В ходе контроля данного раздела учета подлежат проверке: поступление товарно-материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг), в том числе неотфактурованные поставки и поставки обеспеченные векселями; выставленные поставщикам и подрядчикам претензии; списанные безнадежные к взысканию долги выданные авансы и полученные коммерческие кредиты. При этом особое внимание должно быть уделено просроченной задолженности и задолженности с истекшим сроком исковой давности. Следует выяснить причины возникновения такой задолженности уточнить, какие были приняты меры к ее взысканию. При наличии дебиторской задолженности необходимо установить дату и причину ее возникновения. В случае, если среди контрагентов предприятия есть поставщики-нерезиденты, осуществляющие поставки за иностранную валюту, следует выяснить, как производился учет курсовых разниц и производился ли пересчет остатков по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на отчетную дату. При наличии поставщиков-резидентов, договоры на поставку от которых выражены в иностранной валюте (или в условных единицах), необходимо определить, каким образом в учете отражались суммовые разницы, возникшие до даты принятия товарно-материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг) к учету и после этой даты.
При применении на предприятии журнально-ордерной формы бухгалтерского учета, все операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками отражаются в журнале-ордере № 6. При ведении учета с использованием средств автоматизированной обработки данных - все операции группируются в различных аналитических карточках и ведомостях аналитического и синтетического учета. Данные синтетического и аналитического учета расчетов с, поставщиками и подрядчиками должны давать полное представление о расчетах:
- с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
- с поставщиками и подрядчиками по неоплаченным в срок расчетным документам;
- с поставщиками по неотфактурованным поставкам;
- по авансам выданным (следует иметь в виду, что с введением в действие нового Плана счетов, применявшийся ранее для расчетов по авансам выданным счет 61 отменен, и все расчеты по авансам выданным подлежат отражению на отдельном субсчете счета 60);
- с поставщиками и подрядчиками по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
- с поставщиками и подрядчиками по просроченным векселям;
- с поставщиками по полученному коммерческому кредиту.
Основные источники информации для проверки данного раздела учета:
- договоры на поставку товарно-материальных ценностей (выполнение работ, оказание услуг);
- счета-фактуры поставщиков (при импортных операциях - таможенные декларации);
- накладные на поступившие ТМЦ, акты выполненных работ;
- документы оплаты поставщикам (кассовые, банковские, акты о взаимозачетах и пр.).
Перед составлением плана и программы проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками прежде всего необходимо установить качество состояния внутреннего контроля по учету таких операций. Для достижения этой цели, как правило, прибегают к опросу (письменному и устному) работников предприятия. Это позволяет выявить наиболее уязвимые места в системе учета расчетов и делить дальнейшее направление проверки. Преимущественно проверяют работы, которые совсем не подвергались контролю либо мало контролировались бухгалтерией (или другой внутренней службой предприятия). Заполнив две последние графы настоящей таблицы с достаточной степенью определенности можно оценить действующую на предприятии систему внутреннего контроля применительно к разделу учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Причем отельный ответ на каждый из первых предложенных методов достижения поставленных двенадцати задач говорит о наличии высокого уровня системы внутреннего контроля в организации, Однако следует заметить, что положительные ответы на первые предложенные методы обязательно должны подтверждаться рабочими документами службы внутреннего контроля. После проведения анализа системы внутреннего контроля следует определить, каким образом на предприятии организован обмен информацией между службой внутреннего контроля и органом управления предприятия. Это также важный момент в понимании организации учета на предприятии, так как сами по себе результаты внутреннего контроля лишь сигнализируют о допущенных нарушениях и ошибках, но не являются подтверждением того, что «обнаруженные ошибки и нарушения будут исправлены.
Таблица 2.1.
