Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом [4]:
1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм;
1.1 Выдача денежных средств лицам, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
1.2 Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:
2.1 Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
2.2 Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
2.3 Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
2.4 Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.
3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:
3.1 Нарушение порядка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
3.2 Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.
4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:
4.1 Выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
4.2 Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.
5. Нарушения порядка учета представительских расходов:
5.1 Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;
5.2 Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами
6.1 Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
6.2 Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
6.3 Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.
Выявленные в ходе проверки существенные и несущественные нарушения действующего законодательства отражаются в рабочих документах аудитора.
2. Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «РИКс»
2.1 Экономическая характеристика аудируемого лица ООО «РИКС»
Общество с ограниченной ответственностью «Региональная информационно-консалтинговая система» учреждено на основании Решения единственного учредителя – Кошелевой Татьяны Михайловны, она же является Генеральным директором этого общества.
Общество зарегистрировано в форме Общества с ограниченной ответственностью Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы России № 2 по г. Чите. Свидетельство о регистрации № 750070883.
Уставный капитал общества составляет 10000 (Десять тысяч) рублей.
Адрес: Россия, 672000, г. Чита, ул. Ленина, д.1
Телефон: (3022) 33-44-66, факс: (3022) 33-46-01.
Целью деятельности ООО «РИКС» является получение прибыли и в создании для предприятий г. Читы благоприятных условий для бизнеса путем формирования современного Интернет-пространства, обеспечивающего широкий круг возможностей по установлению деловых контактов, заключению и проведению сделок.
ООО «РИКС» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета, фирменное наименование, круглую печать.
ООО «РИКС» приобрело права юридического лица с момента государственной регистрации. ООО «РИКС» для достижения целей своей деятельности вправе от своего имени совершать сделки, приобретать имущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. ООО «РИКС» отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом; а его учредитель несёт риски по обязательствам общества в пределах стоимости принадлежащей ему доли в Уставном капитале Общества (100%).
ООО «РИКС» осуществляет свою производственно-хозяйственную и финансовую деятельность на принципах полной хозяйственной самостоятельности, самоуправления и самофинансирования, исходя из конъюнктуры и спроса на рынке.
Руководство текущей деятельностью предприятия осуществляет директор. Помимо иной финансово-хозяйственной деятельности, на него, согласно п.1 ст.6 «Организация бухгалтерского учета в организациях» Закона «О бухгалтерском учете», возложена ответственность за правильную постановку бухгалтерского учета и отражение его результатов в отчетности, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций.
Учетная политика предприятия на 2008 год принята 30 декабря 2007 года, утверждена приказом директора. При этом разработаны:
· рабочий план счетов, создаваемый на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного Министерством финансов Российской Федерации;
· формы первичных учетных документов, применяемые для оформления бухгалтерских операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
· перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов;
· методы оценки отдельных видов имущества и обязательств;
· порядок проведения инвентаризации;
· правила документооборота и технология обработки учетной информации;
· порядок контроля за хозяйственными операциями.
Численность сотрудников предприятия составляет 10 человек, из них в бухгалтерии задействованы 2 человека. В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» [6], ООО «РИКС» является микропредприятем.
Аудит расчетов с подотчетными лицами является инициативным и проводится впервые. Цель – оценка состояния расчетов с подотчетными лицами.
2.2 Оценка системы внутреннего контроля на предприятии
Бухгалтерская служба подчиняется непосредственно руководителю. Для сотрудников бухгалтерии разработаны должностные инструкции.
Бухгалтер отвечает за учет материалов, основных средств и МБП, начисляет амортизацию, осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств, ведет учет выданных в подотчет денежных средств, контролирует возврат подотчетных сумм, а так же своевременность, правильность составления авансовых отчетов.
Главный бухгалтер производит расчет зарплаты, составляет отчетность во внебюджетные фонды, формирует финансовый результат деятельности, составляет остальную статистическую и бухгалтерскую отчетность. Кроме того, он отвечает за формирование учетной политики, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, контролирует деятельность второго бухгалтера, обеспечивает соответствие хозяйственных операций действующему законодательству.
Поскольку исследуемое предприятие относится к малому, то необходимо учесть следующие особенности:
- Для целей правил (стандартов) аудиторской деятельности и при планировании соответствующих аудиторских процедур аудитору следует выбирать методику аудита, руководствуясь в первую очередь соображениями возможности разделения ответственности и полномочий сотрудников, отвечающих за ведение учета, особенностями организации системы бухгалтерского учета и документооборота, по объективным причинам невозможно обеспечить надлежащее разделение их ответственности и полномочий. В нашем случае разделение полномочий существует между бухгалтером и главным бухгалтером.
- учетные записи могут вестись нерегулярно, без последовательного соблюдения формальных требований, могут не отражать реального положения дел, что повышает риск искажений бухгалтерской отчетности;
- ситуация, когда сотрудники, ведущие бухгалтерский учет, одновременно имеют доступ к таким активам экономического субъекта, которые легко могут быть сокрыты, изъяты или реализованы, что может способствовать возникновению злоупотреблений.
И другие особенности указанные в Правиле (стандарте) аудиторской деятельности «Особенности аудита малых экономических субъектов».
Для того чтобы наметить направления проверки необходимо оценить состояние СВК расчетов с подотчетными лицами.
Для этого был составлен вопросник, на которые отвечал главный бухгалтер, так как работа бухгалтера подчинена главному бухгалтеру, который осуществляет контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета расчеты с подотчетным лицами, и руководителю предприятия, который несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в ООО «РИКС». Вопросник представлен в таблице 2.
Таблица 2
Вопросник проверки расчетов с подотчетными лицами
| № | Вопрос | Ответ | Информация или документ, который был запрошен |
| 1 | Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию | Нет | Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хознужды |
| 2 | Существует ли на предприятии письменная подача заявки на выдачу денежных средств в подотчет | Нет | Письменная заявка |
| 2 | Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам | Да | Аналитическая карточка по счету 71 |
| 3 | Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки | Да | Письменные распоряжения руководителя |
| 4 | Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия | Нет | Приказ руководителя овозмещении |
| 5 | Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения | Нет | |
| 6 | Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходов | Нет | |
| 7 | Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения | Нет | Письменные распоряжения руководителя и сметы |
| 8 | Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировку | Да |
По результатам опроса можно сделать вывод о недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются: