Обычно предприятия могут вести учет выпуска продукции двумя основными способами:
с применением счета 40 Выпуск продукции (работ, услуг)
без применения счета 40. В этом случае на счета 43 Готовая продукция, товар отражается по фактической себестоимости.
Если предприятие пользуется счетом 43, то продукция в этом случае отражается по плановой или нормативной себестоимости. Если же присутствует отклонение её от фактической себестоимости, то происходит списание со счета 40 Выпуск продукции (работ, услуг) в дебет счета 90 Продажи.
При использовании счета 40 нужно соблюдать необходимое условие - на предприятии должны применяться показатели нормативной и плановой себестоимости. Это условие обычно достигается при применении нормативного метода учета затрат на производство продукции и калькулирования себестоимости товара.
Метод учета выхода готовой продукции с применением счета 40, нужно использовать, если присутствуют большие отклонения фактической себестоимости продукции от плановой или нормативной и реализовывается товар не ритмично. Если же реализация товара по каким то причинам задерживается, то это может привести к убытку предприятия, потому как отклонения со счета 40 сразу же списывают на счет 90. Здесь аудиторы обязаны указать руководству предприятия на ошибочный метод учета.
Готовая продукция должна списываться со счета 43 Готовая продукция в дебет счета 90 Продажи в порядке реализации, при условии если она отгружена или сдана заказчику, а расчетные документы на нее предъявил покупатель.
Если же в договоре поставки прописан переход прав владения и распоряжения продукцией от поставщика к покупателю не в момент отгрузки или сдачи её на месте, то товар должен учитываться на счете 45 Товары отгруженные. По факту отгрузки товара происходит списание с кредита счета 43 Готовая продукция и дебету счета 45 Товары отгруженные.
Готовая продукция, которая может быть передана другим компаниям для реализации по комиссии, так же должна списаться со счета 43 Готовая продукция в дебет счета 45 Товары отгруженные.
2. Оценка отгруженного товара не соответствует методу оценки, который прописан в учетной политике предприятия.
Товары отгруженные учитываются по фактической и плановой производственной себестоимости на счете 45 - Товары отгруженные. При этом записи по счетам 45 Товары отгруженные, 43 Готовая продукция и 41 Товары, производятся только при наличии соответственно оформленных документов (накладных, актов приема передачи и др.) по отгрузке товара или передачи его на реализацию. Причем денежные суммы могут списываться со счетов только в том случае, если были предъявлены расчетные документы на отгруженный товар, либо при поступлении извещения комиссионера о полной реализации продукции.
При отражении на счетах компанией реализации продукции только по факту оплаты покупателем расчетных документов, то счет 45 товары отгруженные, в этом случае используется для обобщения всей информации о движении продукции. Когда происходит оплата расчетных документов заказчиком, учтенные суммы по счету 45 Товары отгруженные, должны списаться с дебета счета 90 Продажи.
На любом предприятии, в целях соблюдения одного метода учета готовой продукции, должна соблюдаться единая методика в производственной цепи: себестоимость незавершенного производства по факту - себестоимость готовой продукции по факту - себестоимость отгруженной и реализованной продукции по факту.
Аудиторами тщательно анализируется соответствуют ли все методы оценки готовой продукции в данной цепочке друг другу.
3. Неправильный расчет и отражение в учете отклонений производственной себестоимости готовой продукции по факту от стоимости её по учетным ценам.
Учет готовой продукции на счете 43 Готовая продукция, а так же движение её некоторых наименований, нужно отражать по учетным ценам, выделяя отклонения фактической производственной себестоимости товара от их стоимости по ценам учетным. Данные отклонения нужно учитывать по однородным группам готовой продукции, которые обычно формируются компанией, учитывая уровень отклонений производственной себестоимости по факту от стоимости учетных цен.
При списании со счета 43, сумма отклонений фактической себестоимости от стоимости по целям, определяется по проценту, который определяется исходя из отклонений остатков готовой продукции на начало отчетного периода и отклонений по продукции, которая поступила на склад в течение этого же отчетного периода, к стоимости этой продукции по учетным ценам. Сумма отклонений производственной себестоимости готовой продукции по факту от её стоимости по учетным ценам, должна быть отражена по кредиту счета 43 и дебету соответствующих счетов, которые будут зависеть от того, перерасход они составляют или экономию.
