Организации разрешается рассчитываться с командированным работникам по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке, в составе авансового отчета.
Аудитор должен проверить, чтобы при расчетах с подотчетными лицами при их командировании за рубеж руководствовались правилам[18]:
1.Размер суточных и нормы возмещения расходов по найму жилья устанавливаются конкретно для каждой страны.
2.Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока его пребывания в загранкомандировке:
*если он выехал в командировку за границу РФ и в тот же день вернулся обратно, суточные выплачиваются в инвалюте в размере 50 % нормы;
*если он находится в загранкомандировке (не являющейся долгосрочной) более 60 дней, то выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находиться загранучреждение.
Время пребывания работника в загранкомандировке определяется по отметкам, сделанным в загранпаспорте при пересечении гражданином границы при выезде и въезде в страну. При проезде командированного по территории РФ суточные выплачиваются по действующим нормам в российских рублях; а при проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по нормам, установленным для страны, в которую он направляется. При этом за день выезда в служебную командировку за границу суточные выплачиваются в размере 100 % установленных норм (в российской или инвалюте в зависимости от даты пересечения границы РФ), а за день пересечения границы при возвращении в РФ суточные не выплачиваются[19].
В случае выдачи командировочных расходов при направлении работника в зарубежную командировку не в валюте страны убывания, а в другой конвертируемой валюте в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов выданная валюта пересчитывается в российские рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, а из рублевого эквивалента – в валюту страны убывания.
Так как задолженность работника по выданному ему под отчет в качестве аванса иностранной валюте числится в бухгалтерском учете организации как валютная задолженность, то в связи с изменением текущего курса рубля по отношению к иностранной валюте, выданной в под отчет, за период со дня фактической выдачи аванса в валюте до дня утверждения авансового отчета командированного в бухгалтерском учете организации могут возникать курсовые разницы, которые в зависимости от их положительного или отрицательного значения отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (91 «Прочие доходы и расходы») и кредиту счета 91 (71)[20].
Если полученные под отчет суммы в инвалюте не были израсходованы полностью, то соответствии с Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов следует:
- вернуть их в валюте получения;
- внести в кассу организации эквивалент суммы задолженности в рублях, исчисленный по курсу рубля к иностранным валютам, установленному ЦБ РФ на дату погашения задолженности;
- погасить сумму задолженности наличной иностранной валютой иной, чем получена под отчет.
При этом для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту. При отсутствии такого документа применяется курс, установленный ЦБ РФ на дату погашения задолженности.
Если расходы командированного за границу работника превысили сумму, выданную ему в под отчет и при этом подтверждены документально (например, расходы по найму жилья оказались выше планируемой суммы), то они могут быть возмещены по распоряжению руководителя организации.
При наличии перерасхода у командированного работника в наличной иностранной валюте сумма задолженности организации перед ним может погашаться путем[21]:
- перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счет указанного работника-резидента в уполномоченном банке или на валютный счет работника-нерезидента в уполномоченном банке или банке-нерезиденте;
- выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте;
- выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу к иностранным валютам, установленному ЦБ РФ на дату погашения задолженности.
Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с командированным работником, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между организацией и работником.
Нужно проверить, что счет 71 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так, при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций и лиц оборудования, требующего монтажа, дебетуется счет 07 «Оборудование к установке» и кредитуется счет 71.
| Организацией отражено приобретение подотчетными лицами оборудования, требующего монтажа | |
| Д-т 07 «Оборудование к установке» | К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» |
При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» в корреспонденции с кредитом счета 71.
| Организацией отражены расходы подотчетных лиц, связанные с приобретением внеоборотных активов | |
| Д-т 08 «Вложения во внеоборотные активы» | К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» |
Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражаются по дебету счетов 10 «Материалы», 41 «Товары».
| Организацией отражена оплата подотчетными лицами приобретенных материальных ценностей | |
| Д-т: 10 «Материалы, 41 «Товары» | К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» |
Сумма НДС по приобретенным материальным ценностям оплаченным подотчетными лицами, отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость» в корреспонденции с кредитом счета 71.
При использовании организацией для отражения в бухгалтерском учете приобретения (заготовления) материальных ценностей счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицами приобретенных ценностей осуществляется запись по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 71[22].
Оплата расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20, 23, 25, 26, 44.
| Организацией отражена оплата подотчетными лицами расходов по производству продукции (работ, услуг), продаже продукции, товаров, управлению | |
| Д-т:20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы»,26 «Общехозяйственные расходы»,44 «Расходы на продажу» | К-т: 71 «Расчеты с подотчетными лицами» |
Расходы, связанные с формированием организацией расходов операционного или внереализационного характера, отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции с кредитом счета 71.
Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленные сроки, подлежат отражению по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
| Организацией отражены суммы, не возвращенные в установленные сроки подотчетными лицами | |
| Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» | К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» |
В дальнейшем суммы, учтенные по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются с кредита указанного счета в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работников) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда).
Сальдо по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации, кредитовое сальдо по этому счету отражает задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам. Аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдачи и каждому авансовому отчету.
III. Типичные нарушения при осуществлении учета расчетов с
подотчетными лицами