Эффективное применение возрастающего объема экономической информации при наименьших затратах на ее получение возможно только на базе внедрения высокопроизводительной вычислительной техники. При этом важно автоматизировать учет таким образом, чтобы все операции по выписке, обработке и передаче первичных документов осуществлялись автоматически.
Персональные компьютеры обеспечивают формирование первичных документов и учетных регистров, что дает возможность организовать автоматизированное рабочее место (АРМ) с использованием диалогового режима.
АРМ организуется на базе ПК, который может использоваться либо автономно, либо во взаимосвязи с другими ЭВМ.
С внедрением АРМ бухгалтера на базе ПК происходит распределение функций, операций между бухгалтером и персональным компьютером. Бухгалтер выполняет операции по сбору первичных документов, контролю достоверности, подготовке для машинной обработки, ввод данных в ПК, контроль и анализ.
Все арифметические и группировочные операции, выборки, формирование и хранение информационных массивов, а также печать выходных документов выполняет ПК.
АРМ бухгалтера позволяет решать задачи бухгалтерского учета в регламентированном и запросном режимах, контролировать результаты вычислений, при обнаружении ошибок осуществлять повторный счет.
АРМы бухгалтера организуются по функциональному признаку и охватывают участки учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, затрат на производство, готовой продукции, а также сводный учет и отчетность.
Отчетность при автоматизированном ведении учета представляет собой совокупность формируемых на ПК форм отчетности.
С повышением уровня автоматизации учетного процесса объем учетной информации и отчетности, составляемой автоматически, возрастает, а доля составленных вручную отчетных документов уменьшается. В идеале бухгалтер должен только расписываться на документе.
Формирование учетной информации осуществляется по запросу. Выдача пользователю информации осуществляется как на печать (через принтер), так и на экран компьютера.
Регулярный режим формирования характерен для внешней отчетности. Она отражается в соответствии с типовыми формами, перечень которых и сроки представления устанавливаются Законом «О бухгалтерском учете и отчетности», также устанавливаются Министерствами дополнительные формы отчетности или расшифровки кней.
В условиях автоматизации отчетности происходит заполнение требуемых форм отчетности автоматическим печатающим устройством ПЭВМ.
Необходимые учетные данные выбираются из базы данных и преобразовываются в соответствующие показатели отчетности на ПЭВМ без вмешательства пользователя.
В настоящее время рынок прикладных продуктов предоставляет значительный перечень прикладных программ для автоматизации бухгалтерского учета. В последние годы создаются разнообразные фирмы, предлагающие разработки в этом направлении.
Рынок прикладных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета непрерывно изменяется, причем изменяется структура, как предложения, так и спроса. Связано это с ростом уровня компьютерной подготовки специалистов, бухгалтеров, потребностями развивающихся предприятий, а также с появлением более совершенного технического обеспечения по доступным ценам.
Внедрение АРМов бухгалтера упрощает ведение аналитического учета. Это касается всех участков учета, особенно это важно на предприятиях, которые имеют большое количество контрагентов, подразделений, сотрудников, а так же материалов и основных средств.
Для всех видов бухгалтер использует систему номенклатурных справочников, что облегчает поиск нужной информации, а так же позволяет сократить количество ошибок при формировании первичных документов.
Ввод информации бухгалтером (кассиром, кладовщиком, оператором) производится в виде близком к традиционному, привычному (оформление документов накладных, счетов, актов и т.д.). В зависимости от квалификации оператора и функций на него возлагаемых, информация может вноситься, как в виде простых хозяйственных операций (накладная на приход/расход или передачу), так и в виде хозяйственных операций документа с бухгалтерскими проводками.
Введение компьютерного учета позволяет сократить количество приглашенных для работы квалифицированных бухгалтеров за счет настройки создания бухгалтерских проводок автоматически (полуавтоматически) из простых хозяйственных операций, т.е. оператору (кладовщику) не обязательно знание бухгалтерского учета для операции оприходования основного средства, в его функции входит только ввод первичного документа (приходной накладной).
Бухгалтерские проводки после ввода хозяйственных операций создаются автоматически, и в функции бухгалтера входит только ввод проверка правильности созданных проводок. Внедрение автоматического учета на предприятии с использованием локальной вычислительной сети (ЛВС) позволяет множеству пользователей одновременно работать с одной общей базой данных.
Внесенная одним оператором информация, через несколько секунд (минут) становится доступной другим операторам, что позволяет различным службам (бухгалтерам, ответственным за разные участки работы) оперативно обмениваться информацией, что позволяет повысить эффективность работы, как отдельного бухгалтера, так и бухгалтерии в целом.
