Знание, хранящееся в сознании отдельного человека или группы людей, может быть использовано другими людьми. Для этого его воплощают в определенной форме, представляя фрагменты знания средствами того или иного языка и размещая их на определенном носителе. Выбор носителя определяет форму представления информации. Одно и то же содержание информации может быть представлено в разных формах. Для характеристики формы представления информации используются понятия "сообщение", "документ", "данные", "информационный ресурс", "информационный продукт".
Под сообщением понимают совокупность знаков или первичных сигналов, содержащих информацию. Между сообщением и содержащейся в нем информацией нет однозначного соответствия, поскольку для разных пользователей одна и та же информация может иметь разный смысл и разную ценность.
Стабильный вещественный объект, предназначенный для использования в социальной смысловой коммуникации в качестве завершенного сообщения, принято обозначать словом документ (лат. documentum — свидетельство) [3]. Документ является важнейшей организационной формой представления информации, материальным объектом, который отражает результат деятельности человека. Каждый документ представляет собой элемент овеществленной социальной памяти, а массивы документов (библиотечные и архивные фонды, коллекции звукозаписей, изображений и т.д.) рассматриваются как долговременные хранилища социальной памяти.
Под информационным ресурсом понимаются отдельные документы и массивы документов в информационных системах, а под информационным продуктом — документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная для удовлетворения этих потребностей. Понятие "информационный продукт" — более узкое, чем понятие "информационный ресурс". Информационный ресурс обретает качество информационного продукта, когда он ориентирован на вполне определенную целевую группу пользователей, осознающих и умеющих адекватно сформулировать свои информационные потребности, и оформлен в соответствии с установленными форматами представления документов.
Особую категорию информационных продуктов образуют объекты интеллектуальной собственности — материально выраженные результаты умственной (интеллектуальной) деятельности, дающие их создателю (автору) исключительное право на них, защищаемое либо соответствующими официально выданными документами (патентами или свидетельствами), либо законодательно установленными нормами авторского права.
Развитие технологий способствовало появлению принципиально новых методов переработки информации, качественно нового метода познания мира, созданию новых способов фиксации информации и новых форм документов, изменению формата документов и возможностей их хранения, учета и распространения. С появлением и развитием электронно-вычислительной техники, компьютеров и информационных цифровых технологий появилась особая группа документов — электронные цифровые документы, способ фиксации которых основан на принципе преобразования информации в кодированную цифровую форму. Простейшей формой представления электронных цифровых документов является файловая форма. Файл исполняет функцию носителя цифровой документированной информации при ее формировании, хранении, использовании и передаче по телекоммуникационным каналам связи и является своего рода "электронной бумагой" для электронного документа [4, с. 30].
Технические устройства исполняют роль посредника в информационном общении людей, позволяют получить недоступную непосредственному восприятию человека информацию, быстро переработать огромные массивы данных, передать информацию на дальние расстояния и сохранить ее для будущих поколений. Когда говорят об автоматизированной работе с информацией посредством каких-либо технических устройств, то в первую очередь имеют в виду не содержание информации, а форму ее представления.
В процессе антропогенеза решающей предпосылкой развития человеческого сознания и языка стал процесс обмена информацией между людьми посредством общей для них знаковой системы, получивший название коммуникация (лат. communicatio, communicare — делать общим, связывать, общаться). Основная цель коммуникации — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. В результате этого процесса происходит обмен знаниями и смыслами, при котором может измениться форма и содержание информации, воспринимаемой участниками информационного взаимодействия.
Единичный цикл информационного взаимодействия предполагает адресную передачу информационного сообщения, восприятие этого сообщения и обратную адресную передачу информации. Информационное взаимодействие всегда инициируется одним из субъектов этого взаимодействия и обязательно поддерживается другим субъектом. В том случае, когда обратная связь отсутствует, имеет место не информационное взаимодействие, а информационное воздействие. Полный цикл коммуникации включает: докоммуникативную фазу, в которой происходит формирование целей деятельности и потребностей в обмене информацией и намечаются способы их реализации; собственно коммуникацию, включающую создание, передачу и прием сообщения, и послекоммуникативную фазу, когда проявляются последствия (эффекты) коммуникации и возникает обратная связь [5, с. 286].
