Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования (стр. 9 из 12)

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов в

УО СПК «Путришки» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (рис. 3.1).

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют председатель УО СПК «Путришки», руководители подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается секретаря хозяйства.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования председателя УО СПК «Путришки».

Рисунок 3.1. Контроль исполнения документов в УО СПК «Путришки» [12, с. 4]

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Например, бухгалтерский баланс за год предоставляется хозяйством в Управление по сельскому хозяйству Гродненского райисполкома по истечению одного месяца после отчетного периода (приложение П).

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом хозяйства или резолюцией.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело").

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в хозяйстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.

При составлении номенклатуры дел учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения о подразделениях хозяйства, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную форму номенклатуры дел включены такие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование подразделения;

- название вида документа;

- место составления;

- на какой год;

- название разделов;

- гриф утверждения;

- гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная в УО СПК «Путришки», представлена в приложении Р.

На основании вышеизложенного можно заключить, что хозяйственное управление УО СПК «Путришки» нуждается в постоянном совершенствовании. Этот процесс закономерный. Он обусловлен динамизмом самого сельскохозяйственного производства. Чрезвычайно сложную и тонкую сеть новых организационных отношений нужно не только наладить, но и планомерно развивать в соответствии с меняющимися условиями и задачами.

Сегодня, когда совершенствование системы управления становится важнейшим фактором ускоренного развития народного хозяйства, труд работников этой сферы должен быть на высоте поставленных задач. Следовательно, необходима тщательная работа по совершенствованию всей документации.

Эффективная работа аппарата управления УО СПК «Путришки» неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками не обходится без документирования.

3.4 Мероприятия по совершенствованию делопроизводства

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, можно выделить две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в хозяйстве: создание моделей хозяйственного документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, схем движения документов. К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения. [5, с. 98]

Порядок прохождения входящих документов в УО СПК «Путришки» представлен в таблице 3.3.

Таблица 3.3. - Оперограмма движения входящих документов [28]

Исполнитель Операции	Секретарь	Председатель хозяйства	Руководители подразделений	Исполнители
1.Прием документов
2. Вскрытие
3. Сортировка
4.Регистрация
5.Передача на рассмотрение руководству
6.Рассмотрение руководством
7.Получение от руководства рассмотренных документов
8.Фиксация резолюции
9. Постановка на контроль
10. Передача в подразделение
11. Получение документа подразднием
12.Регистрация документов
13.Рассмотрение руководством подразделения
14. Фиксация результатов рассмотрения
15. Передача на исполнение

- движение документов, поступающих на имя председателя УО СПК «Путришки»

- движение документов, поступающих на имя руководителей подразделений

- движение нерегистрируемых документов

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации, разработкой унифицированных требований к текстам, а также использование бездокументных связей. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота и наиболее рациональных маршрутов движения кортежей документов по каждому типу решений.

В соответствии с этим должна формироваться методика совершенствования документооборота. Она должна быть основана на изучении организационной структуры, органов и звеньев управления, принимающих решения.

Главным условием сокращения объемов документов является упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства.

Другое направление сокращения документооборота – повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Качество документа включает в себя требование к изложению содержания: применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения.

Следующее направление сокращения документооборота – уменьшение физического размера документа. При переписке и размножении документов, особенно внутренних желательно использовать также бланки формата А5, где размещается две страницы печатного текста на стандартном листе бумаги. Например, экземпляр бухгалтерского баланса, оставляемый в хозяйстве для внутреннего пользования можно печатать в уменьшенном варианте, с использованием двусторонней печати, располагая по два листа на странице. Подобным образом можно печатать акты о выделении документов к уничтожению, акты приема и передачи документов на госхранение, документы (акты на переработку, ведомости движения, реестры отправки, сортовые удостоверения и др.) по учету, переработке и движению зерна, докладные записки, акты и другие материалы о развитии производства.