отсутствие в документах необходимых подписей должностных лиц;
несвоевременное отражение приходно-расходных кассовых документов в учетных регистрах;
отсутствие документов, послуживших основанием для совершения в учетных регистрах записей хозяйственных операций;
списание денег по кассе без оснований или по подложным (фиктивным) документам;
ошибки в написании сумм получателями денег в расходных ордерах;
несовпадение дат или сумм приходных или расходных ордеров с аналогичными их показателями в журнале регистрации;
прямое хищение денежных средств (встречается крайне редко).
К типовым нарушениям в ведении банковских операций можно отнести:
отсутствие платежных документов, подтверждающих факт совершения операции;
наличие документов, оформленных не надлежащим образом (ксерокопии документов, отсутствие на документе банковских отметок);
отсутствие приложений к платежным документам, послуживших основанием для совершения хозяйственных операций;
полнота зачисления наличных денег, сданных в банк на расчетный (валютный) счет;
несоответствие данных в платежных поручениях, хранящихся в делах проверяемой организации, с фактическим перечислением денежных средств.
Это можно установить только путем проведения встречной проверки в организациях, куда перечислялись денежные средства и за которыми длительное время числится невостребованная дебиторская задолженность и отсутствуют акты взаимной сверки;
корреспонденция счетов, указанная на платежных документах, не соответствует аналогичной корреспонденции в учетных регистрах;
платежный документ не соответствует коду в банковской выписке;
тексты платежных документов, послуживших основанием для оплаты их в иностранной валюте с валютного счета, не имеют перевода на русский язык;
при производстве платежей в иностранной валюте допускаются ошибки при расчете переводного курса инвалюты в рубли.
Приведенные ошибки и нарушения в ведении операций с денежными средствами приводят в конечном итоге к искажениям финансовых показателей в деятельности организации, что нередко вызывает финансовые злоупотребления должностных лиц и прямое хищение материальных ценностей и денежных средств.
В рганизации должен быть, так называемый «лимит кассы». Этот документ выдается на руки хозяйствующему субъекту и согласовывается с банком, в котором организация обслуживается. Для определения лимита денежных средств существует специальный расчет, который зависит от многих факторов: от вида хозяйственной деятельности субъекта, от размера ежедневной налично-денежной выручки, поступающей в кассу организации, от количества рабочих дней.
Данный документ устанавливает максимальное число денежных средств, которые могут находиться в кассе организации на конец рабочего дня.
Если при проверке кассовой дисциплины (данную проверку, как правило, проводят обслуживающие банки, налоговые органы и органы МВД) будет обнаружен факт превышения лимита остатка кассы, организация неминуемо попадет под штрафные санкции. Если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год отсутствует, то вся остающаяся в кассе наличность считается сверхнормативной.
Данный документ, не только устанавливает лимит остатка, но и дает перечень расходов, на которые организация имеет право использовать налично-денежную выручку. Как правило это следующие виды затрат: командировочные расходы, закупка ГСМ, хозяйственные нужды.
При отсутствии специального разрешения кредитного учреждения на расходование поступающей выручки вся наличность ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет организация должна получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк[6].
Однако, на практике, нередко у организации случается ситуация, когда на конец дня в кассе образуется остаток денежных средств, превышающий лимит кассы. Что делать в такой ситуации, ведь Порядок ведения кассовых операций запрещает организациям использовать наличную выручку без согласования с банком? Здесь следует заметить, что на сегодняшний день ни Налоговый Кодекс, ни Кодекс об административных нарушениях не предусматривает для организаций за нарушение этого требования Порядка никакой ответственности. А вот штраф за превышение лимита достаточно высок. Согласно статье 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций» КоАП:
«Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда».
Поэтому, чтобы не попасть под штрафные санкции по этому основанию, организация иногда просто вынуждена нарушать требование Порядка о целевом использовании денежных средств, выдавая денежные средства в подотчет своим сотрудникам на определенные цели.
Поступив таким образом, организация имеет возможность на следующий день оформить возврат подотчетных сумм в кассу от подотчетных лиц и внести деньги в банк. Такая операция поможет избежать штрафных санкций за превышение лимита кассы.
Статьей 15.11 КоАП РФ установлены штрафные санкции за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которыми понимается в том числе искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%. Таким образом, если информация о размере денежных средств, отраженная в бухгалтерском балансе (форма N 1), искажена не менее чем на 10%, взыскивается административный штраф на должностных лиц в размере от 20 до 30 МРОТ.
При проверке состояния учета движения денежных средств предприятия аудитор рассматривает решение многих юридических, финансовых, учетных, экономических вопросов проблемного характера, связанных с необходимостью обеспечения достоверных выводов о качественных сторонах ведения предприятием учета денежных средств.
Целью аудиторской проверки операций на расчетном, валютном и других счетах в банке является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по разделу «Денежные средства» и соответствии применяемой методики учета денежных средств на счетах в банке действующим в Российской Федерации нормативным документам.
На стадии предварительного обследования необходимо обозначить наиболее важные вопросы, дающие ответ на вопрос об объеме операций по счетам учета денежных средств и позволяющие составить план и программу аудита операций с денежными средствами. В начале проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации.
Предметом проверки выступает:
1) ведение учета денежных средств в соответствии с нормативными документами;
2) остатки по счетам денежных средств — их реальное существование, правильное отражение и представление в отчетности в полном объеме и с использованием соответствующей учетной политики.
В связи с этим, аудитором был разработан отчет о проведении проверки, где были указаны все неточности и допущенные ошибки, а также предложен ряд рекомендаций по их устранению и самостоятельному выявлению.
Так оной из наиболее важных рекомендаций является проведение внутреннего контроля на предприятии, причем постоянного контроля за денежными средствами.
Что позволит сократить объем работы внешним аудиторам, и позволит работать слаженно и без ошибок.
1. «ГРАЖДАНСКИЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ЧАСТЬ ПЕРВАЯ)» от 30.11.1994 N 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) редакция от 13.05.2008.
2. «ГРАЖДАНСКИЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ЧАСТЬ ВТОРАЯ)» от 26.01.1996 N 14-ФЗ (принят ГД ФС РФ 22.12.1995) редакция от 06.12.2007 (с изменениями и дополнениями вступающими в силу с 01.02.2008).
3. НАЛОГОВЫЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Часть первая) от 31.07.1998 N 146-ФЗпринят ГД ФС РФ 16.07.1998
4. НАЛОГОВЫЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ принят ГД ФС РФ 19.07.2000
5. «КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ» от 30.12.2001 N 195-ФЗ принят ГД ФС РФ 20.12.2001 (редакция от 16.05.2008).
6. Федеральный закон от 7 августа 2001 г. N 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности». Принят Государственной Думой 13 июля 2001 года Одобрен Советом Федерации 20 июля 2001 года. (с изменениями от 14, 30 декабря 2001 г., 30 декабря 2004 г.)
7. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «Обухгалтерском учете» принят ГД ФС РФ 23.02.1996
8. «ПОЛОЖЕНИЕ О ПРАВИЛАХ ОРГАНИЗАЦИИ НАЛИЧНОГО ДЕНЕЖНОГО ОБРАЩЕНИЯ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» от 05.01.1998 N 14-П (редакция от 31.10.2002) утверждено Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47.
9. Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности первой очереди, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 696 от 23.09.02
10. Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности второй очереди, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 405 от 04.07.03
11. Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности третьей очереди, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 532 от 07.10.04
12. Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности четвертой очереди, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 228 от 16.04.05