Следует проверить, имеется ли в данной организации распределение обязанностей по выполнению учетных работ между работниками бухгалтерской службы и другими работниками, ответственными за правильность оформления и своевременность представления необходимой информации.
Аудитор должен проверить укомплектованность бухгалтерского аппарата, соблюдение штатной дисциплины, правильность распределения обязанностей, профессиональную подготовку отдельных работников учета, организацию труда и т.д.
На эффективность постановки системы бухгалтерского учета, а также системы управления организации в целом, значительное влияние оказывает организация первичного учета. Поэтому аудитору необходимо проверить, соблюдаются ли в данной организации необходимые требования оформления первичных документов, содержатся ли в них обязательные реквизиты. В связи с этим в бухгалтерии организации должны быть перечень и образцы документов с указанием порядка их заполнения, а также нормативные, инструктивные и справочные материалы для работы бухгалтеров.
Аудитор должен установить, насколько обоснованно разработан и четко выполняется график документооборота в данной организации. Это также позволяет ему в какой-то мере оценить систему учета и внутрихозяйственного контроля, так как график документооборота является важнейшим организационным документом, обеспечивающим функционирование всей системы бухгалтерского учета.
Указанные выше документы внутренней регламентации являются также элементом учетной политики организации. Поэтому далее аудитор должен установить обоснованность выбора и оптимизации учетной политики организации, соблюдение выбранных предприятием организационных, методических и технических аспектов учетной политики в течение календарного года, таких как:
варианты погашения стоимости основных средств и нематериальных активов;
варианты оценки производственных запасов, незавершенного производства, товаров и готовой продукции;
варианты отражения на счетах операций по заготовлению и приобретению товарно-материальных ценностей;
варианты учета затрат на производство продукции (работ, услуг), распределения косвенных расходов между объектами учета затрат и калькуляции;
методы производственного и варианты сводного учета затрат на производство продукции (работ, услуг);
правила учета процесса реализации и варианты определения выручки от реализации продукции (работ, услуг);
порядок признания, учета и распределения (использования) прибыли;
порядок учета и оценки кредитов банков и займов других организаций;
формы бухгалтерского учета;
порядок организации и проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств;
порядок оформления и представления внутрипроизводственной отчетности;
система внутрихозяйственного контроля организации и др.
После такого обзорного обследования аудитор должен сделать для себя выводы, позволяет ли построенная система в данной организации гарантировать, что хозяйственные операции верно и своевременно отражены на счетах и что ограничена возможность появления умышленных нарушений и ошибок.
Типичные ошибки при проверке
организации бухгалтерского учета и учетной политики предприятия
при проведении аудита:
отсутствие приказа по учетной политике организации;
неотражение отдельных аспектов учетной политики организации (технический, организационный, методологический аспекты);
отсутствие в учетной политике отдельных положений, регламентирующих организацию системы бухгалтерского учета;
ошибки в определении налогов и ставок;
совершение хозяйственных операций и наличие бухгалтерских записей, противоречащих законодательным, другим нормативным документам, регулирующим деятельность организации;
применение некорректных алгоритмов расчета основных учетных и отчетных показателей;
некорректная корреспонденция счетов бухгалтерского учета;
приказ об утверждении или изменении учетной политики на текущий год датирован январем текущего года;
выделенные на отдельные балансы обособленные подразделения организации не придерживаются учетной политики организации;
в составе учетной политики организации отсутствуют обязательные элементы;
нарушение основных принципов и допущений, закрепленных в ПБУ 1/98 (допущение имущественной обособленности организации, требование своевременности и т.д.);
учетная политика не раскрывается для внешних пользователей бухгалтерской информации;
несоответствие применяемых корреспонденции счетов, методик и т.д. основным элементам учетной политике, закрепленной в соответствующем приказе.
4. Аудит системы управления
Управление представляет собой обособившийся вид деятельности, возникший в результате разделения труда в общественном производстве. Организационные структуры хозяйственной деятельности достаточно четко подразделяются на объекты управления и органы управления. Первые состоят из различных хозяйственных подразделений, в которых и совершается хозяйственная деятельность. Вторые обеспечивают наблюдение и контроль за хозяйственной деятельностью, ее планирование и регулирование, выполняют другие функции управления.
