На останніх сторінках автореферату розміщують анотації українською, російською та англійською мовами. На вибір здобувача анотація англійською або російською мовою повинна бути розгорнутою, обсягом до 2 сторінок машинописного тексту (до п'яти тисяч друкованих знаків) інформацією про зміст і результати дисертаційної роботи, а дві інші - обсягом до 0,5 сторінки машинописного тексту (до 1200 друкованих знаків) -ідентичного змісту інформація про основні ідеї та висновки дисертації.
Анотації складаються за формою, яка має такий зміст:
прізвище та ініціали здобувача;
назва дисертації
вид дисертації (рукопис, монографія) і науковий ступінь;
спеціальність (шифр і назва);
установа, де відбудеться захист;
місто, рік;
основні ідеї, результати та висновки дисертації.
Матеріал в анотації викладають стисло і точно з використанням синтаксичних конструкцій, притаманних мові діловихдокументів, уникаючи складних граматичних зворотів. Необхідно вживати стандартизовану термінологію, а не маловідомі терміни і символи.
Після кожної анотації наводять ключові слова відповідною мовою. Ключовим словом називається слово або стійке словосполучення із тексту анотації, яке з точки зору інформаційного пошуку несе смислове навантаження. Сукупність ключових слів (загальною кількістю не меншою трьох і не більшою десяти) повинна відбивати поза контекстом основний зміст наукової праці.
Ключові слова подають у називному відмінку, друкують в рядок, через кому.
Примірники автореферату, які здобувач подає до спеціалізованої вченої ради разом з іншими документами та дисертацією, друкують за правилами, встановленими для друкування дисертацій, з урахуванням певних особливостей.
За обсягом автореферат (без обкладинки і анотацій) не може бути меншим ЗО сторінок і перевищувати 32 сторінки для докторської і, відповідно, 14 та 16 сторінок -для кандидатської дисертації при друкуванні через 1,5 інтервали з розміщенням до 40 рядків на сторінці. Тобто приблизно обсяг автореферату становить для кандидатської дисертації 1,0 авторський аркуш (40000 знаків), для докторської - 2,0 авторських аркуші.
На лицьовому боці обкладинки автореферату подаються: назва організації, спеціалізована вчена рада якої прийняла дисертацію до захисту; індекс УДК; прізвище, ім'я, по батькові здобувача; назва дисертації; шифр і найменування спеціальності за переліком спеціальностей наукових працівників; підзаголовок “Автореферат дисертації на здобуття наукового ступеня доктора (кандидата) (галузь наук)”; місто, рік. (Форма 6).
На зворотному боці обкладинки автореферату вказується організація, в якій виконане дисертаційне дослідження; науковий ступінь, вчене звання, прізвище, ім'я та по батькові наукового керівника і (або) консультанта, його місце роботи й посада; наукові ступені, вчені звання, місця роботи та посади, прізвища, ім'я та по батькові офіційних опонентів; назва провідної установи ;з зазначенням підрозділу (кафедри, відділу), де розглядатиметься дисертація; дата і час проведення захисту, шифр спеціалізованої вченої ради, адреса організації, при якій її створено; бібліотека, в якій можна ознайомитися з дисертацією; дата розсилання автореферату; підпис вченого секретаря спеціалізованої вченої ради (форма 7). Серед вчених звань наукового керівника і опонентів не рекомендується згадувати їх членство в громадських (не державних) академіях наук. Автореферат не має титульного аркуша.
Номери сторінок проставляються в центрі верхнього берега сторінки. Нумерація починається з цифри 1 на першій сторінці, де міститься загальна характеристика роботи.
Структурні частини автореферату не нумерують, їх назви друкують великими літерами симетрично до тексту.
Автореферат дисертації виготовляють друкарським способом і видають у вигляді брошури тиражем 100 примірників.
Формат видання 145х210 мм (формат паперу і частка аркуша 60х84/16) з друкуванням тексту з обох боків аркуша.
На авторефераті обов'язково вказують вихідні дані друкарні або іншої установи, де друкувався автореферат, згідно з державним стандартом. Відповідальність за наявність вихідних даних та за обов'язкове розсилання авторефератів несе спеціалізована вчена рада.
До спеціалізованої вченої ради здобувачем наукового ступеня подається також електронний варіант тексту автореферату дисертації у двох примірниках (на двох гнучких магнітних дисках (ГМД) - дискетах розміром 3,5 дюйми) у вигляді файлу з ім'ямaref.doc, структура якого повністю відповідає друкованому варіанту автореферату, включаючи обкладинку.
