Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов, указанных в счете поставщика. Оприходованные кладовщиком материалы оформляются приходными ордерами.
При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими показателями материалы приходуются без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп с основными реквизитами приходного ордера.
Если количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт, который служит основанием для предъявления претензий поставщику.
В случае перевозки материалов автотранспортом применяют товарно-транспортную накладную.
Учет расчетов с поставщиками ведется в журнале-ордере № 6. Аналитический учет ведется в разрезе каждого платежного документа приходного ордера или приемного акта. Открывается журнал-ордер № 6 суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца. В течение месяца бухгалтерия предприятия получает всевозможные документы и фиксирует их тоже в журналах-ордерах. При расчетах с поставщиками за материальные ценности могут быть выявлены недостачи или излишки фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом о приемке материалов (М-7). Излишки приходуются и расцениваются, а затем учитываются в журнале-ордере № 6 отдельной строкой, и об этом сообщается поставщику. В случае недостачи предприятие предъявляет поставщику претензию. Суммы недостачи списываются на дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и кредит счета 60 и отражаются в журнале-ордере № 6 и ведомости № 7.
Учет материалов, как следует из учетной политики в МУП "Ритуальное хозяйство" осуществляют по фактической себестоимости, которая рассчитывается бухгалтерией помесячно на основе следующих данных:
затраты на приобретение;
комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим организациям;
расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществленные сторонними организациями.
Все затраты, связанные с приобретением материально-производственных запасов отражаются непосредственно на счете 10 "Материалы".
Для обобщения информации о заготовлении и приобретении материалов, относящихся к средствам в обороте предназначен счет 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей".
В МУП "Ритуальное хозяйство счет 15 не применяется. Заготовление и движение материалов учитывается на счете 10 "Материалы".
Аналитический учет по счету 10 "Материалы" ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям.
В МУП "Ритуальное хозяйство" выделены следующие места хранения материалов: столярный цех, цветочный цех, мозаичный цех, художественный участок, граверный участок, Линевское кладбище, центральный склад, транспортный участок, отдел энергетика, Заельцовское кладбище, Кировское клабдище, цех ритуальных принадлежностей, цех ритуальных услуг, ремхозгруппа, Южное кладбище, Гусинобродское кладбище, Северное кладбище, Инское кладбище, Чемское кладбище, служба организации похорон и служба доставки трупов.
Стоимость материалов может отражаться в бухгалтерском учете предприятия двумя способами: по фактической себестоимости; по учетным ценам.
Себестоимость фактическую можно рассчитать только по окончании месяца, поэтому в текущем учете используются твердые, заранее установленные цены, называемые учетными. Учетная цена в МУП "Ритуальное хозяйство" представляет собой среднюю покупную цену.
Разноплановая деятельность, осуществляемая МУП "Ритуальное хозяйство" предполагает большое количество наименований материалов, используемых в деятельности. Это и сырье и материалы, топливо, запасные части к транспортным средствам, инвентарь и прочие приспособления. Номенклатура используемых материальных ценностей на данном предприятии огромна. Поэтому ведение бухгалтерского учета, а в частности учета материалов без использования компьютерной техники просто невозможно. Предприятием используется программа "БЭСТ-ПРО".
На каждый номенклатурный номер бухгалтерия открывает отдельную карточку складского учета материалов с указанием наименования материала, его номенклатурного номера, размера, сорта, учетной цены и нормы запаса. Оформленные карточки передаются на склад, где кладовщик указывает место хранения материалов в соответствии с ярлыками.
Вся информация, полученная по первичным документам, отраженная в карточках складского учета, должна учитывается в день совершения операции по приемке/выдаче материалов с обязательным выведением остатков после каждой операции. Сопоставление остатка материалов с нормой запасов позволяет осуществить оперативный контроль за состоянием производственных запасов. На основе этих данных отдел снабжения предприятия осуществляет контроль за поставками и выполнением договоров и контрактов.
Вся первичная документация, поступающая в бухгалтерию, подвергается сплошной проверке как по существу операций и правильности их оформления, так и по точности арифметических подсчетов. Затем документы таксируются - указанное количество материалов в первичных документах умножается на учетные цены. Следующим этапом обработки документов является их группировка, цель которой - получение итоговых данных для записей в регистры бухгалтерского учета.
Первые экземпляры документов группируются по видам операций, источникам поступления или направлениям расхода материалов. Для этого составляются группировочные ведомости прихода и расхода. Приходные документы используются для бухгалтерского учета приобретения и заготовления материальных ценностей, а расходные - для учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции.
Чтобы получить необходимые данные для аналитического и синтетического учета, ведут накопительные ведомости синтетического учета, которые составляются на основании первичных документов по учетным ценам отдельно по приходу и расходу в разрезе синтетических счетов и групп материалов.
Исходными данными для учета материалов являются:
оборотная ведомость по движению материалов;
ведомость поступления материалов за учетный период;
ведомость расхода материалов.
Таким образом, учет материалов в МУП "Ритуальное хозяйство" осуществляется в соответствии с действующим законодательством по ведению бухгалтерского учета и отчетности.
Из представленных руководством МУП "Ритуальное хозяйство" документов не представляется возможным сделать вывод о достаточности работы системы внутреннего контроля. В частности, положением об учетной политике предусмотрено проведение инвентаризации один раз в три года (Приложение 9, п.2.3), в то время как Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации предусмотрено обязательно проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п.27).
Следует отметить отсутствие утвержденного графика документооборота, что не позволяет проверить своевременность представления отчетов материально ответственных лиц в бухгалтерию.
Следует также отметить отсутствие разработанных и утвержденных должностных инструкций работников бухгалтерской службы, в том числе и ведущих бухгалтерский учет материальных ценностей.
В качестве рекомендаций можно посоветовать администрации предприятия разработать выше упомянутые инструкции и другие документы внутреннего использования.
Проверка операций с материалами проводится в последовательности, определенной программой аудита:
проверка соблюдения требований гражданского, специального и налогового законодательства;
изучение положений учетной политики по направлениям данного участка проверки;
проверка наличия, правильности и своевременности оформления первичных документов, а также точность содержащихся в них показателей;
проверка правильности оценки материалов;
проверка состояния и организации синтетического и аналитического учета материалов;
проверка правильности формирования отчетных показателей.
Объектом аудиторского исследования является оперативная и служебная информация. Например, из журнала по учету поступивших грузов можно получить данные в разрезе поставщиков об ассортименте и сроках поставки материальных ценностей. Аудитор изучает, как организован такой учет в проверяемой организации: указываются ли по каждому поставщику ассортимент и сроки поставки материалов по договору и приводится ли на основании документов фактически поступивший ассортимент материалов с указанием даты поступления. Для выяснения достоверности приведенной в оперативном учете информации аудитор сопоставляет ее с данными, отраженными в бухгалтерском учете. По записям в журнале учета поступающих грузов и карточкам учета договоров поставки аудитор может определить, какие поставки были осуществлены за проверяемый период.
Если материальные ценности закупали за наличный расчет у физических лиц или предпринимателей без образования юридического лица, то аудитор обращает внимание на наличие и правильность оформления закупочных актов. Закупочный акт должен содержать следующие обязательные реквизиты: паспортные данные продавца, наименование, количество и стоимость материальных ценностей.