Аудит установчих документів підприємства (стр. 4 из 5)

Рис. 3.1 - Загальна кількість зареєстрованих господарських товариств в Україні станом на 01.07.2009 р.

Практика засвідчила, що досить часто при складанні установчих документів Товариства порушуються вимоги законодавства щодо найменування Товариства, формування статутного фонду та повноважень його органів управління.

Закон України «Про господарські товариства» у ст. 4 наводить обов’язкові вимогидо змісту установчих документів, серед яких – вимога щодо найменування господарського товариства. Однак майже у кожному статуті Товариства можна знайти її порушення. Відповідно до ст. 2 цього закону [3] найменування господарського товариства повинно містити зазначення виду товариства, а ч. 1 ст. 90 Цивільного кодексу України встановлює, що найменування юридичної особи повинно містити інформацію про її організаційно-правову форму. Оскільки у ст. 4 мова йде саме про найменування, правильним є таке викладення цього положення: «Товариство має повне найменування «Товариство з обмеженою відповідальністю «Х» і скорочене найменування – ТОВ «Х».

Питання щодо найменування юридичної особи має значення не лише тому, що її наявність у статуті є передумовою реєстрації юридичної особи, а й тому, що однією з ознак юридичної особи є здатність виступати у цивільному обороті від свого імені. Зазначимо, що згідно зі ст. 89 ЦК України найменування товариства при державній реєстрації вноситься до єдиного державного реєстру.

Питання про порушення вимог законодавства щодо формування статутного фонду Товариства більше стосується державних реєстраторів, оскільки трапляються зареєстровані установчі документи, відповідно до яких на дату державної реєстрації учасники або взагалі не вносили ніяких вкладів до статутного фонду, або розмір їхнього внеску був меншим за встановлений мінімальний розмір для учасника.

Як відомо, юридична особа здійснює свої права та обов’язки через свої органи, що діють відповідно до установчих документів і закону. ЦК України, Господарський кодекс України та Закон[3] визначають загальні положення щодо складу та компетенції органів управління Товариства.

Разом із тим трапляються непоодинокі випадки порушень означених законодавчих положень, зокрема щодо визначення виконавчого органу Товариства та наділення осіб, які не входять до складу виконавчого органу Товариства, правом діяти від його імені без доручення. Зауважимо, що у такому випадку існує ризик визнання недійсними правочинів, вчинених такими особами без доручення.

Розглянемо позицію чинного законодавства з цього приводу. По-перше, Закон чітко визначає, що виконавчим органом Товариства є або дирекція, яку очолює генеральний директор, або директор, якщо виконавчий орган одноособовий (ч.1 ст. 62). По-друге, згідно зі ст. 62 Закону діяти від імені Товариства можуть усі члени виконавчого органу. По-третє, відповідно до ст. 207 ЦК України правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства та скріплюється печаткою (такі правочини також мають містити вказівку на один із наведених документів, на підставі яких цей представник діє у відповідності із займаною ним посадою). Таким чином, існує ризик ініціювання визнання правочинів за участю такого представника Товариства недійсними, оскільки відповідно до ст. 203 ЦК України однією з вимог, дотримання яких є необхідним для чинності правочину, є те, що особа, яка вчиняє його, повинна мати необхідний обсяг цивільної дієздатності [1-3].

Нерідко також спостерігається ігнорування положення статуту Товариства про обов’язковість затвердження вищим органом управління Товариства угод на суму, що перевищує встановлений у статуті розмір. Звичайно, це також може впливати на дійсність таких правочинів, оскільки правочин, вчинений представником із перевищенням повноважень, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов’язки особи, яку він представляє, лише у разі наступного схвалення правочину цією особою (ст. 241 ЦК України).

Таким чином, проаналізувавши все вище сказане, можна виділити основні типові порушення, які зустрічаються при аудиті установчих документів:

1) порушення, пов’язані з неправильним веденням обліку:

- залишок за кредитом рахунку 40 «Статутний капітал» не відповідаєзаявленому в установчих документах;

- невідображення здійснених операцій;

- недотримання вимог нормативних документів;

2) порушення, пов’язані з помилковим і несвоєчаснимвнесенням змін до установчих документів:

- своєчасність сплати мінімального розміру статутного капіталу підприємства у разі його реєстрації;

- дотримання законодавчо встановлених строків закінчення погашення заборгованості засновниками з формування статутного капіталу;

- несвоєчасне документальне оформлення операцій щодо вибуття і прийому нових засновників підприємства;

- неправильне документування часток засновників, які були внесені до статутного капіталу або повернуті;

- діяльність без ліцензії, патенту;

3) порушення, пов’язані з неправильним оформленням та відсутністю документів:

- використання прострочених документів та відсутність оформлених відповідно до чинного законодавства документів;

- безпідставне виправлення записів у документах;

- відсутність оригіналів або завірених відповідно до законодавства документів;

- наявність фіктивних документів;

4) порушення, пов’язані з розрахунками:

- неправильне обчислення дивідендів;

- невиплата дивідендів;

- порушення нормативних документів.