Основными элементами коммуникации являются: (1) субъекты — коммуникатор и коммуникант; (2) средства коммуникации — код, используемый для передачи информации, и канал передачи информации; (3) предмет коммуникации и отображающее его сообщение; (4) эффекты коммуникации.
Коммуникатор (отправитель, адресант) — создатель сообщения, лицо, генерирующее идею. Коммуникатор и источник информации не всегда одно и то же лицо, источником информации может быть любая организация, группа лиц или индивид.
Коммуникант (получатель, адресат, реципиент) — лицо или группа лиц, которым направлено сообщение.
Код — набор символов или знаков, переводящий сообщение на язык, понятный получателю. В качестве кодов используются как вербальные (словесные), так и невербальные средства коммуникации.
Канал передачи (коммуникационный канал) — средство, с помощью которого сообщение передается от коммуникатора к коммуниканту. Коммуникационные каналы обеспечивают движение не смыслов, а только материального воплощения сообщений. Различают естественные каналы коммуникации, образовавшиеся в ходе антропогенеза (вербальный и невербальный), и искусственные, сознательно созданные людьми.
Сообщение, подготовленное коммуникатором, представляет собой информационное предложение, которое воспринимается коммуникантом только в том случае, если у него имеется соответствующая потребность (информационная потребность). Если же потребность в информации есть, а соответствующего информационного предложения нет, то коммуникатор начинает поиск источников интересующей его информации, посылая по известным ему каналам коммуникации информационный запрос.
Под информационной потребностью понимают потребность в знании, обусловленную характером профессиональной деятельности специалиста и зависящую от его индивидуальных (личностных) характеристик; информационный запрос рассматривается как форма отражения информационной потребности [6, с. 3]. В контексте обсуждаемой темы информационное предложение рассматривается как специальным образом изложенная информация о новшестве, включая общие сведения о разработке, варианты делового сотрудничества для его внедрения, адреса источников дополнительной информации, необходимой для распространения новшества в профессиональном сообществе.
Коммуникативная деятельность — источник, средство поддержания и использования социальной памяти, аккумулирующей культурный и исторический опыт социальных субъектов. В широком смысле понятием память обозначают систему, обеспечивающую запись (кодирование), хранение и передачу информации [2, с. 99].
В мире живой природы ключевым элементом нервной системы как информационной службы организма, без которого не могут быть раскрыты возможности достижения цели, является генетическая или наследственная память. Наряду с генетической памятью теории социальной коммуникации выделяют психическую и социальную память. Первая понимается как система сохранения и последующего воспроизведения человеком его опыта. Вторая включает в себя множество овеществленных (представленных в материальной форме) и не овеществленных социальных смыслов. Общественное сознание выполняет функцию социальной памяти, вырабатывая некоторые схемы, "матрицы" воспроизводства накопленного человечеством опыта. Включенность человека в совместную с другими людьми деятельность, обладающую определенной последовательностью и структурой, ориентирует индивидуальные действия, программирует их.
Различают два вида социальной памяти — групповую память и память общества. Существует еще понятие "общечеловеческая память" или "память мира", субъектом которой мыслится все человечество. В каждом виде социальной памяти можно выделить два слоя: слой традиций и слой новаций. Слой новаций представлен социальными смыслами, рожденными на "переднем крае науки" и в инновационной практике.
Групповая память целевых социальных групп (профессиональные группы и общественные объединения) включает в себя следующие разделы: язык со специальными понятиями и терминами; массив недокументированных знаний, передаваемых устно; профессиональные нормы общения внутри группы; технологические умения, связанные с выполнением профессиональных или общественных функций; документальные фонды; продукты деятельности. Основным носителем группового знания являются документальные фонды. Структура и содержание групповой памяти зависят от субъекта—носителя, т.е. от той социальной группы, которой эта память принадлежит [3].