ВНЗ здійснює управлінський і фінансовий облік своєї діяльності, веде статистичну звітність, надає відомості за вимогою органів, котрим надано право контролю за відповідними направленнями діяльності вищих навчальних закладів.
Відносини ВНЗ з іншими установами, організаціями, підприємствами і громадянами, в тому числі і з іноземцями, в усіх сферах діяльності здійснюється на основі договору.
Необхідно розглянути особливості фінансово-господарської діяльності ВНЗ.
Схема послідовності прийняття рішень приведена на рис.3.2
Перед тим як прийняти рішення, необхідно визначити ціль або керівні направлення, котрі допоможуть особам, що приймають рішення, оцінити перевагу одного варіанту дій перед іншим.
Після вибору стратегічного варіанту розвитку (блок 1, рис.3.2) повинні бути оцінені показники фінансово-господарської діяльності ВНЗ в різних станах економічного середовища. Можливі стани економічного середовища: високий рівень інфляції, падіння попиту на спеціалістів певної категорії, наповнення ринку науково-технічною продукцією імпортного виробництва і інше.
Таким чином, обрана ВНЗ стратегія викличе підвищення або зниження попиту на певних спеціалістів, і як слідство, приплив або відплив грошових засобів, що отримуються за їх навчання, тобто статус навчального закладу буде визначатися як впливом економічного середовища, так і обраною стратегією.
Так як стратегічні рішення мають більший вплив на майбутній статус навчального закладу, то при їх прийнятті дуже важливо мати достовірну інформацію про можливості ВНЗ в різних станах економічного середовища. Тому стратегічні рішення приймаються Вченою Радою ВНЗ - органом, що об’єднує найбільш кваліфікованих і досвідчених керівників підрозділів і спеціалістів.
Рішення направлені на реалізацію стратегії і приймаються на короткі періоди, називають короткостроковими або оперативними, і вони звичайно являються прерогативою ректорату.
Прийняття короткострокових рішень здійснюється в конкретному стані економічного середовища і базуються на оцінці матеріальних, трудових, фінансових ресурсів, котрими ВНЗ розпоряджається в теперішній час (блок 2, рис.3.2). Ці ресурси в значній ступені визначаються якістю прийнятого раніше стратегічного рішення.
При виборі короткострокового рішення необхідно визначити (блок 3, рис.3.2):
ціни за навчання студентів;
кількісний склад підготовлюємих студентів;
необхідність підключення засобів масової інформації для рекламування діяльності
ВНЗ;
можливості матеріально-технічної бази, наявність обладнаних лабораторій, забезпеченість літературними джерелами, методичними, науково-методичними і науковими роботами;
аналогічні показники в конкуруючих ВНЗ.
При цьому на вибір оптимальних рішень повинні впливати не лише показники високої якості підготовки спеціалістів (науково-технічної продукції), але й максимально можливі надходження грошових коштів, котрі забезпечать нормальне функціонування навчального закладу (блок 4, рис.3.2).
Аналіз альтернативних варіантів рішення, прийнятого ректоратом, конкретизується в фінансовий план реалізації рішення. В ньому враховуються направлення надходжень і витрат грошових коштів, в концентрованому виді виражені наміри ВНЗ і очікуємі результати. Цей документ називається узагальненим фінансовим кошторисом.
Останні етапи процесу, представленого на рис.3.2 (блок 6 і 7), а саме порівняння фактичних і плануємих результатів і прийняття необхідних мір у випадку їх розходження, відносяться до контролю і регулювання в межах навчального закладу. При цьому управлінські функції контролю і регулювання, тобто оцінка фактичних результатів діяльності (показників) і вироблення коректуючих впливів, направленні на досягнення поставленої мети і повної реалізації узагальненого фінансового кошторису.
Моніторинг результатів фінансово-господарської діяльності (ФГД) здійснюється за бухгалтерськими обліками, що містять дані порівняння фактичних і запланованих результатів. Особлива увага при цьому надається показникам, які розходяться з запланованими, з тим щоб можна було реалізувати спосіб управління за відхиленнями.
Ефективність контролю і регулювання залежить від коректуючих дій, що направлені на приведення фактичних результатів у відповідність з запланованими показниками. В свою чергу плани також можуть уточнюватись, якщо результати порівняння показують, що деякі заплановані показники не можуть бути досягнуті.
Процес прийняття рішень у ВНЗ являє собою динамічний процес, про що свідчить наявність контурів зворотного зв’язку на рис.3.2 [18, 12].
Управління фінансовими і матеріальними ресурсами в ВНЗ являється основою фінансового менеджменту, визначаємого як управління фінансовими ресурсами і відношеннями, і охоплюючого систему принципів, методів, форм і прийомів регулювання ринкового механізму в галузі фінансів з метою підвищення конкурентноспроможності ВНЗ.
Фінансовий менеджмент являється структурною частиною системи менеджмента ВНЗ, в який також входять інноваційний менеджмент, виробничий менеджмент і організаційний менеджмент.