Після проведення перевірки ТОВ «Альянс» були виявлені такі помилки як: діяльність без ліцензії, патенту; відсутність оформлених відповідно до чинного законодавства документів; наявність фіктивних документів.

Отже, наведені проблемні питання установчих і пов’язаних із ними документів не є винятками на практиці і мають типовий характер. Однак можна сподіватися, що, звернувши увагу на них із подальшим врахуванням відповідних вимог законодавства, Товариства, безумовно, зможуть уникнути певних небажаних наслідків у своїй господарській діяльності, зокремавизнання правочинів, вчинених представниками таких юридичних осіб, недійсними.

3.2 Напрямки вдосконалення аудиту установчих документів підприємства

При перевірці установчих документів часто виявляються помилки та порушення, які можуть привести як до незначних, так і до дуже суттєвих наслідків.

Аудит установчих документів доцільно проводити за такими трьома напрямами:

1. Перевірку документів насамперед слід здійснювати за формальними ознаками: чи прошито статут і договір, чия печатка стоїть на останній сторінці, чи нема в них виправлень від руки. Попри всю елементарність цих вимог, вони надзвичайно важливі і вимагають знань законів України та інших правових актів.

На жаль, нині не існує єдиних правил затвердження статуту. В більшості випадків його затверджують печаткою органу реєстрації. Ставлять її зі зворотного боку статуту на місце, де заклеєно кінці нитки, якою прошито і скріплено документ. Однак окремі органи реєстрації вимагають, окрім того, щоб підписи засновників були ще завірені нотаріально, хоча суттєвого значення це не має. Головне, щоб статут не був завірений печаткою підприємства, діяльність якого регламентує. Наявність такого факту зобов'язує аудитора зустрітися з усіма засновниками і звірити їх екземпляри статуту із примірником, який знаходиться на підприємстві. Дуже ймовірно, що там можуть бути розбіжності, які мають суттєве значення. Практика свідчить, що засновники з числа керівництва підприємства нерідко вносять до статуту зміни стосовно розподілу прибутку, самочинно приймають інші рішення. Ідентифікацію всіх екземплярів статуту необхідно проводити і в тому випадку, коли в текст внесено зміни, доповнення від руки.

Останнім часом зустрічаються непоодинокі випадки суперечок між засновниками щодо умов розподілу та використання майна, прибутку, виходу з числа засновників. Оскільки більшість цих питань регулює саме засновницька угода, то в разі її відсутності або ж незалежного оформлення аудитор зобов'язаний повідомити засновників про можливі негативні наслідки. І якщо такою буде воля клієнта, потрібно самому скласти вищеназваний документ за окрему плату.

2. Наступним етапом перевірки правових основ функціонування підприємства є вивчення змісту статуту. Насамперед вивчають:

а) вид підприємницької діяльності: приватне, спільне, мале підприємство, товариство з обмеженою відповідальністю, акціонерне товариство тощо. Адже для функціонування господарських товариств необхідне дотримання певних умов. Зокрема, перед їх реєстрацією кожен із засновників зобов’язаний внести певний мінімум суми статутного фонду. Решта коштів сплачується протягом року. Якщо ж цю умову не виконано, то діяльність товариств взагалі не є правочинною;

б) аналізують задекларовані у статуті види діяльності. Приміром, з’ясовують, чи нема серед них таких, здійснення яких заборонене чинним законодавством або ж вимагає ліцензування чи торгового патенту. Тут аудиторові важливо користуватися Законами України «Про підприємництво», «Про ліцензування певних видів господарської діяльності», «Про патентування деяких видів підприємницької діяльності»;

в) окремо уточнюють (як із засновницьких документів, так і з опитування засновників): чи протягом періоду функціонування були факти виходу зі складу засновників або ж введення в їх число нових людей. Якщо так, то як оформлено ці зміни. Треба мати на увазі, що всі зміни, які сталися в установчих документах, повинні бути обов’язково подані до органу державної реєстрації, оскільки вони вносяться до реєстру.