В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного счета в банке в результате платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и пр. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером, который вместе с расходным ордером регистрируется в журнале регистраций приходных и расходных кассовых ордеров. При покупке организацией товаров, работ и услуг у других юридических и физических лиц и осуществлении расчетов с ними возникают обязательства, представляющие собой кредиторскую задолженность. Организации и лица, которым должна данная организация, называются кредиторами.
Кредиторов, задолженность которых возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, называют поставщиками. Задолженность по оплате труда своим работникам (начисленная но не выплаченная), задолженность перед бюджетом, внебюджетными фондами и прочие отчисления называют обязательствами по распределению. Кредиторов, задолженность которых возникла по другим нетоварным операциям, называют прочими кредиторами. Для учета кредиторской задолженности используются счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», «Расчеты с персоналом по оплате труда», «Расчеты с персоналом по прочим операциям», «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др. В системе аналитического учета кредиторскую задолженность отражают по их видам.
Срок, в течение которого кредиторские задолженности отражаются в учете и отчетности, включает в себя период времени, с которым гражданское законодательство связывает те или иные правовые последствия. Наступление или истечение срока влечет возникновение, изменение или прекращение гражданских правоотношений, связанными с правами и обязанностями сторон. Сроки бывают нормативными – установленные законом или иными правовыми актами и договорные – определяемые соглашением сторон. Как разновидностью нормативных сроков гражданского права различают сроки, в течение которых нарушенное или оспариваемое право подлежит защите, например, срок исковой давности. Общий срок исковой давности установлен в три года. Для отдельных видов требований законом могут быть установлены специальные сроки исковой давности, сокращенные или увеличенные по сравнению с общим сроком. На суммы предъявленные на оплату счетов поставщиков за поставленные ценности, оказанные услуги или фактически поступившие товары и материалы, потребленные услуги и работы составляются бухгалтерские записи:
Д-т 60 К-т 50
- Из средств кассы погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками.
- Выданы из кассы авансы под поставку материальных ценностей.
Д-т 50 К-т 60
- Зафиксирован возврат поставщиками ранее полученных и неиспользованных плановых платежей.
- Поступили в кассу от поставщиков и подрядчиков суммы переплат в связи с взаимной проверкой обязательств сторон.
- Осуществлен возврат в кассу авансов, выданных поставщикам и подрядчикам в связи с расторжением договоров с ними.
1.3 БЕЗНАЛИЧНЫЕ РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ
Движение средств на расчетном счете оформляется банковскими платежными документами. К таким документам относятся: объявление о взносе наличными, платежные поручения, платежные требования, платежные требования – поручения, чеки. Объявлением о взносе наличными оформляется сдача наличных денег в кассу банка. Банк в подтверждение приема денег выдает клиенту квитанцию.
Расчеты, производимые организацией через банк, делятся на две группы: расчеты по товарным и нетоварным операциям. К товарной группе относят расчеты за реализованные материально-производственные запасы, оказанные услуги и выполненные работы, а к нетоварной группе – операции по финансовым обязательствам, по расчетам с научно- исследовательскими и учебными заведениями, с жилищно-коммунальными организациями по квартплате и пр. Наибольший удельный вес в общей массе расчетов составляют расчеты по товарным операциям.
Основными формами расчетов по товарным операциям являются: акцептная, аккредитивная, платежными поручениями, чеками, векселями, путем плановых платежей. Применение той или иной формы расчетов предусматривается в договоре между сторонами, за исключением случаев, когда правилами банка установлены обязательные формы расчетов.
Кроме того, все расчеты можно подразделить на иногородние и одногородние. Иногородними являются расчеты между организациями, имеющими счет в учреждениях банка, расположенных в разных населенных пунктах. К одногородним относятся расчеты между организациями, счета которых находятся в одном или разных учреждениях банка одного населенного пункта.
Акцептная форма расчетов и расчеты платежными требованиями применяются между поставщиками и подрядчиками за отгруженные товары или оказанные услуги.
