Отпуск материальных ценностей со складов в производство оформляется различными документами в зависимости от принадлежности предприятия к соответствующей отрасли. Ими могут быть лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами, акты-требования на замену материалов или на дополнительный их отпуск, комплектовочные ведомости, раскройные карты, заборные листы и другие.
Одновременно следует внимательно проанализировать данные складского учета после отпуска материальных ценностей. В результате представляется возможным выявить размер завышенных списаний, что приводит к созданию не учетных излишков материалов на складах с последующим их изъятием.
Основная цель анализа материальных ценностей инвентаризации заключается в проверке соблюдения требований Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации.
Как предусмотрено Методическими указаниями, проведение инвентаризации обязательно:
• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября;
• при смене материально ответственных лиц (на день приема - передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан или нормативными актами Министерства финансов РК.
Проверяют наличие в бухгалтерии всех необходимых документов, подтверждающих факт проведения инвентаризаций:
• приказов или распоряжений о проведении и составе комиссий;
• материальных отчетов;
• инвентаризационных описей, сличительных ведомостей;
• письменных объяснений материально ответственных лиц по результатам инвентаризаций;
• протоколов, приказов и других документов по рассмотрению и утверждению результатов инвентаризаций.
Для проверки качества инвентаризаций нужно проанализировать данные инвентаризационных описей и установить:
• указано ли в них место, где проводилась инвентаризация (склад, цех, кладовая), и время ее проведения;
• полностью ли записаны наименования материалов, их марки, сортность, артикулы и другие отличительные признаки;
• оговорены ли исправления в установленном порядке;
• приведены ли на каждой странице описей прописью показатели числа порядковых номеров товарно-материальных ценностей общий итог количества всех единиц в натуральном выражении;
• наличие на инвентаризационных описях подписей членов комиссии, а также записи материально ответственных лиц о правильности проведения инвентаризаций и принятии ценностей на ответственное хранение.
Потери от порчи, брака и боя оформляются отдельной инвентаризационной описью или актом с указанием периода образования по каждому виду ценностей, причин потерь и возможного их использования. Списание же их за счет предприятия может быть произведено лишь по решению руководителя организации.
В процессе проверки выясняют, соблюдается ли порядок оформления списания потерь и не производится ли их повторное списание. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета должны регулироваться в следующем порядке.
Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных законодательством, списываются по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль ценностей в пределах норм определяется после зачета недостач ценностей излишками в результате пересортицы. В том случае,
если после зачета все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача, произошедшая по вине материально ответственных лиц.
Неотъемлемой частью контроля сохранности материальных ценностей на складах предприятия является проверка складского учета. Практика работы показывает, что основные нарушения в ведении складского учета состоят в наличии отрицательных переходов остатков ("красивое сальдо") по видам материальных ценностей отсутствие записи о поступлении материалов по отдельным приходным документам, расхождении между данными карточек складского учета и бухгалтерского учета, завышении количества списываемых документов на расход материалов, неправильном подсчете переходящих остатков и др. Известно, что учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках складского учета материалов. Карточка открывается на каждый номенклатурный номер отдельно, поэтому такой учет называют сортовым и осуществляют его в натуральном выражении. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходный ордер требование, накладная и др.) в день совершения операции. Поэтому, проверяя состояние учета движения материальных ценностей на складах предприятия, аудитор должен обратить внимание на достоверность записи и правильность составления ведомости учета движения материалов по первичным документам на прием и отпуск материалов, сданных в бухгалтерию предприятия.
Для анализа запасов материальных ценностей используют карточки складского учета, оборотные (сальдовые) ведомости и инвентаризационные описи, а также первичные документы.
Проводя аудит производственных запасов, следует иметь в виду, что первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью к рациональному использованию материальных ресурсов. Проведя акты и другие документы на покупку у физических лиц материальных ценностей по рыночным ценам, оплаченных наличными деньгами из кассы или из подотчетных сумм, аудитор устанавливает достоверность этих операций и правильность оформления актов: наличие в них паспортных реквизитов, адресов и расписок граждан в получении денег;
достоверность подписей сотрудников предприятия, подтверждающих факт покупки материалов по рыночным ценам; наличие подписи руководителя предприятия, утвердившего акт совершения покупки; полноту оприходования закупленных ценностей - под отчет материально ответственного лица.
Далее аудитору следует тщательно проводить правильность бухгалтерских записей по отпуску материальных ценностей со склада на различные цели. При этом должны делаться следующие записи на счетах бухгалтерского учета:
• на стоимость материалов, отпущенных основному, вспомогательному производствам: дебет счетов 901,921-кредит счетов подраздела 20;
• на стоимость материалов, отпущенных для нужды общехозяйственного назначения и управленческий дебет счета 821 - кредит счетов подраздела 20 и др.
Одним из важных вопросов аудита является проверка правильности оценки материальных ресурсов, списанных на производство, поскольку материалы поступают из различных источников, а начальные остатки их могут иметь иную цену по сравнению с закупленными.
Таким образом, при аудите производственных запасов аудитор обязан удостовериться в своевременности и полноте оприходования материалов, правильности оформления отпуска их в производство, на сторону и др.
В конце обследования аудиторы могут непосредственно проводить контрольные проверки поступивших материальных ценностей и их вывоза, контрольные проверки поступивших материальных ценностей и их вывоза, контрольные инвентаризации отдельных видов материалов сырья.
Обследование состояния материальных ценностей с последующей документальной проверкой дает возможность сделать обоснованные выводы о целостности ценностей и разработать профилактические мероприятия.
Документы необходимые для проведения аудита
Первичные и иные документы, послужившие основанием для производства записей на забалансовых счетах.
Соответствующие ведомости аналитического учета имущества или обязательств учитываемых на забалансовых счетах.
Аудиторские процедуры
Инспектирование (проверка записей, документов); пересчет (проверка точности арифметических расчетов в первичных документах и бухгалтерских записях либо выполнение аудитором самостоятельных расчетов).
| Форма | Нормативный акт, утвердивший форму | Порядок заполнения формы |
| Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (Унифицированная форма N МХ-1) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (Унифицированная форма N МХ-2) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (Унифицированная форма N МХ-3) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Журнал учета поступающих грузов (Унифицированная форма N МХ-4) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Журнал учета поступления продукции, товарно- материальных ценностей в места хранения (Унифицированная форма N МХ-5) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-6) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Журнал учета поступления плодоовощной продукции в места хранения (Унифицированная форма N МХ-7) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Журнал учета расхода плодоовощной продукции в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-8) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Весовая ведомость (Унифицированная форма N МХ-9) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Партионная карта (Унифицированная форма N МХ-10) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Акт о расходе товаров по партии (Унифицированная форма N МХ-11) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Акт о расходе товаров по партиям (Унифицированная форма N МХ-12) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных ценностей, вывозимых из мест хранения (Унифицированная форма N МХ-13) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-14) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Акт об уценке товарно-материальных ценностей (Унифицированная форма N МХ-15) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Карточка учета овощей и картофеля в буртах (траншеях, овощехранилищах) (Унифицированная форма N МХ-16) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Акт о зачистке бурта (траншеи, овощехранилища) (Унифицированная форма N МХ-17) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Накладная на передачу готовой продукции в места хранения (Унифицированная форма N МХ-18) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Ведомость учета остатков товарно- материальных ценностей в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-19) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-20) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-20а) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
| Отчет экспедитора (Унифицированная форма N МХ-21) | Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66 | Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) |
Заключение