Очень часто работникам организации выдают подотчет денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов для проезда в городском или пригородном транспорте, причем эти суммы списывают на себестоимость. При выявлении таких фактов нужно помнить, что организация вправе компенсировать своим работникам эти затраты, однако не за счет себестоимости, а за счет других собственных источников. Обоснованность представительских расходов очень часто не подтверждается наличием оправдательных документов (приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятий; программы встречи с представителями других организаций, в том числе иностранных; сметы представительских расходов утвержденной руководителем организации в начале года), что является нарушением.
Ошибки допускаются зачастую также при поступлении выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо, то есть поступления выручки в данном случае показывают на кредите счета 71 без предварительного отнесения этой суммы на кредит счета 90 "Продажи". При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки).
Таким образом, большое количество ошибок и нарушений из всех проверяемых объектов допускается именно при расчетах с подотчетными лицами.
Хозяйственная деятельность предприятий сопряжена с расчетами с работниками по суммам денежных средств, выданных на выполнение операционно-хозяйственных задач (заключающихся в покупке за наличный расчет товаров у других организаций, оплате за выполненные работы, оказанные услуги) и для компенсации расходов на служебные командировки.
Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию, за полученные денежные документы, например, лимитированную чековую книжку, и т.п.
Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. Прежде всего, это связано с низким уровнем системы внутреннего контроля за использованием на предприятии денежных средств и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Расчет с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации на выполнение операционных и хозяйственных задачи и для компенсации расходов на служебные командировки. Кроме того расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию за полученные денежные документы например лимитированную чековую книжку и т.п.
В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их параллельно.
Контроль расчетов с подотчетными лицами осуществляется бухгалтером на основании приказов по учетной политике организации, о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении работников организации в командировки, а также журнала регистрации авансовых отчетов.
В организациях, применяющих единую журнально-ордерную форму счетоводства, источником информации, используемой при проведении аудита расчетов с подотчетными лицами, являются учетные регистры.
В организациях, применяющих упрощенную журнально-ордерную форму учета, источником информации являются учетные регистры.
При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.
После указанных процедур проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе аудита рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.). Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период..
Проведение всех перечисленных действий поможет аудитору удостовериться в правильности оформления каждого авансового отчета и правильном распределении сумм по авансовым отчетам между соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции или прибылью организации).
Одним из направлений получения аудиторских доказательств является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям, указанным в п. 11 Положения о порядке ведения кассовых операций. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.
1. Белоусова М.Б. Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. - 2007. - № 16. - С. 6-15
2. Виноградов Е.В., Матвейчук И.А. Аудит: Учебное пособие для вузов. – М.: Академический Проект, 2006
3. Горожанкина Е.А. Аудит: Учебник. – М.: Дашков и Ко, 2009
4. Грищенко А.В. Аудит расчетов с подотчетными лицами // Аудиторские ведомости. - 2008. - № 2. - С. 46-56
5. Ендовицкий С.В. Аудит: Учебник. – М.: Ин-фолио, 2008
6. Парушина Н.В. Аудит расчетов с подотчетными лицами и персоналом организации по прочим операциям // Аудитор. - 2008. - № 2. - С. 11-17
7. Парушина Н.В., Суворова С.П. Аудит: Учебник. – М.: Форум, 2009
8. Подольский В.И. Савин А.А. Аудит: Учебник. – М.: Академия, 2009
9. Суйц В.П., Ситникова В.А. Аудит: Учебное поосбие. – М.: КноРус, 2009
10. Шиленко С.И. Основы аудита: Учебник. – М.: КноРус, 2009
11. Юдина Г.А., Черных М.Н. Основы аудита: Учебное пособие. – М.: КноРус, 2009