Прикладной контроль осуществляется по трем направлениям: контроль входных данных, процесса обработки и выходных данных. Наибольшее количество ошибок возникает на этапе ввода информации в компьютерные системы. Если введены искаженные данные, то они могут пройти обработку не обнаруженными, а при последующем обнаружении их корректировка затруднительна.
Для обнаружения ошибок, допущенных при подготовке данных, могут быть использованы различные программные средства редактирования или проверки:
— тесты контроля правильности размещения символов предназначаются для проверки полей входных данных и определения правильности размещения цифр в числовых полях, а также букв в символьных полях;
— тесты контроля правильности знака обеспечивают проверку данных по полям на соответствие знакам плюс и минус;
— тесты контроля пропусков позволяют проверить поля с целью выявления пустых мест;
— тесты контроля последовательности служат для проверки документов по порядковым номерам, когда последовательность их размещения важна для обработки, например в пакетном режиме. Эта процедура помогает также обнаружить недостающие документы в пронумерованных рядах;
— тесты контроля по диапазону значений и разумности результатов — автоматизированные процедуры, которые показывают, выходят ли значения данных за установленные пределы. Например, программа расчета заработной платы может включать в себя тест контроля по диапазону, который мстит и отбрасывает записи, превышающие норматив рабочего времени в месяц.
Контроль процесса обработки дает определенные гарантии того, что данные будут обработаны без пропусков и повторов операций. Он может быть осуществлен в процессе выполнения следующих контрольных процедур: последовательное контрольное суммирование, составление отчетов о контрольных суммах.
Последовательное контрольное суммирование обеспечивает проверку данных при их перемещении из одного отдела в другой или от одной программной обработки к другой. Суммирование называется последовательным, поскольку оно производится с одними и теми же данными после каждого этапа обработки. Суммировать можно количество записей, платежи или весь массив данных. Полученные суммы передают на следующий этап для сравнения с его контрольными суммами.
Составление отчетов о контрольных суммах. Все контрольные суммы количества записей, платежей, всего массива данных и т. п., получаемые в процессе обработки, следует выводить на печать в виде отчета. В обязанности группы контроля или другого органа включают их сравнение и (или) сверку с контрольными суммами исходных данных либо предыдущих стадий обработки. Например, контрольная сумма балансов дебиторских счетов в предыдущей версии главного файла плюс контрольная сумма по объему продаж в кредит в текущей версии должна быть равна контрольной сумме балансов в конце текущего процесса обработки.
Контроль выходных данных — это завершающий этап проверки правильности результатов компьютерной обработки. Процедуры контроля на этом этапе обеспечивают представление отчетности и Доступ к файлам - только уполномоченным лицам. Для этого следует вести список абонентов, которые получают копии отчетов. Тиражирование отчетов должно быть строго ограниченным.
Итоги проверки на данном участке учета оформляются в рабочем документе аудитора (табл. 3.1).
Таблица 3.1
| Дата проведения проверки | Объект проверки | Наименование проверяемого объекта | Дата (период) составления документа | № документов | Заключение аудитора об отсутствии нарушений или о характере выявленных нарушений | |
| 1. | 2. | 3. | 4. | 5. | 6. | |
| 06.02.2010 | Первичные документы по учету персонала | Приказы о приеме на работу сотрудника | 01.05. – 30.09.09 г. | №11, 14, 18, 21/09-10 | Нарушений не выявлено | |
| Приказы о прекращении трудового договора | 01.02. – 30.04.09 г. | №4, 8, 10\09-10 | ||||
| Договора подряда и трудовые соглашения | 01.01. – 31.12.09 г. | № 1 – 6 | ||||
| Личные карточки (ф. №Т-2) | 01.01. – 31.12.09 г. | Не все приказы разнесены в карточки сотрудников | ||||
| 1. | 2. | 3. | 4. | 5. | 6. | |
| 06.02.2010 | Документы по учету рабочего времени | Табеля учета рабочего времени | июнь 2009г. и декабрь 2009г. | Не указываются командировки | ||
| Наряды, бригадные подряды | январь 2009г. и сентябрь 2009г. | №1-4 и №23-27 | Отсутствие подписей, не полностью заполнены реквизиты | |||
| 07.02.2010г. | Расчетно-платежные документы по оплате труда | Платежная ведомость | Март, июнь, декабрь 2009г. | № 30-45,71-82, 126-140 | Нет подписей руководителя, не везде проставлены штампы «Депонент» и «Не выдано» | |
| Расчетно-платежная ведомость | 01.02. – 28.02.09г. | №8-19 | Нарушений не выявлено | |||
| Лицевые счета | 2009г. | Нарушений не выявлено | ||||
| 14.02.2010г. | Документы по учету депонирования заработной платы | Книга аналитического учета депонированной заработной платы | 2009г. | Нарушений не выявлено | ||
Выявленные на данном этапе аудиторской проверки нарушения отражаются в отчетных документах аудитора, приведенных в таблице 3.2
Таблица 3.2
Отчетный документ: Сводка нарушений, выявленных в результате формальной проверки.
