Довихідної облікової інформації також відноситься інформація, призначена для використання в подальших облікових циклах і для рішенні задач на суміжних АРМ.
За призначенням вихідні форми документів діляться на основні і допоміжні документи. Основні документи служать основним функціональним цілям бухгалтерського обліку, контролю і аналізу і повинні відповідати всім методологічним вимогам і правилам ведення регістрів бухгалтерського обліку.
Допоміжні документи містять різноманітні разові і періодичні відомості, що використовуються тільки для довідкових, контрольних і управлінських цілей і не вимагають безпосередньо для здійснення конкретних управлінських рішень.
За змістом документи діляться на оборотні відомості, відомості руху коштів і їх джерел, інвентаризаційні відомості, групувально-аналітичні документи, відомості по документованих операціях.
Зміст вихідних документів повинно забезпечувати можливість перевірки правильності результуючої інформації і її відповідність інформації первинних документів.
Як правило, вихідна інформація видається по запиту, і тому найбільш прийнятною формою її відображення є фрагментарні документи і відеограми.
Переклад повних вихідних документів в “безпаперовий” вигляд і задоволення поточних потреб обліку фрагментарними документами і відеограмами дає підставу вважати комплекс повних документів людиночитаємою копією облікових регістрів, що мають з оригіналом однакову юридичну силу.
Склад показників відеограм повинен відповідати інформації повних вихідних документів (облікових регістрів), переведених в “безпаперовий” вигляд.
Інформація відеограм може бути виведена у вигляді фрагментарного документа, і навпаки.
Вихідна інформація обліку, контролю і аналізу, що формується у вигляді вихідних документів на машиночитаемом носії, повинна оформлятися в порядку, що забезпечує юридичну силу вказаних документів.
Специфіка бухгалтерського обліку визначає його як систему суцільного, безперервного, взаємопов'язаного і об'єктивного відображення фактів господарської діяльності.
Вихідний документ повиненмістити інформацію, що дозволяє однозначно ідентифікувати:
підприємство, на якому створений документ;
документ (назва, номер і т.д.), структурний підрозділ підприємства, по якому складений документ (для документів, що створюються по структурних підрозділах підприємства);
звітний період, за який сформована відображена в документі результатна інформація (або дату звітного періоду, на яку сформована ця інформація);
відображені в документі облікові і звітні показники;
обсяг інформації документа (кількість рядків стандартних сторінок);
дату створення документа;
особа, що склала документ і відповідальне за правильність його виготовлення.
Вихідний документ на машиночитаємому носії, якщо він підтримує “безпаперовий” вигляд певних регістрів, є оригіналом, а інформація, що відображається по мірі необхідності в людиночитаємій формі, є його копією. Вихідні документи (оригінали, дублікати і копії) на машиночитаємому носії підлягають авторизації. Для авторизації використовується код посадової особи, що відповідає за формування цих вихідних документів на АРМБ.
На відміну від цих вимог вказівка на важливість забезпечення максимально можливої зручності використання вихідної інформації обліковим персоналом носить інформаційний і, більш того неоднозначний характер. Їм визначаються лише загальнінапрями і принципи організації відображення вихідної інформації в автоматизованій системі обліку, контролю і аудиту.
Результатом рішення задач на АРМБє вихідна інформація, придатна для використання і відображена у вигляді документа на людиночитаємому (паперовому) носії, тобто у виглядімашинограми або за допомогою засобів візуального відтворення на екрані. Існує три способи відображення вихідної інформації на АРМБ.
Перший спосіб передбачає отримання повнооб’ємних звітних документів на паперовому носії з метою поточного їх використання, архівного зберігання і документальних ревізій. Такі документи оформляються з урахуванням довготривалого зберігання і мають юридичну силу.
Другий спосіб передбачає складання фрагментарних документів, відмінних від повнихтим, що містять лише вибіркову інформацію, що переважно видається по запиту в довідкових цілях. Фрагменти відомостей мають разовий характер використання і не володіють юридичною повноцінністю.
Третій спосіб передбачає відображення вихідної інформації в формі відеограм.
Другий і третій способи відображення можуть мати подальший розвиток при організації вихідних документів на машиночитаємих носіях.
У умовах обробки інформації на основі АРМ бухгалтера з можливістю видачі “безпаперових” вихідних документів і організації роботи в режимі “запит-відповідь” постає задача одночасного застосування чотирьох збалансованих груп документів: документів на машиночитаємих носіях, повних документів (облікових регістрів), фрагментарних документів на паперовому носії, відеограма.
Вихідна інформація для рішення задачі з нарахування амортизації.
