Путевой лист грузового автомобиля предназначен для оформления работ, выполненных с помощью грузовых автомобилей, и рассчитан на ежедневное обращение. Перед началом каждого рабочего дня диспетчер или другой работник автогаража хозяйства «Краснодарское» выписывает этот документ на каждого шофера с указанием порядкового номера, даты, характеристики автомобиля, задания на выполнение работ и нормативного расхода горючего. Шофер заполняет сведения о фактически выполненных работах, пробеге и расходе горючего. По окончании рабочего дня путевой лист сдается диспетчеру или бухгалтеру автогаража, указывается сумма заработка на основании тарифных ставок и расценок, данных о выполненных работах, отработанном времени. В сроки, установленные документооборотом по хозяйству, путевые листы передают на обработку для составления расчетно-платежных ведомостей, накопительной ведомости использования грузовых автомобилей, производственных отчетов по грузовому автотранспорту и отражения по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
Путевой лист легкового автомобиля (типовая форма № 3) служит первичным документом для начисления заработной платы шоферам легковых автомобилей и ведется ежедневно (посменно). В нем при выписке указывают порядковый номер, дату выдачи» сведения об автомобиле (марка, государственный номер) и задание на рабочий день (смену). Все путевые.
Листы подлежат обязательной регистрации в журнале учета движения путевых листов. Данный участок учетной работы выходит за пределы собственно первичного учета и базируется преимущественно на первичных данных, полученных на стадии учетного отражения затрат живого труда.
Документальное отражение операций по начислению и выплате сумм по труду в настоящее время производится в расчетно-платежных ведомостях, расчетах по заработной плате, ведомостях прочих доплат и удержаний и платежных ведомостях.
Расчетно-платежная ведомость (форма № 141-АПК) применяется в условиях неавтоматизированного учета и является основным документом по начислению всех видов заработной платы, а также пособий по временной нетрудоспособности и прочих выплат. Кроме того, на основании ее производятся исчисление и удержание налогов, выданных авансов и других платежей. Ведомость составляется в двух экземплярах в центральной конторе хозяйства (при централизации учета) или в структурных подразделениях (при его децентрализации). Один экземпляр передается в кассу для оплаты, а второй остается в делах бухгалтерии хозяйства. В этом документе, составляемом ежемесячно, указываются по каждому работнику в разрезе отдельных внутрихозяйственных подразделений суммы начисленной, заработной платы (по ее видам, других причитающихся выплат, каждого вида удержаний и суммы, причитающиеся к выдаче на руки). После их получения в кассе хозяйства получатель расписывается в специальной графе ведомости. Затем ведомость с отчетом кассира сдают в бухгалтерию для отражения по счетам бухгалтерского учета.
Расчет по заработной плате (форма № 13 8-АПК) используется для оформления расчетов среднего заработка и подсчета отпускных сумм при уходе отдельных работников в отпуска, а также при их увольнении. В нем указываются суммы начисленной заработной платы за последний период, принятый для расчета среднего заработка, удержания по их видам и причитающиеся к выдаче суммы. Составляется в одном экземпляре и является основанием для выдачи причитающихся сумм через кассу хозяйства.
Ведомость прочих доплат и удержаний (форма № 13 9-АПК) служит для оформления начислений и удержаний, не включенных в расчетно-платежную ведомость (фирма № 141-АПК) и носящих разовый характер. По указанной ведомости могут производиться выдача сельскохозяйственной продукции натурой в счет заработной платы, выходных пособии за время выполнения государственных и общественных обязанностей, разовых авансов, а также удержаний по исполнительным листам, излишне выплаченным суммам т. д.
Платежная ведомость (типовая форма № Т-53) предназначена для оформления выдачи заработной платы и содержит лишь данные о причитающихся к выдаче суммах по отдельным работникам. По своему построению она представляет собой правую часть расчетно-платежной ведомости (форма № 141-АПК) и применяется обычно для выплаты авансов. В тех случаях, когда на каждого работника ведутся отдельные лицевые счета в карточках, книге или автоматизированным путем, она может использоваться и для оформления выплат заработной платы за истекший месяц. Применяется только в условиях ручного счетоводства.
