Сведения, содержащиеся в рабочей документации, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению. Рабочая документация, созданная в процессе аудита, является собственностью аудиторской организации, а аудиторская организация не обязана предоставлять рабочую документацию клиенту и не имеет права и не обязана предоставлять рабочую документацию другим лицам, включая налоговые и иные государственные органы, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации. Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Российской Федерации. [3]
3. ПРОВЕДЕНИЕ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА (ПРИМЕР АЦБК)
Каждый внутренний аудит включает следующие этапы:
- издание распоряжения о проведении аудита;
- разработка плана аудита и подготовка конкретного аудита;
- проведение предварительного совещания с представителями проверяемых подразделений;
- проведение аудита «на месте»;
- проведение заключительного совещания с представителями проверяемых подразделений;
- оформление, утверждение и рассылка отчёта о результатах аудита.
3.1 Подготовка к аудиту
3.1.1 Издание распоряжения о проведении аудита
Не позднее чем за 2 недели до начала внутренней проверки ОМК (отдел менеджмента качества) готовит распоряжение о проведении аудита, в котором устанавливается состав группы по аудита и назначается ее руководитель.
Распоряжение подписывается представителем руководства по системам менеджмента. Распоряжение рассылается в проверяемые подразделения, аудиторам и в ОМК.
3.1.2 Разработка плана аудита и подготовка аудита «на месте»
Руководитель группы по аудиту разрабатывает и обсуждает с начальником ОМК план аудита. Форма плана приведена на рисунке 1.
План должен быть гибким, допускать изменения в приоритетности проверяемых процессов ИСМ в зависимости от информации, полученной в ходе аудита.
Не позднее чем за 10 дней до начала проведения внутренней проверки руководитель группы по аудиту направляет план на согласование в проверяемые подразделения. Согласование может быть зафиксировано как в плане, так и в листе согласования установленной формы.
Срок согласования плана аудита в каждом подразделении не более 2 (двух) рабочих дней со дня получения.
Оригинал согласованного плана аудита руководитель группы по аудиту направляет в ОМК, копии - в проверяемые подразделения.
3.1.3 Предварительный анализ документов. Составление контрольных листов
При подготовке к проверке аудиторы анализируют документы, устанавливающие требования к проверяемым процессам, режим работы и структуру проверяемого подразделения, а также требования к безопасности и производственной среде. При необходимости аудиторы составляют перечень контрольных вопросов.
3.2 Проведение проверки
3.2.1 Проведение предварительного совещания с представителями проверяемых подразделений
Совещание ведёт руководитель группы по аудиту, который представляет аудиторов руководителям и специалистам проверяемых подразделений, объясняет цель аудита, делает краткий обзор области и критериев аудита, объясняет непонятные детали плана.
Участники совещания определяют дату заключительного совещания.
В тех случаях, когда предварительное совещание не проводится, руководитель группы по аудиту согласовывает с руководителями проверяемых подразделений конкретное время проведения аудита в подразделениях.
3.2.2 Проведение аудита «на месте»
Проведение аудита осуществляется в сроки, установленные планом.
Руководитель проверяемого подразделения назначает лицо, ответственное за сопровождение аудиторов в процессе аудита.
В ходе работы аудитор должен получить достаточную и необходимую информацию и данные, которые позволяют сделать обоснованные выводы о функционировании процессов, выполнении документированных процедур и т.п.
Методы сбора информации включают:
- опрос персонала;
- анализ документов, устанавливающих требования к процессу;
- анализ записей;
- наблюдения за деятельностью, производственной средой и условиями в проверяемых подразделениях.
Вся информация, указывающая на возможность несоответствия, должна фиксироваться независимо от того, входит область выявленного несоответствия в план аудита или нет.
Аудиторы в обязательном порядке должны фиксировать сильные стороны подразделения с точки зрения соответствия ИСМ (интегрированная система менеджмента) критериям оценки.
Информация, полученная в ходе аудита, должна быть объективной и, при необходимости, подтверждена из других источников. Результаты опроса обобщаются аудитором и анализируются вместе с опрашиваемым лицом.
При необходимости руководитель группы по аудиту проводит с аудиторами промежуточные совещания, на которых он знакомится с предварительными результатами проверки.
