Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования (стр. 3 из 12)

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. [21, с. 29]

Схема движения входящих документов показано на рис. 1.1, где цифрами и буквами обозначено:

I	Руководитель (директор)
II	Исполнитель (структурное подразделение)
а	Экспедиционная обработка
b	Предварительное рассмотрение, сортировка
с	Регистрация
d	Распределение (разметка)
е	Перераспределение (переметка)
1	Корреспонденция
2	Документы, регистрируемые службой ДОУ
3	Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

Рисунок 1.1 Схема движения входящих документов [21, с. 30]

Возможность исследования документооборота любого учреждения обусловлена тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту – информации о проведении объекта в соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ, в ходе его и совершается «оборот» документов (информации).

Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет, по существу, функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования ДОУ, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.

В соответствии с этим цель документооборота – обеспечение движения кортежей документов в процессе ДОУ, а задачей совершенствования документооборота является организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей. [10, с. 18]

Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

2. Производственно-экономическая характеристика ОУ СПК «Путришки»

2.1 Природно-климатическая характеристика хозяйства и обеспеченность ресурсами

УО СПК «Путришки» Гродненского района является производственным кооперативом добровольно объединившихся крестьян для совместного ведения сельскохозяйственного производства на основе коллективного труда. УО СПК «Путришки» вступает на добровольных началах, не утрачивая своей хозяйственной самостоятельности, в учебно-научно-производственный комплекс при Гродненском государственном аграрном университете и является его учебно-производственной базой.

УО СПК «Путришки» специализируется на выращивании элитных семян зерновых культур и картофеля, а также производстве цельного молока и КРС на мясо.

Дорожная сеть хозяйства развита очень хорошо, имеется большая протяженность асфальтированных, улучшенных гравийных дорог: Гродно-Минск, Гродно-Скидель, Гродно-Озеры и другие. Пересекают территорию учхоза и ряд железных дорог: Гродно-Вильнюс, Гродно-Мосты, Аульс-Неман. В хозяйстве уделяется большое внимание состоянию дорожной сети. В строительстве новых дорог в учхозе нет необходимости, так как существующая связь посредством дорог между населенными пунктами и хозяйственными центрами хорошая.

Центральная усадьба учхоза находится в деревне Путришки Гродненского района. Расстояние от центральной усадьбы до районного центра (г. Гродно) 7 км. В состав хозяйства входит 25 населенных пунктов, 3 производственных участка, а также 5 животноводческих ферм.

Высшим органом управления УО СПК «Путришки» является собрание уполномоченных. Правление УО СПК «Путришки» избирается из членов хозяйства сроком на три года. Ежегодно правление хозяйства отчитывается о своей деятельности перед собранием уполномоченных. Организационная структура управления УО СПК «Путришки» приведена в приложении А.

Почвы хозяйства формируются в условиях умеренно-теплого климата. Лето теплое, влажное, продолжительное. Зима сравнительно короткая с частыми оттепелями и незначительным снежным покровом. Переходные сезоны года – весна и осень – выражены хорошо. Продолжительность теплого периода с положительной температурой воздуха колеблется в пределах 250 дней. Продолжительность безморозного периода в среднем 155-160 дней.

Гродненский район относится к зоне достаточного увлажнения. Среднегодовое количество осадков составляет 600 мм. Большая часть общей суммы осадков выпадает в теплый период года (апрель-сентябрь).

В результате удаленности друг от друга производственных центров, почвы в разных частях хозяйства отличаются по своему составу и качеству. Основным типом почвы являются дерново-подзолистые, а также имеются глинистые почвы и суглинки, супеси и песчаные почвы.

