Программа состоит из функционально отделенных модулей: «Администратор», «Бухгалтерия», «Реализация и состав», каждый из которых содержит одно или несколько прибавлений, то есть программ, которые работают в OCMSWindows.
Модуль «Администратор» предназначен для использования главным бухгалтером или программистом. Данный модуль разрешает выполнять ряд следующих функций:
- управление базами данных (создание баз данных, их обновление и преобразование, создание резервных копий, восстановление целостности, установление общепрограммных параметров и т.п.);
- контроль за действиями пользователей (регистрация пользователей программы, распределение прав доступа пользователей к разделам информации и функций программы);
- выхода из нештатных ситуаций, связанных как с сбоями в работе оснащения, так и с ошибками персонала.
Модуль «Реализация и состав» является самостоятельным компонентом. Этот модуль может использоваться и без программы бухгалтерского учета, однако в полной мере его преимущества реализуются при работе вместе с бухгалтерским модулем на одной базе данных. Именно в этом случае вся необходимая информация из модуля «Реализация и состав» сразу поступает в бухгалтерский модуль, обрабатывается там и возвращается в виде готовых документов. Характерная особенность модуля состоит в использовании механизма лицевых счетов контрагентов, который предусматривает открытие для каждого контрагента (покупателя, поставщика) лицевого счета (одного или нескольких), на котором ведется учет финансовых (входные и исходные платежные поручения, кассовые ордера) и товарных (отпуск, возвращение, поставка товаров и услуг) взаиморасчетов с контрагентами. Это дает возможность индивидуального подхода к каждому клиенту, мгновенного получения информации о взаиморасчетах с ним, проведение взаимозачетов, удобной обработки оплаты одним платежным поручением по нескольким операциям.
Модуль «Бухгалтеры» предназначен для ведения учета хозяйственных операций, работы с первичными документами и для складывания бухгалтерской отчетности. Вместе с тем программе «Парус-Предприятие 7.11» данный модуль является объединяющим звеном для всех других функциональных модулей, который разрешает программе работать слажено и организованно. Он разрешает вести бухгалтерский учет, используя несколько планов счетов параллельно, вести количественный и валютный учет, а также использовать разные разрезы аналитики при ведении аналитического учета.
Программа «Галактика» является многопользовательской, комплексной системой автоматизации управлением предприятием, которая охватывает все аспекты его внутренней и внешней хозяйственной деятельности. При запуске программы на экране отображается главное меню программы, которая представляет собой перечень программных модулей. После выбора необходимого модуля работа продолжается стандартным способом.
5.3 Обоснование введения компьютерного учета на предприятии
В анализируемом сельскохозяйственном предприятии СООО “Украина”бухгалтерский учет ведется вручную, что существенно снижает его оперативность, эффективность и действенность, а также усложняет процедуру аудита в связи с необходимостью проверять большое количество документов. Реальная организация учета дает возможность поставить его на такой уровень, который отвечает требованиям управления в современных условиях развития экономики. В последние годы многие сельскохозяйственные предприятия принимают решения относительно образования автоматизированных систем управления. Обработка учетно-аналитической информации на базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) в своей основе является диалоговой, бухгалтер становится непосредственным участником технологического процесса автоматизированной обработки данных, а персональные ЭВМ – средством его труда.
Введение компьютеров и использование прикладного программного обеспечения может позволить значительно повысить оперативность и точность работ.
Процессдокументально-информационного управления (документооборота) традиционно состоит из следующих этапов:
- создание документов и их оформление;
- прием-передача документов;
- организация движения документов внутри предприятия;
- регистрация и контроль выполнения;
- сохранение документов.
Каждый из этих этапов с внедрением компьютерных технологий испытает определенные изменения. Предприятие, которое использует систему управления документами, за счет сокращения непроизводственных потерь времени может осуществлять объем услуг меньшим количеством сотрудников или увеличить объем услуг без увеличения численности персонала. Клиенты таких предприятий обслуживаются более скорее, получают полную информацию и обращаются к меньшему количеству сотрудников для ее получения.
