Основными документами, которые необходимо изучить при проверке кассовых операций, являются: кассовая книга; отчеты кассира; приходные кассовые ордера; расходные кассовые ордера; журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистрации выданных доверенностей; журнал (книга) регистрации депонентов; журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей; оправдательные документы к кассовым документам; авансовые отчеты.
Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен спланировать эту проверку, так как «сплошная» проверка не означает, что один за другим будут просмотрены все кассовые документы. Эти документы могут просматриваться неоднократно, но каждый раз аудитор выполняет совершенно определенную процедуру, направленную на выявление одного из возможных нарушений. Каждая процедура имеет свое назначение, преследует определенную цель, а ее результаты необходимо оформить в виде специальной таблицы (рабочего документа аудитора).
Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе предприятия.
Аудитор с помощью специально составленного вопросника определяет состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места, планирует состав основных контрольных процедур, определяет специфические черты ведения учета кассовых операций на предприятии, описание которых отсутствует в имеющемся у него наборе стандартных процедур.
Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением денежных средств в кассе предприятия для аудитора служат:
- отсутствие на предприятии налаженной системы проведения внезапных ревизий кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;
- отсутствие на предприятии приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;
- наличие признаков формального проведения ревизий кассы: назначение в комиссии по проведению ревизий постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится, и др.;
- предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо главного бухгалтера и руководителя предприятия, не отраженное в распоряжениях руководителя предприятия;
- формальное проведение ревизии кассы при смене (увольнении) кассиров;
- отсутствие в штате кассира и возложение этих функций на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;
- отсутствие договоров с кассиром о полной материальной ответственности;
- отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров, поэтому аудитор должен опросить каждого из перечисленных ответственных лиц.
Вопросник аудитора составляется таким образом, что в большинстве случаев ответ не надо вписывать, так как аудитор отмечает в вопроснике полученный ответ, номер процедуры и номер предварительного вывода. Вопросник построен по принципу блок-схемы: если нет необходимости задавать какой-либо вопрос, номер следующего вопроса указан в графе «Номер следующего вопроса».
Вопросник аудитора (табл. 3) составляется в трех экземплярах, на каждом из них проставляются должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым будет проведена беседа.
Результаты опроса ответственных лиц могут не совпадать: кассир может не знать, имеется ли на предприятии приказ о внезапных ревизиях кассы, руководитель организации - о необходимости заключать договор о полной материальной ответственности с кассиром. Несовпадения в ответах на поставленные аудитором вопросы также свидетельствуют о слабых сторонах внутреннего контроля.
Ответы на вопросы могут быть типа «должен (должны) быть», т.е. отвечающий не уверен в своем ответе. В таком случае ответ на поставленный вопрос аудитору приходится находить самому или опрашивать других сотрудников предприятия.
По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии кассовой дисциплины на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать ряд промежуточных выводов, совокупность которых дает право сделать основной вывод о том, что кассовая дисциплина у клиента не соблюдается, а порядок ведения кассовых операций нарушается.
Если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности кассовые операции составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку кассовых операций в обычном порядке для оценки существенности статьи «Касса» в отчетности предприятия.
В общем случае по результатам опроса, а также непосредственного наблюдения за совершением операций по приему и выдаче денег из кассы у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки кассовых операций и намечен состав процедур.
Таблица 2 - Вопросник для обследования учета кассовых операций и составления плана и программы проверки
| № п/п | Вопрос | Вариант ответа | Информация или документ, который следует запросить | Назначаемая аудиторская процедура | Номер следующего вопроса | Номер вывода | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |
| 1 | Кому было предоставлено право подписи приходных и расходных кассовых ордеров в качестве главного бухгалтера | Только главному бухгалтеру | Образец подписи главного бухгалтера | ||||
| Уполномоченному лицу (лицам) | |||||||
| 2 | Имеются ли письменные распоряжения руководителя предприятия о назначении уполномоченного лица ставить подписи на приходных и расходных кассовых ордерах в качестве главного бухгалтера | Нет | |||||
| Да | Письменные распоряжения руководителя. Сроки действия полномочий. Образцы подписей уполномоченных лиц | ||||||
| 3 | Кому предоставлено право подписи расходных кассовых документов в качестве руководителя организации | Только руководителю предприятия | Образец подписи руководителя | ||||
| Уполномоченному лицу (лицам) | |||||||
| 4 | Имеются ли письменные распоряжения руководителя организации о назначении уполномоченного лица ставить подписи на расходных кассовых ордерах и оправдательных документах в качестве руководителя организации | Нет | |||||
| Да | Письменные распоряжения руководителя. Сроки действия полномочий. Образцы подписей уполномоченных лиц | ||||||
| 5 | Ведется ли в организации журнал регистрации приходных кассовых ордеров | Нет | |||||
| Да | Журнал регистрации приходных кассовых ордеров | ||||||
| 6 | Ведется ли в организации журнал регистрации расходных кассовых ордеров | Нет | |||||
| Да | Журнал регистрации расходных кассовых ордеров | ||||||
| 7 | В каком размере банком установлен лимит денег в кассе | Лимит остатка денег в кассе предприятия, установленный банком | |||||
| 8 | Установлены ли руководителем организации сроки внезапной ревизии кассы приказом по предприятию | Нет | |||||
| Да | Приказ об установлении сроков внезапной ревизии кассы | ||||||
| 9 | Сменялись ли кассиры на предприятии в проверяемом периоде | Нет | |||||
| Да | |||||||
| 10 | Была ли проведена ревизия при смене кассиров | Нет | |||||
| Да | Акт ревизии кассы | ||||||
| 11 | Назначена ли приказом руководителя предприятия комиссия для проведения ревизии кассы | Нет | |||||
| Да | Приказ о назначении комиссии по ревизии кассы | ||||||
| 12 | Соблюдались ли установленные сроки внезапных ревизий кассы | Нет | |||||
| Да | Акты внезапных ревизий кассы | ||||||
| 13 | Заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности | Нет | |||||
| Да | Договоры с кассирами о полной материальной ответственности | ||||||
По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику аудитор может сделать выводы о том, что в нарушение:
- порядка ведения кассовых операций в РФ, кассовые ордера подписываются параллельно с главным бухгалтером лицами, полномочия которых не подтверждены письменным распоряжением (приказом) руководителя организации;
- порядка ведения кассовых операций в РФ, расходные кассовые ордера подписываются параллельно с руководителем предприятия лицами, полномочия которых не подтверждены письменным распоряжением (приказом) руководителя организации;
- порядка ведения кассовых операций в РФ, в бухгалтерии организации не ведется Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- порядка ведения кассовых операций в РФ, в организации не установлены приказом (распоряжением) руководителя организации сроки внезапной ревизии кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;
- порядка ведения кассовых операций в РФ, в организации при смене кассира не была проведена ревизия кассы;