За анализируемый период в бухгалтерском балансе ООО «Мелон+» наблюдается уменьшение стоимости объектов основных средств, то есть можно сказать о выбытие основных средств в 2007 г. Но по данным Приложения к бухгалтерскому балансу (форма № 5) в ООО «Мелон+» было и поступление основных средств.
Для документирования операций с основными средствами ООО «Мелон+» использует формы первичной документации по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. Документы заполняются автоматизированным способом.
При поступлении основных средств в ООО «Мелон+» создается приемная комиссия, в которую входят руководитель, бухгалтер, а также лицо, ответственное за сохранность поступающего основного средства. Если основное средство полностью готово к эксплуатации, то прием его к бухгалтерскому учету осуществляется на основе одного из следующих документов: а) Акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме № ОС-1 - применяется для приемки основных средств, кроме зданий, сооружений; б) Акта о приеме-передаче здания (сооружения) по форме № ОС-1а - применяется только для приемки зданий и сооружений; в) Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств по форме № ОС-1б - применяется для приемки групп однотипных основных средств, кроме зданий, сооружений, поступивших в одном месяце. Отметим, что в ООО «Мелон+» документы по формам №№ ОС-1 (ОС-1а, ОС-1б) заполняются как при поступлении основных средств, так и при их выбытии (кроме случаев ликвидации и прочего списания ввиду непригодности дальнейшего использования). Все эти документы составляются не менее чем в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии. Первый экземпляр остается у организации-получателя, а второй - передается организации-сдатчику. В любой из документов по форме № ОС-1 заносят, в частности, следующие реквизиты: полное наименование объекта согласно технической документации, название организации-изготовителя, место приемки, первоначальную стоимость для целей бухгалтерского учета (при наличии соответствующей графы - и для целей налогового учета) на дату принятия, срок полезного использования, способ начисления амортизации и другие технические данные. После подписания актов приема-передачи по одной из вышеприведенных форм они передаются в бухгалтерию вместе со всей технической документацией, и бухгалтерия ставит объект основных средств на учет. Данные актов о приеме-передаче объектов основных средств заносят в инвентарные карточки учета основных средств (формы №№ ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).
Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств по форме № ОС-2 оформляется при перемещении объектов основных средств между структурными подразделениями организации. Данный документ оформляется структурным подразделением-сдатчиком в трех экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у подразделения-сдатчика, третий - передается вместе с объектом подразделению-получателю. Все три экземпляра подписываются лицами, получившими и сдавшими объект. В бухгалтерии на основании накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств делается отметка в инвентарной карточке учета основных средств.
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3 в ООО «Мелон+» заполняется для оформления приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. Акт формы № ОС-3 заполняется после завершения работ по ремонту, реконструкции, модернизации и подписывается всеми членами приемной комиссии, утверждается руководителем организации и передается в бухгалтерию. Если работы проводились сторонней организацией, то акт оформляется и подписывается в двух экземплярах: первый - остается в организации, второй - передается представителю сторонней организации. В акт формы № ОС-3 заносят следующие данные: виды работ, затраты на демонтаж, стоимость выполненного ремонта, реконструкции, стоимость основного средства после проведенной реконструкции (модернизации). Если стоимость основного средства, его технические и технологические характеристики изменились, то в инвентарную карточку учета основных средств заносятся все произошедшие изменения, а также ставятся отметки о проведенных ремонтах.
Если основное средство выбывает из ООО «Мелон+» в результате списания из-за непригодности для дальнейшего использования или из-за невозможности или неэффективности его восстановления, то заполняются: Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) по форме № ОС-4 - для списания отдельного объекта основных средств; Акт о списании автотранспортных средств по форме № ОС-4а - для списания автотранспортного средства; Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) по форме № ОС-4б - для списания группы объектов основных средств. Акты о списании основных средств составляются комиссией, созданной по приказу руководителя ООО «Мелон+». Комиссия производит осмотр основного средства и устанавливает причины списания. Кроме того, комиссия выявляет виновных лиц, ответственных за преждевременное списание основного средства, и рассматривает возможность дальнейшего использования оставшихся узлов и прочих материалов. В акты по форме №№ ОС-4 (ОС-4а, ОС-4б) заносят следующие данные: причины списания, инвентарный номер, дату принятия к бухгалтерскому учету, первоначальную стоимость для целей бухгалтерского (налогового) учета, фактический срок эксплуатации, сумму начисленной амортизации для целей бухгалтерского (налогового) учета, остаточную стоимость для целей бухгалтерского (налогового) учета, стоимость демонтажа объекта. Данные о списанном объекте основных средств из акта о списании по форме №№ ОС-4 (ОС-4а, ОС-4б) заносятся в инвентарную карточку учета основных средств.