Отказы покупателей от акцепта платежных требований могут быть частичными и полными. Полный отказ от акцепта платежного требования имеет место при отгрузке товаров не по адресу, досрочной поставки товара без согласия покупателя. Счет допускается оплачивать частично, когда в нем указана цена, превышающая установленную договором, нарушение ассортимента материальных ценностей, допущены арифметические ошибки и пр. За необоснованный отказ от акцепта покупатель может нести материальную ответственность. Грузы, по которым последовал полный отказ от акцепта, поступают на ответственное хранение к покупателю до получения указанной от поставщика.
Наиболее распространенной формой безналичных расчетов являются расчеты платежными поручениями. Такие расчеты ведутся в тех случаях, когда владелец счета дает распоряжение обслуживающему его банку о перечислении указанной им суммы со своего счета на счет получателя средств. Используются платежные поручения для предварительной и последующей оплаты уже полученных товаров, для перечисления платежей в бюджет и во внебюджетные фонды, различным юридическим и физическим лицам. Платежное поручение действительно в течение десяти дней со дня выписки. Если срок платежа в поручении не проставлен, то сроком платежа считается дата принятия документа банком. Платежное поручение считается исполненным только в момент зачисления денежных средств на указанный в поручении счет получателя.
При расчетах также используется вексель. Он является средством оформления отношений между организациями или товарных кредитов, предоставляемых продавцом покупателю в виде отсрочки уплаты денег за проданные товары, выполненные работы и оказанные услуги, в качестве залога для получения банковского кредита или займа, как средство обеспечения обязательств третьих лиц и пр. С момента выдачи векселя обязательство по первичному договору трансформируется в долг по вексельной сделке - договор коммерческого кредита. В векселе могут быть указаны сроки платежа:
- в момент предъявления векселя;
- спустя определенное время после предъявления векселя;
- спустя определенное время после составления векселя;
- в установленный день.
Аналитический расчет ведут в хронологическом порядке по каждому поставщику или подрядчику. Причем он должен быть организован так, чтобы сведения можно было получать сгруппированными по срокам оплаты; расчетным документам, срок оплаты которых еще не наступил; не оплаченным в срок расчетным документам; выданным, неоплаченным и просроченным векселям и т.д.
По ведению безналичных расчетов с поставщиками и подрядчиками в бухгалтерском учете составляются следующие записи:
Д-т 60 К-т 51
- Погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками, в том числе обеспеченная выданными векселями.
- Учтены суммы авансов, выданных под выполнение работ и поставки материальных ценностей.
Д-т 51 К-т 60
- Зачислены на расчетный счет денежные суммы, поступившие от поставщиков после установления фактов переплаты им.
- Возвращен от подрядчика ранее выданный ему аванс.
Глава 2. МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКСПЕРТНОЙ ПРОВЕРКИ НАЛИЧНЫХ И БЕЗНАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ
2.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ПО УЧЕТУ РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ
Основная цель контроля - установить соответствие совершенных операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками действующему законодательству и достоверность отражения этих операций в бухгалтерской отчетности. Согласно основной цели в первую очередь необходимо проверить наличие договоров с поставщиками и подрядчиками, правильность их оформления и соответствие содержания договоров экономическому смыслу совершенных сделок. При этом все сделки с поставщиками и подрядчиками можно разделить на две группы в зависимости от предмета и сущности заключаемых договоров. В первую группу входят расчеты с поставщиками. Предмет договоров группы - приобретение любых товаров (термин «товар» применяется в контексте ГК РФ) и имущественных прав. Основные формы заключаемых договоров в рамках этой группы: договор купли-продажи, договор поставки, договор энергоснабжения, договор мены. Во вторую группу входят расчеты с подрядчиками. Предметом договоров этой группы является выполнение определенной работы и сдача ее результата заказчику. Основные формы договоров: подряда, договор возмездного оказания услуг, договор на выполнение НИОКР. Подобное деление на группы обусловлено тем что специфика договоров внутри каждой из групп требует различных подходов при проведении контроля.