Компьютерные технологии разрешают использовать электронный вариант картотек – базы данных. В простейшем варианте база данных – это и есть картотека, только расположенная в памяти компюьтера, который разрешает искать документ или группу документов за любым поисковым признаком, заложенным при регистрации: автором документа, исполнителем, темой, датой получения или складывание документа, его номером и т.п.
Одно из основных преимуществ передачи документов непосредственно из компьютера на компьютер – это возможность получить документ в том виде, в котором он был подготовлен, с включенными в него таблицами, графиками, рисунками и т.п. Ведомости из такого документа легко могут быть включены в другие документы, а сам он может передаваться по сети внутри предприятия.
Регистрация проводится путем заполнения регистрационной карточки на экране компьютера и перенесения регистрационного номера на сам документ в штамп с пометкой о получении документа.
Компьютерные программы документооборота автоматизируют три основных вида документооборота: офисный, общий, административный.
Офисный документооборот обслуживает рутинные офисные задачи и применяется только в рамках конкретной производственной задачи. Электронное сообщение, которое содержит инструкцию и информацию про ее статус в процессе документооборота, передается от работника к работнику соответственно порядка, определенного руководителем.
Общий документооборот имеет место, если нетипичные процессы охватывают несколько подразделов или предприятий. Разработка новой продукции, которая проходит стадии выдвижения концепции, проектирование производства и маркетинга, служит примером общего документооборота.
Административный документооборот обслуживает процессы, в которых ранише использовались только бумажные формы документов. Как и производственный документооборот, он предназначен для обработки отчетов о затратах и регистрационных формах с меньшими административными затратами. Вместо заполнения бумажной формы, например, для получения суточных при командировке сотрудник заполняет электронную форму на компьютере и по электронной почте присылает ее вбухгалтерию.
Современная компьютерная форма бухгалтерского учета базируется на использовании персональных компьютеров и вычислительных сетей. Компоненты компьютерной формы учета, без которых невозможно ее создание на конкретном предприятии. Практическое ее применение зависит от набора технических средств и выбора организационных форм их использования, которые предусматривают следующие варианты:
- использование исключительно персональных компьютеров;
- использование одного центрального компьютера и терминалов для ведения данных;
- объединение персональных компьютеров в локальную сеть (этим обеспечивается обмен данными между разными участками бухгалтерского учета);
- объединение персональных компьютеров в локальную сеть с одним или несколько мощными компьютерами и выход к глобальным сетям (Интернет).
Применение компьютеров разрешило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс регистрации хозяйственных операций. Бухгалтер работает на компьютере в диалоговом режиме, использует обратную связь в процессе обработки информации и получение соответствующих исходящих документов.
Компьютерная система учета оперативно отображает основные процессы, которые связанны с получением разных сведенных показателей, которые характеризуют финансово-хозяйственную деятельность предприятия. В этой учетной системе информация идет по единому каналу и используется для всех потребностей управления.
Единство информационной базы и полный автоматизированный технологический процесс обеспечивается за счет одноразового введения информации. Технологический процесс обработки данных при компьютерной форме учета делится на три этапа:
1) собирание и регистрация первичных данных для обработки на компьютере;
2) формирование массивов учетных данных на электронных носителях:
- журнала хозяйственных операций;
- структуры синтетических и аналитических счетов;
- справочников аналитических объектов;
- постоянной информации.
Одновременно осуществляется контроль процесса, обработка информации, записанной в массивах учетных данных;
3) получение результатов за отчетных период по запросу пользователя или в виде регистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок из бухгалтерских счетов или отображением на экране дисплея нужной информации.
В компьютерной форме учета ключевым моментом, который формирует как вид регистров, так и последовательность учетных записей, есть алгоритм, конкретное программное обеспечение. Поэтому качество и безошибочность отчетной информации зависит от усердия и качественной реализации учетных процедур программистами.
Любую форму учета характеризуют бумажные регистры. Учетные регистры – носители данных определенной формы, построенные соответственно экономическому группированию информации об активах, капитале и обязательствах предприятия.