Оценка состояния внутреннего контроля
| Наименование процедуры контроля | Конечные задачи процедуры контроля | Возможные методы проведения процедуры контроля на предприятии | Оценка | Примечание | |
| + | - | ||||
| 1. Контроль законности совершения операции и создания первичного документа | 1.) Все хозяйственные операции совершаются и фиксируются в учете с письменного разрешения руководства или уполномоченных на то лиц 2.) Все хозяйственные операции совершаются в строгом соответствии с заключенными договорами и действующим законодательством | Систематическая проверка первичной документации на наличие необходимых подписей службой внутреннего контроля Отказ в принятии документа в обработку работниками бухгалтерии без соответствующих подписей Отказ конкретных исполнителей в исполнении хозяйственной операции без соответствующих письменных распоряжении Проверка службой внутреннего контроля соответствия произведенных и зафиксированных на носителе операций хозяйственным договорам и действующему законодательству | |||
| 2. Формальная проверка документации на наличие обязательных реквизитов | 3) Весь массив первичных документов в части наличия необходимых реквизитов отвечает требованиям законодательства о бухгалтерском учете | Систематическая проверка службой внутреннего контроля наличия всех обязательных реквизитов в документах Контроль со стороны работников бухгалтерии, обрабатывающих конкретные документы за правильностью оформления документов | |||
| 3. Соответствие первичной документации регистрируемым оперативным фактам | 4) Достижение уверенности в том, что на каждую операцию составлен документ, верно зафиксировавший совершенный оперативный факт | Систематическая проверка службой внутреннего контроля соответствия созданных и полученных первичных документов экономическому смыслу операции Арифметический и логический контроль со стороны работников бухгалтерии, обрабатывающих документацию, за соответствием совершенной операции оформленному оправдательному документу | |||
| 4. Контроль полноты регистрации первичных документов | 5) Достижение уверенности, что все первичные документы на предприятии будут введены и обработаны | Проверка службой внутреннего контроля полноты регистрации документов в учетных регистрах Единая нумерация первичной документации, контроль со стороны бухгалтерии за отклонениями в нумерации документов, ведение журналов регистрации первичных учетных документов | |||
| 5. Контроль точности регистрации и обработки первичных документов. | 6)Точный количественный и качественный перенос данных из документа в систему учета | Проверка службой внутреннего контроля соответствия занесения данных из первичного документа в систему бухгалтерского учета. Автоматический ввод бухгалтерской проводки с документа с помощью соответствующих программных продуктов Обязательная контировка первичных документов бухгалтером, производящим их обработку | |||
| 6. Контроль своевременности регистрации и обработки первичных документов | 7) Достижение уверенности в том, что принцип временной определенности на предприятии соблюден | Проверка службой внутреннего контроля соответствия даты документа дате его регистрации в учетном регистре Проведение инвентаризации и сверок расчетов с целью установления реальности числящихся в учете сумм на определенную дату Система поощрений и наказаний за выполнение бухгалтером-исполнителем своих обязанностей, в т.ч. за своевременность регистрации документов | |||
| 7. Контроль документопотоков | 8) Достижение уверенности в том что на предприятии исполняются действующие графики документооборота | Проверка службой внутреннего контроля исполнения функций персонала, задействованного в системе документооборота в соответствии с действующими графиками Контроль со стороны бухгалтерий за сроками оборота документов | |||
| 8. Контроль организации обработки и регистрации документов (с точки зрения защиты информации) | 9) Достижение уверенности в том, что в процессе регистрации и обработки информации, вся первичная документация будет защищена от несанкционированного доступа | Проверка службой внутреннего контроля организации хранения документов в процессе текущей деятельности Определение круга лиц, имеющих право доступа к той или иной документации, контроль со стороны работников бухгалтерии за документами, находящимися у них на обработке | |||
| 9. Контроль системы защиты информации в условиях КОД | Практика введения паролей на автоматизированных рабочих местах (АРМ), установление системным оператором определенного порядка доступа к информации с другого АРМа | ||||
| 10. Контроль организации хранения документов | 10) Достижение уверенности в том, что в организованной на предприятии системе хранения документов не будет допущено утери или исправления первичной документации на протяжении всего срока ее хранения | Проверка службой внутреннего контроля соблюдения требований нормативных актов в части организации архивной службы Контроль со стороны бухгалтерии за соблюдением сроков сдачи документации в архив и сроков хранения первичной документации Инвентаризация дел в архивах | |||
| 11. Контроль за истребованием кредиторской задолженности | 11) Достижение уверенности в том, что с любой сомнительной или просроченной задолженностью на предприятии будет проводиться соответствующая работа по ее истребованию | Систематическая проверка службой внутреннего контроля своевременности предъявления претензий поставщикам и своевременности подачи дел в арбитражные суды и отслеживание результатов проведенных мероприятий Контроль со стороны бухгалтерии за своевременностью истребования задолженности | |||
| 12. Контроль за правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета | 12) Достижение уверенности в том, что все операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками будут отражены на соответствующих экономическому смыслу совершенной операции счетах бухгалтерского учета | Использование на предприятии автоматизированных средств обработки данных, в которых реализована возможность автоматического формирования корреспонденции счетов по типовым операциям Контроль со стороны службы внутреннего контроля и главного бухгалтера (или другого ответственного лица) за правильностью произведенных на счетах учета записей Разработка типовых корреспонденций счетов без дальнейшего контроля за их соблюдением | |||
2.2 ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