Якщо в установі функціонує спеціалізована вчена рада для захисту дисертацій зі спеціальності, за якою підготовлена дисертація, то необхідно запросити на засідання семінару або кафедри (відділу) членів цієї ради з метою детальнішого ознайомлення їх з дисертацією.
Обговорення дисертаційної роботи проходить у традиційному порядку. Це означає, що дисертант робить доповідь з використанням ілюстративних матеріалів (плакати, креслення, слайди, зразки, макети і т.ін.). Тривалість доповіді: для кандидатської дисертації не більше 20-25 хвилин, для докторської- не більше 35-40 хвилин. Роз'яснення окремих положень, висновків та особливостей роботи здійснюється у формі питань і відповідей. Кількість питань не регламентується. Рецензенти мають чітко і конкретно викласти учасникам засідання позитивні і негативні риси роботи. Особливо це стосується
`основних наукових положень дисертації, їх достовірності та обгрунтованості. Висновок рецензента щодо роботи повинен бути однозначним (позитивний чи негативний). В обговоренні роботи можуть взяти участь усі присутні на засіданні, в тому числі й особи, які не були названі в офіційному розпорядженні по установі.
Висновок установи, де виконана дисертація, оформлюється у формі протоколу семінару або розширеного засідання кафедри (відділу) відповідно до загальноприйнятого порядку. Протокол зберігається у звітній документації факультету або відповідної кафедри (відділу).
Резолютивна частина протоколу остаточно формулює висновок установи щодо кандидатської або докторської дисертації здобувача згідно з вимогами “Порядку”. При цьому обов'язково вказуються прізвище, ім'я, по батькові здобувача, а також тема дисертаційної роботи.
Далі в протоколі викладається сутність висновку, який повинен містити в собі такі складові частини, які на підставі конкретних матеріалів характеризують рівень виконаної дисертаційної роботи:
Актуальність теми (проблеми) та її зв'язок з планами наукових робіт установи. Тут коротко і переконливо викладається актуальність завдання чи проблеми, що вирішується, для тієї чи іншої галузі промисловості, соціальної сфери і т.ін. Наводиться перелік повних назв виконаних науково-дослідних робіт з номерами їхньої державної реєстрації, в рамках яких підготовлено дисертацію. Слід відзначити рівень участі дисертанта у виконаних роботах (виконавець, відповідальний виконавець, керівник і т.ін.).
Якщо виконана наукова робота була складовою частиною якоїсь державної або галузевої наукової програми, то це треба обов'язково зазначити, тобто навести шифр і назву програми.
Формулювання наукової задачі (проблеми), нове вирішення якої отримано в дисертації.
У кандидатській дисертації формулюється наукове завдання, в докторській -наукова проблема. Формулювання наукового завдання викристалізовується із сукупності нових наукових положень, одержаних автором у дисертації і винесених на захист. Треба завжди звертати особливу увагу на те, щоб не підмінювалися отримані в роботі нові наукові положення новими прикладними результатами. Необхідно чітко формулювати, яка наукова проблема (або завдання) вирішена, у чому саме полягає її вирішення і для чого використовується це вирішення в прикладному (практичному) плані. Це й буде тією головною формулою дисертації, за яку присуджується науковий ступінь. Наукові положення, розроблені особисто дисертантом, та їхня новизна Кожне отримане нове наукове положення формулюється конкретно і чітко у вигляді наукового результату, при цьому обов'язково підкреслюється, в чому саме є новизна порівняно з раніше відомими науковими результатами.
Найчастіше трапляється така помилка при формулюванні наукового положення, коли щось, подане як нове, записується у вигляді анотації, тобто констатується факт, що воно є новим, а сутність новизни не розкривається.
Новим науковим положенням, наприклад, може бути розкрита природа явища, закономірність, встановлена особливість, механізм, аналітична або статистична залежність, розроблена модель і т.ін.
Новий науковий результат е базою (основою) визначення того, чому треба вирішувати ті або ті прикладні питання саме так, а не інакше.
Обгрунтованість і достовірність наукових положень, висновків і рекомендацій, які захищаються
Тут необхідно показати і переконати фахівців у тому, що сформульовані наукові положення, висновки і рекомендації достовірні, тобто є відповідними об'єктивній реальності. Простіше кажучи, треба довести, що всі отримані результати не помилкові і що дисертант не видає бажане за дійсне. Це означає, наприклад, що треба продемонструвати коректність використання фундаментальних наук у вирішенні прикладних проблем, показати, наскільки правильними та достатніми є дані експериментальних досліджень і т.д.