4. Неполное отражение в учете выпущенной продукции.
В бухгалтерской отчетности, в строке Готовая продукция, учитывается производственная себестоимость по факту остатка изделий, обработка которых закончена и прошла приемку и комплектацию, а так же соответствует всем техническим характеристикам и параметрам, прописанным в договоре. Товар же, который не отвечает данным характеристикам, а так же не сданные работы, считается незаконченным и учитывается в незавершенном производстве.
Обычно для контроля и выявления правильного ведения учета готовой продукции, кроме аудитора приглашают эксперта.
Если для учета затрат на производство используется счет 40 Выпуск продукции (работ, услуг), то готовая продукция отражается по этой статье по плановой себестоимости.
5. Несвоевременное отражение в учете отгруженной и реализованной продукции.
При отражении в учете реализованной и отгруженной продукции, чаще всего можно встретить две ошибки:
продукция отражается в учете как реализованная, хотя на тот момент она должна отражаться как отгруженная;
продукция отражается в учете как отгруженная, хотя в соответствии с договором она уже считается реализованной.
6. Отсутствие налаженного аналитического учета готовой продукции по местам хранения и отдельным её видам.
На любом предприятии должны присутствовать специально оборудованные складские помещения для хранения готовой продукции. Причем использовать то же помещение для хранения готовой продукции и материальных ценностей, применяемых для её изготовления, нельзя.
Если предприятие имеет несколько складов для хранения готовой продукции, то на первичных документах должно быть указано место хранения товара - код и номер склада. Согласно отраслевым требованиям вся продукция должна быть разделена по артикулам, размерам и сортам.
Аналитический учет на предприятии, должен вестись таким образом, чтобы в любой момент времени можно было получить точную информацию о продукции, любого вида, сорта, а так же знать на каком складе она хранится.
7. Отсутствие инвентаризации готовой продукции.
При проведении инвентаризации готовой продукции, составляются специальные описи по каждому отдельному виду товара, с указанием сорта, вида, артикула и других необходимых данных. Инвентаризация проводится в порядке расположения ценностей в компании. Если готовая продукция хранится в разных местах, но у одного материально ответственного лица, то инвентаризацию следует проводить последовательно, по всем местам хранения. После проведения проверки материальных ценностей, вход в помещение должен быть закрыт. Фактическое наличие готовой продукции проверяется путем перевешивания, пересчета специальной инвентаризационной комиссией, при обязательном присутствии заведующего складом. Внесение данных об остатке продукции со слов или по данным учета не допускается.
Готовая продукция, которая поступает на склад в процессе инвентаризации, принимается в присутствии членов инвентаризационной комиссии материально ответственным лицом и приходуется только после проведения инвентаризации. Эта продукция должна заноситься в специальную отдельную опись, которая именуется Готовая продукция, поступившая во время инвентаризации. В описи должна обязательно указываться дата поступления продукции, номер приходного документа, наименование товара, его цена и сумма. Одновременно делается запись - после инвентаризации - в приходном документе с обязательной подписью председателя инвентаризационной комиссии, где есть ссылка на дату описи.
Если инвентаризация проводится длительный период времени, то готовая продукция может отпускаться в присутствии членов инвентаризационной комиссии только материально ответственным лицом и при наличии письменного разрешения руководства предприятия. Эта продукция должна быть занесена в отдельную опись под названием Готовая продукция, отпущенная во время инвентаризации, в расходных документах должна делаться соответствующая отметка.
Готовая продукция, отгруженная, но не оплаченная в срок покупателями и находящаяся в других местах, инвентаризуется согласно суммам на счетах бухгалтерского учета. На счетах уделяется внимание суммам, которые подтверждены правильным образом оформленными документами: по отгруженным товарам - копиями платежных поручений, векселей; при нахождении их на складах других организаций - должны присутствовать расписки, которые максимально приближены по дате проведения инвентаризации. Перед этим проводится сверка счетов с иными корреспондирующими счетами.
На товары, находящиеся в пути, находящиеся на складах других организаций, отгруженные и не оплаченные, составляются отдельные описи под соответствующими названиями.
В описи на товарно-материальные ценности, которые находятся в пути, по каждой отправке указываются следующие данные: наименование, стоимость и количество, дата отгрузки. Описи, на другие виды товара - не оплаченные, находящиеся на складе иных организаций - составляются аналогично.