· учетные регистры аналитического и синтетического учета, отражающие бухгалтерские записи по расчетным операциям: карточки, ведомости по счетам, журналы-ордера, анализы счетов, обороты по счетам 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и др.;
· бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: форма № 1 "Бухгалтерский баланс", форма № 5 "Приложение к бухгалтерскому балансу";
· прочие документы, отражающие законность совершения расчетов: письма, приказы (распоряжения) руководителя, соглашения, трудовые договоры, договоры возмездного оказания услуг, подряда и пр.
Проверка расчетных операций может иметь сплошной или выборочный характер.
Аудит заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом осуществляются следующие процедуры:
· оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
· подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;
· устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;
· проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;
· проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.
Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию (таблица).
Таблица 1 Вопросы и аудиторские доказательства для проверки расчетов с подотчетными лицами
| Содержание вопроса | Аудиторские доказательства |
| Имеется ли приказ руководителя об определении круга подотчетных лиц , сроков отчетности и подотчетных сумм ? | Приказы руководителя , учетная политика организации для целей бухгалтерского учета |
| Соответствует ли порядок расчетов с подотчетными лицами Порядку ведения кассовых операций в РФ и другим нормативным документам ? | Авансовые отчеты , приказы руководителя , учетная политика организации для целей бухгалтерского учета |
| Своевременно ли сдаются авансовые отчеты в бухгалтерию организации ? | Авансовые отчеты |
| Проверяются ли авансовые отчеты по формальным признакам и по существу отраженных операций , осуществляется ли арифметическая проверка авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов ? | Учетная политика организации для целей бухгалтерского учета , положение о документах и документообороте организации , должностные инструкции работников бухгалтерии |
| Используются ли унифицированные формы первичных документов ? | Авансовые отчеты |
| Применяются ли компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами ? | Учетная политика организации , авансовые отчеты , ведомости аналитического учета расчетов с подотчетными лицами |
| Осуществляется ли контроль лимита расчетов наличными между юридическими лицами ? | Авансовые отчеты |
| Какие документы применяются для организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами ? | Ведомости , карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами |
| Соблюдается ли своевременность расчетов с подотчетными лицами по выданным суммам ? | Авансовые отчеты , отчеты кассира |
| Правильно ли отражаются на счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами ? | Ведомости , карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами , журналы - ордера , анализы счетов , оборотно - сапьдовые ведомости |
| Сверяются ли записи аналитического и синтетического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" , а также записи в Главной книге ? | Ведомости , карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами , журналы - ордера , анализы счетов , оборотно - сальдовые ведомости , Главная книга организации |
Аудит расчетов с подотчетными лицами включает следующие направления.
Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.
Проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе работы аудитор проверяет:
· оформление авансовых отчетов;
· оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);
· порядок передачи подотчетных сумм другому лицу;
· своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
· существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.
Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.
Порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами регулируется Постановлением Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет"".
При проверке авансовых отчетов по форме следует протестировать следующее:
· соответствие типовой форме № АО-1 "Авансовый отчет";
· наличие номера и даты составления;
· указание подотчетного лица;
· указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
· указание назначения аванса;
· наличие подписей;
· заполнение обратной стороны авансового отчета.
Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.
При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. При этом необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.
Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.
Детальная проверка отдельных расчетных операций с подотчетными лицами. Аудитор должен обратить внимание на учет поступления материально-производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, представительских расходов.
При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально-производственных запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов.
В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 и командировочного удостоверения по форме № Т-10. Данные документы должны составляться по установленным Постановлением Госкомстата от 05.01.04 г. № 1 унифицированным формам. Аудитор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении.
Важным внутренним первичным документом является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.
Особую важность имеет форма № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.
Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет, счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей, талоны об оплате права въезда на территорию города и др.).