Руководитель группы по аудиту и аудиторы анализируют полученную информацию, принимают решение об отражении её в отчете о результатах внутреннего аудита, классифицируют выявленные замечания по категориям несоответствий.
Все выявленные замечания, включая устраненные во время аудита, оформляются актами несоответствия или уведомления. На каждое несоответствие оформляется свой акт.
Акты несоответствий имеют сквозную нумерацию в течение года. Актам уведомлений присваиваются порядковые номера в рамках одного аудита.
В случае, если в подразделении выявлены замечания, связанные с ненадлежащим выполнением процедур со стороны другого подразделения, участвующего в процессе, то такие замечания в обязательном порядке отражаются в актах несоответствия или уведомления по проверяемому подразделению.
3.2.3 Проведение заключительного совещания
Заключительное совещание проводится не позднее, чем через 7 дней после окончания аудита.
На совещании руководитель группы по аудиту знакомит представителей проверяемых подразделений с результатами аудита, даёт необходимые пояснения.
Любые разногласия по наблюдениям и заключениям между аудиторам и представителями проверенных подразделений должны быть обсуждены и по возможности, разрешены. Если единое мнение не достигнуто, это должно быть отражено в протоколе совещания.
На совещании представителям проверенных подразделений передаются подписанные аудиторами оригиналы актов о несоответствии или уведомлении.
Результаты заключительного совещания оформляются протоколом произвольной формы, который подписывается руководителем группы по аудиту.
Оригинал протокола направляется в ОМК, копии - руководителям проверенных подразделений.
По просьбе проверяемого подразделения руководитель группы по аудиту и аудиторы могут дать свои рекомендации по проведению коррекций, корректирующих и предупреждающих действий.
3.2.4 Составление отчета о результатах аудита
В течение 7 дней после заключительного совещания руководитель группы по аудиту составляет отчёт о результатах аудита.
В выводах приводится информация, свидетельствующая о функционировании процессов ИСМ в проверенных подразделениях, а так же могут быть приведены рекомендации по улучшению деятельности, как отдельных подразделений, так и по реализации процессов в целом.
При необходимости аудиторы могут рекомендовать руководителям производств (служб) организовать проведение корректирующих и предупреждающих действий в целом по производству (службе), а не только в проверенных подразделениях.
Содержание отчёта обсуждается с рабочей группой по аудиту.
Ответственность за полноту, точность, достоверность данных и своевременность представления отчёта на согласование несёт руководитель группы по аудиту.
3.2.5 Утверждение и рассылка отчёта по аудиту
Отчёт, подписанный руководителем группы по аудиту, через ОМК направляется на согласование представителю руководства по системам менеджмента и утверждение генеральному директору ОАО «Архангельский ЦБК». К отчёту должны быть приложены: план аудита, протокол заключительного совещания, акты несоответствия или уведомления.
Оригинал утверждённого отчёта со всеми приложениями хранится в ОМК не менее 5 лет.
ОМК рассылает копии отчёта руководителям проверенных подразделений. По решению представителя руководства по системам менеджмента, отчёт так же может быть направлен директорам по направлениям и разработчикам процесса (в зависимости от значимости несоответствий, выявленных в ходе аудита).
3.3 Действия после проверки
3.3.1 Выполнение корректирующих, предупреждающих действий
Ответственность за своевременное выполнение коррекции, корректирующих или предупреждающих действий несёт руководитель проверяемого подразделения.
Руководитель проверяемого подразделения в течение 2-х рабочих дней (от даты проведения заключительного совещания) определяет мероприятия, необходимые для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин, а также для устранения причин потенциальных несоответствий.
Данные мероприятия, а также сроки их выполнения и ответственные исполнители заносятся в соответствующие графы актов, при этом не допускается указывать планируемые действия со ссылкой на пункт внутреннего документа комбината. Мероприятия должны быть конкретными и отражать планируемый порядок действий.
Оригиналы актов подписываются руководителем подразделения и направляются в ОМК. Копии подписанных руководителем актов должны остаться в подразделении для контроля.
В случае некорректного заполнения актов, а так же при неправильном указании планируемых мероприятий, акты возвращаются на доработку.