Наукове та практичне значення роботи
Наукове значення роботи викладають так, щоб показати роль одержаних нових наукових положень у розвитку того чи іншого наукового напрямку або проблеми (у якісному чи кількісному плані, за повнотою та глибиною пізнання явищ, механізмів взаємодії і т.ін.)
Практичне значення роботи повинно чітко і конкретно (буквально за пунктами) відповідати на питання, що дає виконана робота для практики (нові способи, технології, речовини, пристрої, машини і т.ін.).
Використання результатів роботи
У висновку наводяться відомості талані щодо впровадження в галузі або в інших видах практичної людської діяльності країни наукових і прикладних результатів роботи. Відзначається, у чому і як виявилося це використання, де і коли, що при цьому отримано в технічному, економічному, соціальному або екологічному плані. Слід зазначити, що на момент захисту дисертації не обов'язково, щоб усі прикладні результати підготовленої дисертації були реалізовані на практиці. Достатність упровадження результатів роботи на момент її захисту визначає спеціалізована вчена рада, котра приймає роботу для попереднього розгляду і вирішує питання щодо можливості її захисту.
В окремих випадках спеціалізована вчена рада може прийняти роботу до захисту і без будь-якої апробації її результатів на практиці. Це стосується тих робіт, які відкривають нові перспективні напрямки наукового пізнання і являють собою значний теоретичний внесок у їхній розвиток.
Повнота викладення матеріалів дисертації в публікаціях та особистий внесоку них автора
Згідно з вимогами ВАК України основні наукові і прикладні результати роботи повинні бути опублікованими у фахових наукових виданнях, перелік яких затверджує ВАК. Тому необхідно з урахуванням вимог чинних стандартів навести перелік таких публікацій, вказуючи при цьому всіх співавторів опублікованої наукової праці.
Якщо праця опублікована разом із співавторами, необхідно чітко, коротко і конкретно вказати, що саме в даній роботі належить особисто авторові дисертації, яка захищається. Не можна подавати особистий внесок автора у вигляді відсотка тексту, який написано ним особисто. Наприклад, неприпустимо писати: “У цій статті 65% результатів отримано автором”.
На завершення переліку праць роблять висновок щодо повноти відображення основних результатів дисертації в публікаціях.
Спеціалізовані вчені ради можуть приймати до захисту дисертації на здобуття наукового ступеня кандидата наук за наявності не менше 3 публікацій у наукових фахових журналах, а також в інших періодичних наукових фахових виданнях України (їх перелік затверджує ВАК України) та інших країн, причому в галузях природничих і технічних наук за висновком спеціалізованої вченої ради при прийнятті дисертаціїдо захисту до цієї мінімальної кількості замість однієї статті може бути долучене одне авторське свідоцтво на винахід або один патент, які безпосередньо стосуються наукових результатів дисертації.
Апробація матеріалів дисертації на наукових конференціях, конгресах, симпозіумах, семінарах, школах тощо є обов’язковою. Причому необхідно звернути увагу на те, що згідно з наказом голови ВАК України від 10 грудня 2005 року № 650 будь-які друковані праці (тези, доповіді, матеріали тощо) конференцій, конгресів, симпозіумів, семінарів, шкіл тощо є свідченням апробації дисертаційної роботи і належать до опублікованих праць, які додатково відображають наукові результати дисертації.
Обов'язковою вимогою до наукових публікацій здобувачів є наявність в одному випуску (номері) журналу (або іншого друкованого видання) не більше однієї статті здобувача за темою дисертації.
Оцінка мови та стилю дисертації
Дисертація та автореферат повинні бути написані грамотно, а стиль викладу в них матеріалів досліджень, наукових положень, висновків і рекомендацій - забезпечувати легкість і доступність їх сприйняття.
Написані неграмотно, неохайно оформлені дисертації прийматися до захисту не можуть.
Відповідність змісту дисертації спеціальності, за якою вона подається до захисту
ВАК України затвердив паспорти кожної спеціальності, в яких досить чітко і однозначно вказано відповідні напрямки досліджень. Неправильне визначення спеціальності, за якою виконано дисертацію, призводить до цілої низки труднощів у процесі її експертизи, починаючи від подання до захисту і закінчуючи розглядом на експертній раді ВАК України. Це може бути причиною відмови у видачі диплома.
Рекомендація дисертації до захисту
Тут робиться однозначний висновок в цілому щодо відповідності або невідповідності роботи, що розглядається, вимогам “Порядку” і дається рекомендація щодо можливості подання її до спеціалізованої вченої ради для попереднього розгляду і захисту. При цьому наводяться результати відкритого голосування учасників семінару чи розширеного засідання кафедри (відділу) із зазначенням кількості осіб, які подали голоси “за” або “проти” такої рекомендації.