Вищою атестаційною комісією України розроблене програмне забезпечення для формування банку даних про докторські та кандидатські дисертації. Тому відповідним чином мають бути сформовані електронні варіанти документів атестаційних справ, зокрема і згаданий файл агеГ.сІос. Його треба готувати так:
Шрифт TimesNewRomanСуг
Розмір шрифта 12 пунктів
Відстань між рядками 1,5 інтервали
Параметри сторінки формат А4
Розташування книжне
Верхній, нижній і лівий берег 20 мм
Правий берег 10мм
Згадане програмне забезпечення сприймає файл aref.doc, підготовлений у текстових редакторах Word 6 forWindows 3 .х або Word 7 forWindows 95, але не Word 8 forWindows 97: кодова таблиця останнього не збігається з кодовими таблицями попередніх версій.
Рисунки, інші допоміжні графічні зображення та матеріали в електронному варіанті автореферату можуть бути виготовлені тільки у вищезгаданих форматах. Якщо це неможливо зробити, або така інформація не вміщується на дискеті, то їх можна не наводити.
Розділ 6. ПОРЯДОК ЗАХИСТУ ДИСЕРТАЦІЇ
Після оформлення вже написаної дисертації починається процес підготовки до її захисту, який полягає в такому: 1) попередній розгляд дисертації за місцем її виконання (так званий передзахист); 2) складання автореферату дисертації; 3) подання дисертації до спеціалізованої вченої ради, друкування і розсилання автореферату; 4) підготовка здобувача до захисту своєї дисертації; 5) процедура прилюдного її захисту.
Кожен етап цього процесу має свою специфіку і визначений відповідними вимогами “Порядку присудження наукових ступенів і присвоєння вчених звань” та “Положення про спеціалізовані вчені ради”.
Коли дисертація повністю закінчена і відповідним чином оформлена, вона подається для розгляду на засіданні кафедри вищого закладу освіти, відділу (лабораторії) наукової установи, тобто того наукового колективу, де була виконана.
До такого засідання готується текст дисертації і всі наукові праці, в яких надруковані результати дисертаційного дослідження, а також первинні документи, котрі віддзеркалюють процес експериментальної чи дослідної роботи.
Наукові працівники, аспіранти та здобувані після завершення своєї кандидатської чи докторської дисертації, виконаної під час навчання в аспірантурі, докторантурі або підготовленої самостійно, повинні керуватися в своїх діях вимогами “Порядку” та нормативними документами ВАК України. Корисними будуть методичні рекомендації щодо попереднього розгляду дисертації, розроблені проректором Донецького державного технічного університету, доктором технічних наук, професором М-П.Зборщиком.
Висновок установи, в якій виконано дисертацію, с першою і дуже важливою її експертизою з точки зору відповідності дисертації вимогам “Порядку”. Висновок затверджується ректором (директором) або проректором (заступником директора) з наукової роботи, які несуть персональну відповідальність за якість, об'єктивність і строки підготовки висновку. Цей висновок є практично єдиним документом, в якому відзначаються такі аспекти, як творчий шлях здобувана в науці, його участь у вирішенні поставлених перед колективом наукових і практичних завдань, особистий внесок до публікацій, виконаних у співавторстві, ступінь його наукової зрілості, результати впровадження наукових досягнень у практику та їх значущість для народного господарства і т.ін. Крім того, цей висновок повинен дати відповідь з точки зору колективу, де виконувались дисертаційні дослідження, на ті питання, які постали в інших офіційних відзивах.
Для одержання висновку щодо дисертації здобувач повинен подати відповідну заяву ректору (директору) установи. До заяви додаються три примірники дисертації та три надрукованих примірники автореферату дисертації.
Керівник установи визначає порядок розгляду і обговорення дисертаційної роботи на рівні семінару чи розширеного засідання кафедри (відділу), при цьому призначаються рецензенти і встановлюються строки надання висновку.
Після вивчення дисертації рецензентами керівник семінару або завідувач кафедри (відділу) готує у встановленому порядку розпорядження по установі. У ньому визначається коло наукових працівників, які обов'язково мусять узяти участь в обговоренні роботи, призначається комісія для складання висновку, вчений секретар засідання, вказуються рецензенти роботи, час і місце проведення засідання і т.ін. До складу комісії для складання зазначеного висновку обов'язково входять керівник засідання, рецензенти роботи і вчений секретар, а при необхідності ще й інші фахівці. Відповідне розпорядження підписується ректором (директором) установи і доводиться до відома всіх названих у ньому фахівців під розпис на одному з примірників розпорядження.