Таблица 2.1 - Землепользование УО СПК «Путришки»

Вид угодий	Годы					Структура, %
Вид угодий	2004	2005	2006	2007	2008	землеполь-зования в 2008 г.	сельхоз-угодий в 2008 г.
Всего закреплено земли, га	4952	4909	4918	4975	4974	100,0	x
в т.ч.: - пашня	3236	3230	3246	3221	3217	64,7	73,2
- сенокосы	109	100	100	100	100	2,0	2,3
- пастбища	912	935	935	1007	1007	20,2	22,9
- многолетние насаждения	73	71	66	66	71	1,5	1,6
- прочие	43	4	2	2	-	-
Итого сельхозугодий	4373	4340	4349	4396	4395	88,4	100,0
Площадь леса	138	150	150	150	150	2,9	x
Пруды и водоемы	33	33	33	33	33	0,7	х
Прочие земли	408	386	386	396	396	8,0	х

Из таблицы 2.1 видно, что в 2008 г. общая земельная площадь, закрепленная за кооперативом, увеличилась на 22 га по сравнению с 2004 г. и составила 4974 га. Аналогичным образом колебалась и площадь сельхозугодий. В 2008 г. она составила 4395 га, что также на 22 га больше, чем в 2004 г. Площадь пашни в 2008 г. составила 3217 га, что на 19 га или на 0,6 % меньше, чем в 2004 г. Площадь сенокосов также уменьшилась на 9 га или на 8,3 % и составила в 2008 г. 100 га. Однако, наблюдается значительное увеличение площади пастбищ (на 95 га или на 10,4 %).

В структуре землепользования УО СПК «Путришки» наибольший удельный вес занимают сельскохозяйственные угодья (88,4 %), что свидетельствует о высоком уровне сельскохозяйственного освоения земель. Небольшой удельный вес в структуре землепользования хозяйства в 2008 г. занимают леса и пруды и водоемы – 2,9 и 0,7 % соответственно, а также прочие земли, на долю которых приходится 8,0 %.

Наибольшая часть сельхозугодий отведена в кооперативе под пашню (73,2 %), что свидетельствует о высоком уровне распаханности территории. Поскольку в хозяйстве имеется большое поголовье сельскохозяйственных животных, то часть сельхозугодий отведена под сенокосы (2,3 %) и пастбища (22,9 %), а оставшаяся незначительная их доля отведена под многолетние насаждения (1,6 %).

Для расширенного воспроизводства необходимо непрерывное возобновление и совершенствование основных средств сельскохозяйственного предприятия. Неполное использование средств производства повышает себестоимость работ, приводит к раннему моральному старению машин, сдерживает технический прогресс. Состав и структура основных средств производства в УО СПК «Путришки» представлена в таблице 2.2.

Таблица 2.2 - Состав и структура основных фондов в УО СПК «Путришки»

Группы основных средств	Годы
	2004		2005		2006		2007		2008
	млн. руб.	%	млн. руб.	%	млн. руб.	%	млн. руб.	%	млн. руб.	%
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
Здания и сооружения	16728	65,71	16889	63,57	20188	61,12	22181	61,39	22123	58,59
Передаточные устройства	226	0,89	226	0,85	482	1,46	359	0,99	359	0,95
Машины и оборудование	6968	27,38	7555	28,44	10486	31,74	11089	30,69	12401	32,84
Транспортные средства	410	1,61	552	2,08	649	1,96	869	2,41	950	2,52
Инструмент, инвентарь	14	0,06	19	0,07	28	0,08	128	0,36	126	0,34
Рабочий и продуктивный скот	740	2,91	940	3,54	1005	3,04	1260	3,49	1561	4,13
Многолетние насаждения	162	0,64	182	0,69	202	0,60	241	0,67	238	0,63
Другие виды основных средств	205	0,80	205	0,76	-	-	-	-	-	-
Итого	25453	100	26568	100	33030	100	36127	100	37758	100
в т.ч.
участвующие в производственной деятельности	23862	93,7	24731	93,1	31186	94,4	34121	94,4	35719	94,6
не участвующие в производственной деятельности	1591	6,3	1837	6,9	1844	5,6	2006	5,6	2039	5,4

Данная таблица показывает, что в 2008 году производственные основные средства занимают 94,6 %, а непроизводственные 5,4 %. В их разрезе наибольший удельный вес принадлежит зданиям и сооружениям – 58,59 %, 32,84 % - машинам и оборудованию. Незначительную долю занимают инструмент и инвентарь – 0,34 % и многолетние насаждения - 0,63 %.