметра. Оно должно быть числовым и обязательно разным для каждого элемента группы (чаще всего это значения ключевого поля). Когда пользователь выбирает переключатель в группе, значение элемента становится равным значению параметра выбранного переключателя. Это значение сохраняется в соответствующем поле таблицы. 
Список. Используется для представления на экране поля, значения которого ограничиваются не слишком длинным списком. 
Поле со списком во многом аналогичен Списку. Применяется в формах для той же цели, т.е. когда требуется, чтобы значение поля не вводилось вручную, а выбиралось из известного списка. Однако существуют отличия:· Поле со списком позволяет не только выбрать значения из списка, но и ввести его прямо в поле ввода.
Поле со списком может включать большее количество значений, т.к. в нем отображается только текущее значение, а остальные выводятся, когда пользователь открывает список.
Главная кнопочная форма
В Access существует надстройка, которая позволяет создать своеобразный путеводитель по формам и отчетам базы данных - кнопочную форму. Когда форм и отчетов становится слишком много, полезно иметь систему указателей, которая позволит ориентироваться среди множества объектов. Главная кнопочная форма может иметь иерархическую структуру и содержит кнопки, позволяющие выбирать основные объекты или функции.
Эту форму можно создать с помощью Конструктора форм, а можно использовать специальный Мастер – Диспетчер кнопочных форм (меню Сервис/Служебные программы/Диспетчер кнопочных форм).
1.
Создание кнопочной формы. При запуске Диспетчера кнопочных форм, если таких форм еще нет, выдается диалоговое окно, запрашивающее, нужно ли создать кнопочную форму. Конечно, - да. По этой команде Мастером создается таблица Элементы кнопочной формы (Swichboard Items) и сама кнопочная форма (Swichboard) и открывается диалоговое окно Диспетчера кнопочных форм (рис. 2).2. Создание страниц кнопочной формы. В этом окне перечисляются все страницы кнопочной формы.
Пока создана только одна страница, которая по умолчанию называется Mаin SwichboardДля того, чтобы переименовать страницу, нажмите кнопку Изменить. В поле Название кнопочной формы можно ввести новое имя страницы (Переименуйте страницу в Главную, нажмите кнопку Закрыть).
Примечание: при работе с диспетчером кнопочных форм обращайте внимание на заголовки открываемых диалоговых окон!
Для создания новых страниц используйте кнопку Создать. При этом открывается окно Создание.
Создание элементов (кнопок) страницы кнопочной формы. Новые страницы пока не содержат никаких элементов. Для создания кнопок на нужной странице выделите ее и нажмите кнопку Изменить. Откроется окно Изменение страницы кнопочной формы.
Чтобы создать элемент, используйте кнопку Создать (рис. 4). Откроется диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы (рис. 4).
Здесь в поле Текст вводится название элемента (то, что мы увидим на форме), в поле Команда выбирается из списка действие, которое будет выполняться при нажатии этой кнопки, в поле Кнопочная форма вводится (или выбирается из списка) имя объекта, с которым будет произведено действие. Количество кнопок на одной странице ограничено восьмью.
Кроме того, что элементы можно добавлять, изменять и удалять, можно также менять их последовательность кнопками Вниз и Вверх.
На странице Главная создайте кнопки обращения к трем другим страницам кнопочной формы и кнопку выхода из приложения. На странице Студенты создайте кнопки, открывающие формы и отчеты, связанные со студентами и кнопку возврата на Главную страницу. Аналогично поступите со страницами Преподаватели и Дисциплины.
3. Оформление кнопочной формы. Внешний вид Главной кнопочной формы оформлен по умолчанию. Но если требуется изменить его, это можно сделать в режиме Конструктора. В окне базы данных на странице Формы присутствует созданная вами Главная кнопочная форма под именем Swichboard. Имя можно оставить таким или переименовать. В режиме Конструктора эта форма выглядит пустой, но если посмотреть свойства – там содержатся команды. В режиме Конструктора можно изменить цвет, вставить картинки и т.п.
4. Таблица кнопочной формы. Данные, которые используются командами Главной кнопочной формы, хранятся в таблице Swichboard Items (Элементы кнопочной формы), которую Вы найдете на странице Таблицы основного окна базы данных (откройте эту таблицу). Первый столбец таблицы содержит номер страницы, второй – номер элемента на странице (этот номер определяет порядок расположения элементов на странице), третий столбец содержит текст, который появляется справа от кнопки. Последние два столбца определяют команду, связанную с элементом: код команды и ее аргумент (код команды 0 соответствует специальному элементу, который задает заголовок страницы и определяет ее начало).
5. Вывод стартовой формы при открытии базы данных. Для того чтобы при открытии базы данных открывалась Главная кнопочная форма, в меню Сервис выберите команду Параметры запуска. В поле Вывод формы/страницы выберите эту форму.
Запросы – важнейший инструмент любой СУБД. Запрос строится на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. При этом могут использоваться таблицы БД, а также сохраненные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Кроме того, запрос может строиться непосредственно на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами.
Назначение запросов
С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:
· Фильтровать и сортировать данные
· выбирать записи, удовлетворяющие условиям отбора