| Виды нарушений, выявленных в документах | Наименование документа, по которому выявлено нарушение | Дата (период) составления документа | № документа | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | |
| Отсутствует подпись работника технолога Петрова И.И. | Наряд на уборку снега шнекороторным снегоочистителем | 27.01.2009г. | 1 | |
| Неверно указано количество отработанных дней водителю Зворыгину А.В. | - табель учета рабочего времени,- приказ об отпуске | 22.06.2009г.15.06.2009г. | №17 | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | |
| Имеются неоговоренные исправления. Корнев Леонид Петрович. Изначально было указано: Корнев Леонид Павлович | Договор подряда | 01.03.2009 | б\н | |
| Отсутствует ксерокопия справки подтверждающей инвалидность 2-й группы Маркина П.Р. | Регистратор и подшивка документов по инвалидам | 2009г. | ||
| В договоре подряда указано, что работы будет проводить бригада из 2 человек: Пушина Л.Д. Пушин Ю.И. Денежные средства из кассы организации выданы бригадиру Пушиной Л.Д. Сумма оплаты составила 9025 руб.00 коп. | Договор подрядаПлатежная ведомость | 01.02.200904.03.2009 | 30 | |
Здесь установим, что случаев включения в табеля учета рабочего временя вымышленных (подставных) лиц нет, так как в нарядах и табелях учета рабочего времени фамилии совпадают с данными учета личного состава. Случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам, повторения одних и тех лиц в нескольких расчетно-платежных ведомостях не обнаружено.
При проверке первичных документов аудитором был обнаружен следующий недостаток: отсутствует подписи на многих документах работника кадровой службы (форма Т-2) и руководителя учреждения на приказах о предоставлении отпуска (форма Т-6). Росписи работников присутствуют на всех документах, все разные.
В силу вышеуказанного, можно сказать о не серьезном отношении к ведению первичной документации в ООО «МебельСтройКомплект».
Далее проверим расчеты с рабочими по оплате труда в ООО «МебельСтройКомплект» на соответствие показателей аналитического учета по счету 70 с записями в Главной книге и бухгалтерском балансе на одну и ту же дату. Сверим сальдо по счету 70 на первое января 2009 года в Главной книге и в балансе предприятия.
В балансе по счету 70 развернутое сальдо дебетовое, показывающее задолженность рабочих по заработной плате, что свидетельствует о плохой организации расчетов с работниками (выплачено больше, чем причитается). Сумма по дебету баланса равна 1620 руб.
Контрольная сверка показала, что эти суммы совпадают с данными Главной книги. В самой же Главной книге обнаружено много исправлений; бухгалтер по оплате труда объясняет это неточностью подсчетов еще в первичных документах (все исправления подписаны бухгалтером).
Отчет ООО Аудиторская фирма «Инновация-А»
По аудиту расчетов с персоналом по оплате труда ООО «МебельСтройКомплект» за 2009 год.
г. Тула, 22 февраля 2010г.
Аудиторская проверкарасчетов с персоналом по оплате труда ООО «МебельСтройКомплект» за 2009 год проведена ООО Аудиторская фирма «Инновация-А» на основании договора №257 от 21 января 2010г.
Нами проведен аудит учета труда и заработной платы ООО «МебельСтройКомплект» за 2009 год.
При планировании и проведении аудита оплаты труда нами рассмотрено состояние внутреннего контроля у ООО «МебельСтройКомплект». Ответственность за организацию и состояние внутреннего контроля несет исполнительный орган ООО «МебельСтройКомплект».
Мы рассмотрели состояние внутреннего контроля исключительно для того, чтобы определить объем работ, необходимых для формирования аудиторского отчета о достоверности отражения в бухгалтерской отчетности оплаты труда. Проделанная в процессе аудита работа не означает проведения полной и всеобъемлющей проверки системы внутреннего контроля ООО «МебельСтройКомплект» с целью выявления всех возможных недостатков.
В процессе аудита нами не были обнаружены никакие факты, из которых можно было бы сделать вывод о несоответствии системы внутреннего контроля ООО «МебельСтройКомплект» масштабам и характеру его деятельности.