| Категории работников | Количество | Категории работников | Количество |
| Заведующий автогаражом | 1 | Сварщик | 1 |
| Механик | 1 | Слесарь-электрик-моторист | 1 |
| Бухгалтер-диспетчер | 1 | Сторож | 2 |
| Водители | 26 | Техничка | 1 |
| Вулканизаторщик | 1 | Всего | 35 |
Заведующий автогаражом обеспечивает содержание автотранспортных средств в надлежащем состоянии, осуществляет контроль за соблюдением водителями правил технической эксплуатации автотранспортных средств и оказанием им необходимой технической помощи на линии. Кроме того, осуществляет контроль за обеспечением горюче-смазочными материалами, за своевременным обслуживанием и правильным хранением подвижного состава, а также принимает меры по подбору и расстановке кадров и их целесообразному использованию.
Бухгалтер автогаража ведет бухгалтерский учет затрат в своем подразделении. Это требует от него знаний методологии бухгалтерского учета и системы записей по учитываемым операциям, умения пользоваться планом счетов, выписывать, проверять, таксировать и обрабатывать первичные учетные документы. Он несет ответственность за выполнение графика документооборота и соблюдения установленных сроков прохождения и обработки документов в автогараже. От бухгалтера автогаража требуется умение составлять вспомогательные ведомости и другие учетные регистры на основании обработанных первичных документов, вести аналитический учет и сверять его данные с синтетическим учетом.
Бухгалтер автогаража участвует в контрольно-проверочных мероприятиях (инвентаризации, переоценках, сверках взаимных расчетов), в оформлении соответствующих документов (актов, описей, протоколов, писем и т.д.); анализирует обрабатываемую учетную документацию с точки зрения законности совершенных операций, правильности оформления самого докаумента и соответствия его утвержденным сметам, штатам, нормативам, тарифам, расценкам и другим плановым данным.
Для выполнения всех перечисленных требований бухгалтером автогаража изучены законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета и отчетности в автотранспортном подразделении, а также формы и методы бухгалтерского учета на предприятии, план и корреспонденцию счетов, организацию документооборота в автогараже, методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.
Учитывая относительно небольшую численность автомобилей в СПК "Восход" бухгалтер автогаража совмещает свои основные обязанности с некоторыми обязанностями диспетчера. Он выписывает водителям путевые листы. Дальнейшая работа с этими документами прямо связана с обязанностями по выполнению учетно-аналитических функций бухгалтера.
3.2. Учетные документы, используемые в автотранспортном
подразделении обследованного предприятия
В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета автогаража СПК "Восход" являются первичные бухгалтерские документы. В них фиксируются факты совершения хозяйственных операций. Первичные документы автотранспортного подразделения содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа (форма); код формы; дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (натуральные и денежные); наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки.
Первичные документы составляются в момент совершения операции. А если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. В первичных документах и регистрах бухгалтерского учета автогаража неоговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибки подтверждается подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Первичные документы и регистры бухгалтерского учета хранятся в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение их сохранности в период работы и своевременную передачу в архив несет главный бухгалтер предприятия.
Учет движения транспортных средств в СПК "Восход" оформляется документами типовых форм, утвержденных Государственным Комитетом РФ по статистике. Так, для учета поступления автотранспортных средств на предприятии используют акты приемки-передачи основных средств и инвентарные карточки учета основных средств. Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация накапливается и систематизируется в синтетических регистрах бухгалтерского учета.
При зачислении в состав основных средств для учета ввода их в эксплуатацию применяется типовой документ формы № ОС-1, накладная внутреннего перемещения основных средств. Акт приемки-передачи основных средств в одном экземпляре на каждый объект автотранспортных средств в день его поступления составляет приемочная комиссия предприятия, подписывают ее члены приемной комиссии и главный бухгалтер, утверждает руководитель предприятия. После того, как акт приемки-передачи основных средств оформлен, его направляют в бухгалтерию предприятия. К акту прилагают техническую документацию на автотранспортное средство. На основании этих документов бухгалтерия производит необходимые записи в инвентарных карточках учета основных средств СПК "Восход".