Продуктом управления являются управленческие решения, обеспечивающие достижение целей хозяйственной деятельности. Управление производством должно обеспечивать рациональное соединение предметов труда, средств труда, совместных трудовых функций людей в единый производственно-технологический процесс, поддерживать непрерывный кругооборот и оборот капитала; мотивировать совместную деятельность и поведение людей, занимающих разные должности в направлении достижения поставленных целей. Особенно тесно переплетаются организационно-техническая и социально-экономическая стороны управления на уровне производственно-хозяйственных организаций, что и определяет необходимость анализа организационной структуры управления предприятием.
Целью изучения системы управления предприятий и организаций в ходе осуществления аудиторской проверки является установление структуры аппарата управления для определения ее влияния на процесс сбора учетной информации, построение всей системы бухгалтерского учета, формирование внутренней управленческой и внешней финансовой отчетности.
Источниками информации для аудита системы управления являются: учредительные документы (устав, учредительный договор), протоколы собраний учредителей (акционеров), приказы, распоряжения, внутренние положения, планы развития, аналитические обзоры, техническая, экономическая, инвестиционная и социальная политики организации (планы технического и экономического развития организации, проекты, сметы и т.п.), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, организационная структура организации (схемы, штаты, дислокации подразделений), бухгалтерская отчетность, материалы внешнего и внутреннего контроля (акты, справки, распоряжения, информационные письма по результатам проверок, проводимых контролирующими органами и службами внутреннего аудита, и другие документы, отражающие финансовую политику предприятия.
Информация о структуре и специфике деятельности аппарата управления организации необходима для того, чтобы в дальнейшем сделать обоснованное заключение о достоверности отчетности. Из разговоров со специалистами и руководителями организации необходимо понять отраслевую специфику предприятия, изучить специальные ведомственные нормативные акты, расшифровывающие эту специфику. Необходимо выделить те моменты деятельности предприятия, которые отличают его от других в этой области. На начальном этапе аудита должна быть собрана информация об организационной структуре, системе сбыта, методах расчета переходных материальных запасов и др. Целесообразно ознакомиться и с историей развития предприятия, описанием видов его деятельности и учетной политики, существовавшей в предшествующие годы. Полезным оказывается предварительный осмотр производства, беседы с менеджерами и персоналом, не связанным с ведением учета, что позволяет получить представление об условиях производства. Следует уточнить степень ответственности и права руководителей разных уровней, определить круг лиц, имеющих право влиять на политику предприятия, право подписи на отчетах предприятия, контрактах, договорах, соглашениях.
В процессе проверки аудитор должен установить:
соответствует ли сложившаяся на предприятии оргструктура управления рыночным отношениям;
способствует ли она внедрению высокоэффективных систем производства и управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия;
обеспечивает ли материальную заинтересованность рабочих и управленческого персонала, занятых непосредственно в производстве, в мерах, направленных на повышение эффективности производства и качества продукции (работ, услуг);
позволяет ли она оперативно регулировать объем и номенклатуру производства на основе договорных обязательств и изучения рынка сбыта продукции (работ, услуг);
обеспечивает ли синхронность работы основных производственных и управленческих подразделений;
выделены ли производственные звенья, которые должны обеспечивать жизнедеятельность предприятия и его финансовую устойчивость (инновационные подразделения), предметно специализированные и технологически замкнутые производственные комплексы, обеспечивающие общую финансовую устойчивость предприятия.
В процессе аудита системы управления предприятием должны найти свое отражение и вопросы анализа учетной политики, контроля и внутреннего аудита. Анализ оргструктуры предприятия должен позволить аудитору выявить организационные и производственные особенности предприятия, определяющие объем и характер учетной работы, структуру бухгалтерии и формы ее связи с отдельными частями предприятия. Определение взаимосвязи между структурами предприятия, их территориальной разбросанностью, знакомство с особенностями технологии производства, планами предприятия и др. позволяет аудитору определить, какие сведения и в какие сроки необходимы для контроля за хоздеятельностью, определить содержание внутренней отчетности, правильность выбора объектов учета, формы документов и регистров, порядок их составления и обработки, установление документооборота.