Еще одним примером входящего документа может служить письмо суда Ленинского района г. Гродно, где на устный запрос УО СПК «Путришки» выслана копия решения суда (приложение Д).
Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из хозяйства. Большинство исходящих документов являются ответом УО СПК «Путришки» на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов хозяйства. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).
Например, исходящим документом от 21.08.2009 г. № 1-6/570 УО СПК «Путришки» сообщает Ленинскому отделу Департамента охраны г. Гродно об увольнении сторожа Вандаева В.Н. по ст. 42 п. 7 ТК РБ за появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии (приложение Е). Данный исходящий документ был ответом на запрос Ленинского отдела Департамента охраны г. Гродно от 14.08.2009 г. № 16/2-471.
Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы УО СПК «Путришки». Данные документы используются для организации работы хозяйства, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.
Через секретаря проходят не все внутренние документы, а только приказы председателя хозяйства. Через секретаря также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.
Под объемом документооборота УО СПК «Путришки» понимается количество документов, полученных и созданных хозяйством за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Анализируя количество входящей и внутренней корреспонденции УО СПК «Путришки» за последние три года, была выявлена тенденция к его росту.
Таблица 3.1. – Динамика количества входящей и внутренней корреспонденции УО СПК «Путришки»
| Наименование документа | Годы | ||
| 2006 | 2007 | 2008 | |
| Количество внутренних документов | 134 | 181 | 254 |
| Количество входящих документов | 318 | 539 | 720 |
Стабильное увеличение объема исходящих и внутренних документов связано, прежде всего, с расширением организационной структуры хозяйства за счет расширения сферы деятельности, образования новых отделов.
3.2 Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве
Документы, поступившие, в УО СПК «Путришки» начинают свой путь к исполнению с секретаря. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов.
Движение входящих документов происходит в следующей последовательности: прием и первоначальная обработка, регистрация, рассмотрение руководством, доставка документов, непосредственное исполнение или использование документов, распределение документов по тематическим комплексам. Регистрация входящей корреспонденции ведется секретарем в журнале регистрации (приложение Ж). В форме журнала записывается входящий номер, номер и дата поступившего документа, наименование организации, краткое содержание документа.
Если на конвертах есть пометка «лично», то конверты не вскрываются и отметка о поступлении ставится на конверте. В регистрационном штампе указывается дата поступления и порядковый номер документа.
При первоначальной обработке документы рассортировываются на регистрируемые и нерегистрируемые. Документы могут, помимо секретаря, регистрироваться и другими подразделениями хозяйства. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, разнарядки – в технических отделах и службах материально-технического обеспечения.
Некоторые виды входящей корреспонденции не регистрируются. В эту группу входят: документы не требующие ответа (поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, информация для сведения и т.п.). Например, письмо Института повышения квалификации и переподготовки кадров информирующее о программе занятий по программе «Повышение квалификации ответственных за безопасную эксплуатацию потребительских электроустановок» было направлено в отдел кадров хозяйства без предварительного проставления входящего номера (приложение З).
На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:
Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.
Недостатком в работе с документами является то, что секретарь УО СПК «Путришки» не производит предварительное рассмотрение поступивших документов, с целью их распределения, отсеивания документов не требующих обязательного рассмотрения руководством, установления подразделения или лица, которым может быть направлен документ без резолюции председателя хозяйства. Все документы отправляются в адрес председателя УО СПК «Путришки» на рассмотрение, что вызывает «залеживание» документов, их скопление, особенно в периоды, когда председатель находитсяв командировке или не имеет времени для их рассмотрения. Документы передаются председателю в день поступления в УО СПК «Путришки».
Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются председателю УО СПК «Путришки». После наложения резолюции, документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.
Подготовка исходящих и внутренних документов начинается с составления его проекта, который затем передается секретарю для печатания.
Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри хозяйства (приложение И). Из приложения И, например, видно, что письмо начальнику инспекции Министерства по налогам и сборам по Гродненскому району с просьбой произвести зачет предоплаты по налогу на добавочную стоимость в уплату Единого налога для производства сельскохозяйственной продукции исполнитель согласовывает с и.о. главного бухгалтера и подписывает у председателя хозяйства. На письме проставляется номер исходящего документа и дата его регистрации в хозяйстве.
Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.
К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.
Председатель УО СПК «Путришки» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.
Много времени в УО СПК «Путришки» отнимает операция согласования проекта. Процесс затягивается еще больше при наличии исправлений. Нередко отправление подготовленных документов откладывается из-за задержки их подписания. Это происходит потому, что все исходящие документы подписывает только председатель.
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается секретарю на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов" (приложение К). В форме журнала записывается исходящий номер и дата отправляемого документа, наименование организации в которую отправляется письмо, краткое содержание документа и ФИО исполнителя.
После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера номер фиксируется рукописным способом на обоих экземплярах.
Например: 24 февраля 2009 г. №1-6/134
Отправка исходящих документов осуществляется секретарем УО СПК «Путришки». Секретарь сортирует отправляемую корреспонденцию по адресам и видам почтовых отправлений, проставляет адреса на конвертах, складывает документы и кладет в конверты, заклеивает и определяет стоимость отправления. Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.
Порядок прохождения исходящих документов в УО СПК «Путришки» представлен в таблице 3.2.
Из таблицы 3.2 видно, что перемещение документов, исходящих из хозяйства, осуществляется не по самому короткому пути, есть возвратные петли и перемещения, что замедляет их движение и нарушает принцип прямоточности.