Техническая документация, относящаяся к данному инвентарному объекту передается в автогараж с соответствующей отметкой в инвентарной карточке.
Для аналитического учета всех видов основных средств в автотранспортном подразделении предприятия применяется Инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6). Ее открывают и заполняют на каждый отдельный объект основных средств и, в частности, на каждое автотранспортное средство в отдельности. Заполняют инвентарную карточку в одном экземпляре на основании акта приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1), а также технической и другой документации на данный объект. Заполнение инвентарной карточки выполняется тщательно без подчисток и помарок, так как эта карточка хранится на предприятии в различных картотеках (картотека действующих основных средств, картотека списанных основных средств) все время существования предприятия. В карточке указывается заводской номер автомобиля, год выпуска, номер паспорта.
В разделе "Краткая характеристика объекта" записывают только качественные основные и количественные показатели, но обязательно указывают номера всех номерных агрегатов - шасси (рамы), кузова, двигателя.
Автотранспортные средства вводятся в эксплуатацию только после регистрации в органах Государственной инспекции безопасности дорожного движения МВД РФ. В соответствии с правилами регистрации автотранспортных средств и прицепов к ним в Государственной автомобильной инспекции, утвержденными приказом МВД России от 26.12.1994 г. № 430 СПК "Восход" регистрирует транспортные средства в течение пяти суток после приобретения.
Ведение бухгалтерского учета эксплуатации автотранспортных средств основано на обязательном оформлении ряда первичных документов. Целевая направленность таких документов различна - это и обеспечение сохранности автотранспортных средств на предприятии, и учет пробега автомобиля, и учет рабочего времени водителя, и приобретение прав на эксплуатацию автотранспортного средства и др.
Аналитический учет автотранспортных средств так же, как и прочих основных средств СПК "Восход", ведется по классификационным группам.
Внутри группы основных средств ведется еще более детализированный аналитический учет.
а) по инвентарным объектам с помощью инвентарных карточек (форма № ОС-6);
б) по месту эксплуатации объектов у лиц, ответственных за их сохранность, с помощью инвентарного списка (форма № ОС-9).
Для учета и контроля движения автотранспортного средства ему присваивается уникальный инвентарный номер. Инвентарные номера обязательно указываются во всех первичных документах, которыми оформляется движение автотранспортных средств на предприятии, а также в регистрах аналитического учета. Инвентарный номер, присвоенный объекту, будет сохраняться за ним все время, пока объект будет находиться в СПК "Восход". Инвентарные номера выбывших по различным причинам автотранспортных средств - проданных, списанных в результате аварии или полного износа - не присваиваются другим автотранспортным средствам, поступившим на предприятие. Инвентарный номер для целей учета и контроля за сохранностью наносится на автотранспортные средства. Инвентарным объектом транспортных средств в СПК "Восход" считается отдельный автомобиль, прицеп или полуприцеп с относящимися к нему приспособлениями - запасным колесом, набором инструментов и т.п.
В соответствии с п.12 Постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" в настоящее время в СПК "Восход" действуют следующие унифицированные бланки первичной учетной документации по работе автомашин: форма 3 "Путевой лист легкового автомобиля"; форма 3-специальная "Путевой лист специального автомобиля"; форма 4-П "Путевой лист грузового автомобиля"; форма 6-специальная "Путевой лист автобуса необщего пользования"; форма 8 "Журнал учета движения путевых листов"; форма 1-Т "Товарно-транспортная накладная".
Особое внимание уделяется контролю за показаниями спидометра, переносу остатков горюче-смазочных материалов из предыдущего путевого листа, отметке медработника, разрешающего выпуск водителя на линию, и т.д.