Наиболее полное соблюдение требований объективного экономического закона распределения по труду достигается правильной организацией как систем заработной платы, так и контроля за использованием фонда заработной платы. Отсюда его документальное отражение должно осуществляться в соответствии с установленным порядком планирования и государственной отчетности, что позволяет обеспечить единообразное обобщение исходных данных в масштабе всей отрасли. Так, для коллективных сельскохозяйственных предприятий действующими указаниями предусмотрено формировать учетные сведения о фонде заработной платы, прежде всего в следующих двух разрезах: по категориям работников и составу отдельно по основной деятельности предприятия и отдельно по строительству, осуществляемому хозяйственным способом. Причем к основной деятельности по приведенным категориям работников и составу фонда заработной платы осуществляются ежемесячное обобщение и систематизация данных в сводке начисленной заработной платы по составу и категориям работников (форма № 19-АПК) рассчитанной на ежемесячное составление или на год. Указанная ведомость обобщает соответствующие данные расчетно-платежных ведомостей (форма № 141-АПК) и тем самым обеспечивает получение итоговых данных по учету фонда заработной платы, требующихся как для контроля за его использованием, так и для составления государственной отчетности.
Наряду с указанными выше документами для учета фонда заработной платы в УОХ «Краснодарское» применяется сводка данных по расчету с рабочими и служащими (форма № 21-АПК), в которой ежемесячно обобщаются данные по заработной плате: развернутое сальдо по счету № 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", отдельно по выплатам, входящим и не входящим в фонд заработной платы, а также по видам удержаний (налоги, алименты) и суммам неполученной (депонированной) заработной платы.
Синтетический учет расчетов с персоналом (состоящим и не состоящим в списочном составе организации) по оплате труда (по всем видам заработной платы, премиям, пособиям пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Этот счет, как правило пассивный. По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации, а по дебету - удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.
Начисленные работникам суммы следует разделить на четыре части:
- расходы на оплату труда, относимые непосредственно на издержки производства (обращения), а также на эксплуатационные расходы хозяйств, находящихся на балансе основной деятельности организации;
- расходы на оплату труда по операциям, связанным с заготовлением и приобретением производственных запасов, оборудования к установке, осуществлением капитальных вложений;
- выплаты в денежной и натуральной форме за счет остающейся в организации чистой прибыли;
- доходы, выплачиваемые работникам по вкладам в имущество организации и ценным бумагам.
Для определения общей суммы заработной платы, подлежащей выплате за месяц, необходимо сгруппировать первичные документы, суммировать заработок за выработанную продукцию и произвести удержания. Эти обобщающие данные о причитающейся и подлежащей выплате заработной плате содержатся в расчетно-платежных ведомостях УОХ «Краснодарское».
Причитающийся заработок показывается в этих ведомостях по каждому производственному подразделению, категориям работников, видам выплат. В левой части этой ведомости записываются суммы начисленной заработной платы по ее видам (сдельной, повременной, премии и разного рода доплат), а в правой - удержания по их видам и суммы к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку. Расчетно-платежные ведомости применяют для расчетов с работниками за целый месяц.
Для расчета среднего заработка отдельных работников (определения суммы пособий по временной нетрудоспособности, за время отпуска) в хозяйстве на каждого работника открывают лицевые счета. В них отражают сведения о стаже работы, времени поступления на предприятие, продолжительности отпуска, начисленной за каждый месяц оплат труда и удержаний по их видам.
Выдачу заработной платы, премий и других выплат осуществляют из кассы под расписку в расчетно-платежных ведомостях.
Операции по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, в учебно-опытном хозяйстве «Краснодарское» представлены следующими записями:
13152491-04 руб.
Кредит счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - 2104153-03 руб.