У фінансовій системі ВНЗ виділяються дві підсистеми: управляєма (або об’єкт управління) і управляюча (або суб’єкт управління). Тим самим загальну схему фінансового менеджменту в ВНЗ можна уявити у вигляді взаємодіючих підсистем (див. рис.3.3).
Об’єктом управління у фінансовому менеджменті ВНЗ являється сукупність умов здійснення грошового обігу, рух фінансових ресурсів і фінансових відносин між ректоратом і центрами відповідальності ВНЗ (факультетами, адміністративно-упралінськими службами, і іншими).
Суб’єкт управління - це спеціальна група людей (ректорат, бухгалтерія, планово-фінансовий відділ), яка за допомогою різних форм управлінського впливу здійснює цілеспрямоване функціонування фінансової системи ВНЗ.
Різномаїття і відокремлення елементів системи, їх взаємодія, зміни стану і складу системи, багатомаїття критеріїв діяльності елементів визначають складність фінансової системи ВНЗ. Зміни у розмірах фінансових ресурсів (витрат, надходжень), коливання попиту на спеціалістів, науково-технічну продукцію визначають динамічність фінансової системи. Це забезпечує збільшення і поглиблення зв’язків фінансової системи з зовнішнім середовищем і ускладнює процес управління нею. Фінансова система ВНЗ являється відкритою системою, так як вона обмінюється інформацією з зовнішнім середовищем.
Метою фінансового менеджменту ВНЗ являється підтримки стійкості фінансової системи ВНЗ в цілому, а не лише окремих елементів (підсистем).
Вплив суб’єкта на об’єкт управління, тобто сам процес управління, може здійснюватись лише при умові циркулювання певної інформації між управляючою і управляємою підсистемами. Процес управління незалежно від його конкретного змісту передбачає отримання, передачу, переробку і використання інформації.
Виділяються два основних типи функцій фінансового менеджменту: функції об’єкта управління і функції суб’єкта управління.
До функцій об’єкта управління відносяться: організація грошового обігу, забезпечення фінансовими коштами, забезпечення основними і обіговими фондами, організація фінансової роботи і т.д.
Функції суб’єкта управління являють собою загальний вид діяльності, що виражає направлення здійснення впливу на відносини людей в господарському процесі і в фінансовій роботі. Ці функції, тобто конкретний вид управлінської діяльності, послідовно складаються зі збору, систематизації, передачі, зберігання інформації, вироблення і прийняття рішення, перетворення його в накази, розпорядження, вказівки.
До управлінських функцій відноситься: планування, регулювання, організаційна робота, ділові контакти (обмін інформацією) і стимулювання.
Особливістю сучасного етапу ринкових змін в сфері освіти являється формування системи фінансування ВНЗ. Передбачається зниження бюджетного фінансування і послідовна його заміщення навчанням на платній основі. Тому організація контроллінгу в ВНЗ для визначення якісних і кількісних цілей і вибору критеріїв по яким можна оцінити ступінь досягнення визначених цілей, перетворення цілей в прогнози і плани, отримання точної, достовірної і оперативної інформації шляхом організації системи інформаційних потоків для прийняття управлінських рішень, моніторинга всієї ФГД, аналізу планів, результатів і відхилень, фіксування і оцінки здійснившихся фактів, являється рішучім фактором успішного проведення реформ, запорукою надійного і стабільного функціонування ВНЗ. Структура контролінгу в фінансовому менеджменті ВНЗ представлена на рис.3.4 [19, 3].
Управління ФГД у ВНЗ здійснюється на основі даних управлінського і фінансового обліку. При цьому фінансовий облік орієнтується на використання як внутрішніми, так і зовнішніми користувачами інформації, управлінський облік націлений на використання внутрішніми користувачами - ректоратом, керівництвом центрів відповідальності.
Дані управлінського обліку, які надаються бухгалтерією і містять звіти про досягнуті результати, використовуються для контролю і регулювання ФГД ВНЗ, але при цьому управлінський облік повинен орієнтуватись не лише на обліково-реєстраційні задачі. Основна увага повинна надаватися оперативному фінансовому аналізу та прогнозуванню [19, 4].
Оскільки науково-інформаційна система є фундаментом освіти, то майже всі її переваги та недоліки закономірно переходять у процес навчання і підготовки кадрів. Але тут є як об’єктивні проблеми. Скажімо, принцип соціально-економічного спрямування освіти ніколи ніким не заперечувався та навіть класичні освітні школи в усьому світі завжди були в тій чи іншій мірі відірваними від життєвої практики. Оскільки освітній процес - це ідеально-інформаційний процес, що потребує саморегулювання та перевірки практичним критерієм істини, принаймні, в науково-дослідних лабораторіях, а найкраще, зрозуміло, в повному “науково-виробничо-споживчо-екологічному” циклі. Суб’єктивними є факти нерозуміння управлінцями, вченими, педагогами та відповідними фахівцями субстанційної єдності світу, в т. ч. і специфічно складних соціально-економічних процесів [20, 3].