Основным аналитическим регистром учета основных средств в ООО «Мелон+» является Инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6). Карточка составляется на каждый объект или группу основных средств при их постановке на учет в одной из следующих форм: Инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме № ОС-6 - заполняется на отдельный поступивший объект основных средств; Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств по форме № ОС-6а - заполняется при приеме группы однородных объектов основных средств. Эти формы заполняются на основе актов приема-передачи по формам №№ ОС-1, ОС-1а, ОС-1б бухгалтерией предприятия и в них фиксируется факт ввода основного средства в эксплуатацию. В карточки заносят основные сведения по поступившему основному средству: инвентарный номер, первоначальную стоимость для целей бухгалтерского учета (при введении дополнительной графы - и для налогового учета), срок полезного использования для бухгалтерского (налогового) учета, способ начисления амортизации в бухгалтерском (налоговом) учете. Кроме того, в инвентарную карточку заносится информация о всех перемещениях основных средств: внутреннем перемещении, ремонте, модернизации; при выбытии объекта, - причины выбытия, дата списания с учета, сумма начисленной амортизации, номера актов о списании объектов основных средств по форме №№ ОС-4 (ОС-4а, ОС-4б). На оборотной стороне карточки указывается техническая характеристика объекта. Карточки составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии ООО «Мелон+».
Акт о приеме (поступлении) оборудования по форме № ОС-14 в ООО «Мелон+» заполняется при поступлении на склад оборудования, которое требует монтажа. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается приемной комиссией на основании внешнего осмотра и при отсутствии дефектов в поступившем оборудовании. В акте о приеме (поступлении) оборудования указываются: тип, марка поступившего объекта, а также вид упаковки, масса, объем, количество поступившего оборудования, способ его доставки.
Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма « ОС-15) заполняется в ООО «Мелон+» при передаче оборудования в монтаж. Акт составляется в двух экземплярах, первый передается в бухгалтерию, а второй - либо в цех, проводящий монтаж, либо подрядной организации, осуществляющей монтаж. Акт подписывают представители заказчика и подрядчика, а также материально-ответственные лица, принявшие переданное оборудование на хранение.
Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) заполняется при выявлении дефектов оборудования при его монтаже, наладке или испытании. В акте указываются все выявленные дефекты и описываются работы для устранения выявленных дефектов, исполнители и сроки устранения дефектов. Акт составляется в трех экземплярах, которые передаются представителю организаций заказчика, подрядчика и организации-исполнителя.
Приведем пример бухгалтерского учета поступления основных средств. Так, в 2007 г. ООО «Мелон+» приобрело производственное оборудование, не требующее монтажа. По расчетным документам поставщика стоимость оборудования составила 118 000 руб., в том числе НДС - 18 000 руб. При покупке оборудования Общество понесло следующие расходы: оплатило счет специализированной транспортной организации за доставку оборудования на сумму 4720 руб., в том числе НДС - 720 руб.; оплатило счет фирмы, оказавшей посреднические услуги на сумму 9440 руб., в том числе НДС - 1440 руб. Производственное оборудование используется для производства продукции, облагаемой НДС, в связи с этим бухгалтер ООО «Мелон+» составил следующие проводки:
Дебет 08/4 - Кредит 60 - 100 000 руб. - отражена покупная стоимость производственного оборудования на сумму без НДС;
Дебет 19/1 - Кредит 60 - 18 000 руб. - отражена сумма "входного" НДС согласно счету-фактуре поставщика;
Дебет 08/4 - Кредит 60 - 4000 руб. - отражена стоимость услуг по доставке производственного оборудования на сумму без НДС;