Перелік та опис вихідних повідомлень задачі ОЗ 1012 представлено в таблиці 5.2.
| Ідентифікатор | Форма подання | періодичність | Термін видачі | Одержувачі та призначення вихідної інформації |
| В101201 | Мащинограма, відеокадр - відомість нарахування амортизації по об’єктам основних засобів 2-ї групи | щоквартально, по запиту | 3-го числа наступного за звітним періодом | Бухгалтерія, контроль за вірогідністю розрахунку |
| В101202 | Машинограма, відеокадр - відомість нарахування амортизації по приладах | щоквартально, по запиту | 5-го числа наступного за звітним періодом | Бухгалтерія, контроль за вірогідністю розрахунку |
| В101203 | Машинограма, відеокадр - відомість нарахування амортизації по приладах | щоквартально, по запиту | 6-го числа наступного за звітним періодом | Бухгалтерія, контроль за вірогідністю розрахунку |
| ВМ 101202 | Масив обліку нарахованих амортизаційних відрахувань у звітному періоді | щоквартально | 3-го числа наступного за звітним періодом | Загальносистемна база даних |
Перелік та опис вихідних одиниць інформації наведено в таблиці 5.3.
Перелік та опис вихідної інформації.
Таблиця 5.3.
| Назва вихідних одиниць | ідентифікатор повідомлень, що містить вихідну інформацію | Вимоги до наочності та надійності обчислень |
| 1. Балансова вартість основних засобів 2-оі групи | В101201, В101202, В101203, ВМ101204 | 10000000,00 |
| 2. Норма амортизаційних відрахувань в перерахунку на звітний квартал | В101201, В101202, В101203, ВМ 101204 | 00000000,01 |
Для формування вхідної інформації використовуються як операції роботи за стандартними уніфікованими формами, так і автоматизоване документування шляхом формування первинного документу різної (раціональної) форми. При цьому формуються дані по всім господарським операціям. Вони можуть відображатися на екрані або видаватися на принтер. Інформаційне забезпечення створюється у вигляді локальної бази АРМБ.
Перелік та опис вхідних повідомлень задачі ОЗ 1012 представлені в таблиці 5.4.
Таблиця 5.4.
| Ідентифікатор | Форма подання | Термін надходження | Частота надходження |
| І 101201 | Машинограма, відеокадр - інвентарна картка | щомісячно, за необхідністю | один раз на квартал |
| АВ 101202 | Машинограма, відеокадр - акт введення в експлуатацію | щомісячно, за необхідністю | один раз на квартал |
| ПА 101203 | Машинограма, відеокадр - довідка про пробіг транспортних засобів | Щомісячно | один раз на квартал |
| А 101203 | Машинограма, відеокадр - акт прийомки – передачі основних засобів | за необхідністю | один раз на квартал |
| АР 101204 | Машинограма, відеокадр - акт пройомки – передачі відремонтованих основних засобів | за необхідністю | один раз на квартал |
| М 101205 | Машинограма, відеокадр - накладна на внутрішнє переміщення основних засобів | Щомісячно | один раз на квартал |
Перелік та опис вхідних одиниць інформації наведено в таблиці 5.5.
Перелік та опис вхідних одиниць інформації.
Таблиця 5.5.
| Назва вхідної одиниці | Необхідна точність її числового значення | джерело інформації | ідентифікатор джерела інформації |
| 1. Інвентарний номер | 10000,0 | інвентарна карточка, акт прийомки-передачі оз | І 101201, А 101202 |
| 2. Заводський номер | 1000000000,0 | інвентарна карточка, акт прийомки-передачі оз | І 101201, А 101202 |
| 3. Матеріально відповідальна особа | 100000,0 | інвентарна картка | І 101201 |
| 4. Паспорт | 100000,0 | інвентарна картка | І 101201 |
| 5. Завод виготовлювач | 10000000,0 | інвентарна картка | І 101201 |
| 6. Рік виготовлення | 1000,0 | інвентарна картка | І 101201 |
Нормативно-довідникову інформацію у випадку обліку ОЗ можна представити наступним чином.
Таблиця 5.6.
| Назва масиву | Призначення масиву | Максимальна кількість записів |
| 1. довідник підрозділів | А00001 | 26 |
| 2. довідник матеріально відповідальних осіб | А00002 | 190 |
| 3. довідник груп та видів основних засобів | А00003 | 6 |
| 4. довідник господарських операцій з обліку основних засобів | А00004 | 46 |
| 5. довідник видів дорогоцінних металів та каміння | А00005 | 37 |
| 6. довідник – календар | А00006 | 4 |
| 7. довідник бухгалтерських проводок | А00007 | 46 |
Перелік масивів, що використовуються для реалізації алгоритму задачі ОЗ 1012.