Внедрение АРМов к сожалению или (к счастью) не отменяет бумажный учет, но значительно облегчает его и упорядочивает.
2.2. ПРОГРАММНЫЙ КОМПЛЕКС «БИЗНЕС СОФТ БУХГАЛТЕРИЯ»
В качестве средства автоматизации бухгалтерского учета в данной работе рассматривается программный комплекс «Бизнес Софт Бухгалтерия» (БСБ).
Все изложенное в предыдущем параграфе можно отнести к программному комплексу БСБ. Программа является комплексным средством автоматизации и позволяет автоматизировать различные участки бухгалтерского учета:
учет заработной платы;
оперативный (хозяйственный) учет – учет движения товаров;
учет основных средств;
учет расчетов с поставщиками и потребителями;
банк/касса и т.д.
Программа содержит два контура учета:
оперативный (хозяйственный);
бухгалтерский.
Оперативный учет (складской учет) ведется на счетах (регистрах) оперативного учета.
Бухгалтерский учет ведется на счетах бухгалтерского учета.
Программа позволяет вести как один из видов учета, так и оба одновременно (параллельно). Операции хозяйственного учета называются хозяйственными операциями и содержат в себе хозяйственные проводки. Операции бухгалтерского учета называются бухгалтерскими операциями (документами) и содержат в себе проводки бухгалтерского учета. Бухгалтерские документы могут создаваться как вручную, так и с использованием хозяйственных операций.
ГЛАВА III. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
3.1. Проблемы воспроизводства основных фондов
Основные производственные фонды оказывают непосредственное воздействие на эффективность производства, качество работы и результаты всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Рыночная экономика сопровождается инфляцией. И если уровень ее в промышленно развитых странах, где налажено действие хорошо организованной системы государственного регулирования, колеблется от 2 до 4%, то в нашей стране он исчисляется двухзначными цифрами: за 2000г. индекс инфляции превзошел 20%. В результате инфляционных процессов возникает несоответствие между рыночной стоимостью основных фондов и их первоначальной стоимостью, а поскольку основные фонды являются объектами длительного многолетнего пользования, то это несоответствие с течением времени усиливается.
В целом такое положение приводит к следующим недостаткам:
Искажается стоимостная оценка имущества (активов) предприятия, что ставит в затруднительное положение потенциальных инвесторов и осложняет ведение инвестиционной политики предприятия;
Искусственному снижению себестоимости и издержек производства, что искажает информацию при осуществлении политики ценообразования;
Снижает налогооблагаемую базу при расчете налога на имущество.
Сохранение только первоначальной балансовой стоимости в условиях инфляции приводит к тому, что накопленная сумма амортизации становится символической и никакую новую технику купить на нее нельзя. А в случае растрат, недостач и хищений основных фондов виновники охотно возмещают учетную первоначальную цену с тем, чтобы продать украденное по спекулятивным ценам. Подобные процессы резко усиливаются в периоды приватизации государственной собственности, когда новые собственники получают за «гроши» миллионные ценности. В мировой практике для того, чтобы избегать таких явлений, проводится переоценка имущества. В ходе переоценки основных фондов новая их оценка происходит по восстановленной стоимости, при этом одновременно устанавливается степень износа.
Если предприятие решило проводить переоценку, то это можно сделать методами: с применением повышающих коэффициент (индексов) Госкомстата, или с привлечением независимых оценщиков.
Оценка основных фондов независимой компанией является более реалистичной, она точнее отражает действительность, в то время как коэффициент, индексы Госкомстата носят более общий характер и не всегда соответствуют оценке конкретного оборудования в условиях определенного времени и данного предприятия. Эксперты-оценщики определяли полную восстановительную стоимость объектов методом замещения, т.е. с учетом текущей рыночной стоимости аналогичных, новых объектов.
Важным для воспроизводства основных фондов является правильное начисление их амортизации. В принятом сейчас Минфином РФ положении о бухгалтерском учете основных средств №6 указывается, что амортизация может производиться четырьмя видами линейный, по сумме чисел лет, срока полезного использования, по остаточной стоимости и по объему продукции. Для предприятий и организаций, финансово-экономические показатели которых после переоценки основных фондов и роста амортизационных отчислений, могут существенно ухудшаться, применяются понижающие коэффициенты амортизации. А при реализации значительных инвестиционных программ, требующих дополнительных финансовых ресурсов, применяются повышающие коэффициенты амортизации, обеспечивающие ускоренную амортизацию.