При использовании автотранспорта, который выделяется автотранспортным предприятием ЗАО “Кузбассэнерго”, менеджерами заполняется талон заказчика к путевому листу, в котором указывается время прибытия и убытия автотранспорта, фамилия менеджера, дата автоуслуги и код заказчика, который присваивается менеджеру АТП ЗАО “Кузбассэнерго”. Автоуслугами АТП ЗАО “Кузбассэнерго” могут пользоваться не только менеджеры, но и различные отделы предприятия.
В секторе по расчетам с дебиторами и кредиторами ОАО “Кузбассэнерго” поступает документ счет-фактура на определенную дату, в которой указывается общая сумма всех автоуслуг, предоставленных менеджерам и отделам предприятия за определенный период времени. К этому документу прилагается ведомость-реестр за выполненные автоуслуги, в которой указываются фамилия и код каждого менеджера или название отдела предприятия и его код; дата, сумма и количество часов каждой автоуслуги за определенный период времени и итоги суммы и количества часов автоуслуг по каждому менеджеру и каждому отделу предприятия. Также к счет-фактуре прилагаются талоны заказчиков к путевым листам для проверки достоверности информации.
Номер и дата счет-фактуры, а также итоговая сумма по каждому менеджеру и отделу предприятия, которые пользовались транспортом, заносятся бухгалтером в компьютер для выполнения проводок и отражения денежных средств на балансе предприятия.
Для формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия бухгалтер высчитывает вручную из всех принятых за данный период времени ведомостей-реестров суммы, количества фактических часов автоуслуг по каждому менеджеру и оформляет в электронном виде таблицу, в которой указываются фамилия каждого менеджера, количество фактических часов автоуслуг, лимит каждого менеджера по приказу, отклонения фактических часов от лимита и сумма автоуслуг. Также в электронный документ вводятся название отчета, номер и дата приказа, на основании которого сформирован отчет, фамилия начальника хозяйственного обеспечения, фамилии заместителя главного бухгалтера и исполнителя формирования данного отчета. Отчет распечатывается на бумажном носителе и подписывается заместителем главного бухгалтера.
Формирование отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия требует применения вычислительной техники для сокращения времени на его формирование и предоставления достоверной информации об использовании служебного автотранспорта, так как вычисления в ЭВМ происходят безошибочно в отличии от ручной работы бухгалтера. Автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия позволит в короткие сроки составлять отчет, безошибочно вычисляя суммы, количества часов и отклонения фактических часов автоуслуг от лимита, избавляя от рутинной работы бухгалтера.
Это позволит эффективнее следить за тем, чтобы менеджеры не могли бесконтрольно использовать автотранспорт не только для служебных, но и личных целей, и, соответственно, чтобы не происходило перерасхода денежных средств предприятия.
Автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия позволит составлять отчет не только за квартал, но и за любой период времени для более эффективного контроля за выделением служебного автотранспорта менеджерам.
Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия необходима, так как денежные средства за оплату автоуслуг предприятия представляют собой суммы в миллионы рублей в год и эти суммы должны быть минимальными для успешной работы предприятия.
1. Основная часть
1.1 Техническое задание на разработку программы
Полное наименование темы разработки – автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия за выбранный период. Краткое наименование темы разработки – автоматизация формирования отчета.
1.1.2 Назначение разработки. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна выдавать результаты не более чем за минуту, использовать не более чем 14 МБайт памяти оперативного запоминающего устройства или 4 Мбайт в сжатом виде. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна использоваться на компьютерах с системным блоком типа PentiumIV с объемом памяти опeративного запоминающего устройства 512 Мбайт. Компьютер должен быть оснащен дисплеем, клавиатурой, мышью, жестким диском, дисководом для гибких дисков, CD-ROM дисководом, принтером, подходящими и функционирующими с вышеописанным системным блоком. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна использоваться на персональном компьютере с установленной на нем для надежной работы данной программы лицензированной программой 1С: Предприятие 7.7, Бухгалтерский учет редакция 3.6 фирмы 1С. Для надежной работы программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия необходима бесперебойная работа системы предприятия 1С: Предприятие 7.7 для SQL фирмы 1С, бесперебойная работа операционной системы, на которой используется программа и исправные аппаратные устройства компьютера. Также необходимо выполнение пользовательской инструкции по программе.
Для безопасности программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия доступ к сиcтеме 1С: Предприятие должен осуществляться при вводе пароля пользователя компьютера, на котором установлена данная программа. Также ввод пароля должен осуществляться при включении компьютера. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия не должна допускать изменение или редактирование итоговых данных в отчете по использованию автотранспорта менеджерами предприятия в виде видеокадра в ЭВМ бухгалтером.
1.1.3 Требования к программному изделию.
1.1.3.1 Требования к функциональным характеристикам. Для хранения данных о выполненных автоуслугах каждого менеджера программа должна обеспечивать ввод и выбор в ЭВМ фамилии, кода заказчика менеджера, даты, суммы и количества фактических часов каждой автоуслуги, даты счет-фактуры за выполненные автоуслуги, наименование контрагента автотранспортных услуг. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна обеспечивать ввод, выбор и хранение номера и даты приказа; пункта приказа, в котором содержится установленный лимит; даты установления лимита и лимит менеджеров; фамилии, должности, табельного номера и кода заказчика каждого менеджера по содержанию приказа № 242 от 12.05.2004 и всех последующих приказов такого же содержания. В случае изменения лимита на определенный квартал программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна обеспечивать ввод и хранение фамилии, кода заказчика каждого менеджера, количество прибавленных часов лимита и дату изменения лимита на текущий квартал.
Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна обеспечивать ввод и выбор необходимых реквизитов отчета: фамилии начальника хозяйственного отдела (лицо, которому предоставляется отчет), фамилии заместителя главного бухгалтера (лицо, утверждающего отчет) и период времени формирования отчета.
Для формирования результатов программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна подсчитывать количество фактических часов и сумм автоуслуг за выбранный период времени, отклонение фактических часов автоуслуг от лимита по каждому менеджеру; выводить подсчитанные итоги с фамилией, лимитом каждого менеджера и остальными реквизитами для отчета, включая имя исполнителя формирования данного отчета, на экран монитора; предоставлять возможность распечатать отчет по использованию автотранспорта менеджерами предприятия на принтере.