Техническое задание на проектирование АС ДОУ является основным документом, определяющим требования и порядок создания (развития или модернизации - далее создания) автоматизированной системы, в соответствии с которым проводится разработка АС ДОУ и ее приемка при вводе в действие. [2]
ТЗ может разрабатываться:
- в целом на АС ДОУ, предназначенную для работы самостоятельно или в составе другой системы;
- на части АС ДОУ (на подсистемы АС, комплексы задач АС и т. п.);
- на комплектующие средства технического обеспечения и программно-технические комплексы;
- на программные средства;
- на информационные изделия.
ТЗ на АС ДОУ содержит следующие разделы:
общие сведения;
назначение и цели создания (развития) АС ДОУ
характеристика объекта автоматизации;
требования к АС ДОУ;
состав и содержание работ по созданию (развитию) АС ДОУ;
порядок контроля и приемки АС ДОУ;
требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу АС ДОУ в действие;
требования к документированию работ по разработке и вводу в действие АС ДОУ;
источники разработки АС ДОУ.
Приемочная документация на АС – документация, фиксирующая сведения, подтверждающие готовность АС к приемке ее в эксплуатацию, соответствие АС требованиям нормативных документов.
В состав приемочной документации АС ДОУ входят:
Акт завершения работ.
Акт приемки АС ДОУ в опытную эксплуатацию.
Акт приемки АС ДОУ в промышленную эксплуатацию.
Документ «Приказ о начале опытной эксплуатации АС ДОУ».
Документ «Приказ о вводе в промышленную эксплуатацию АС ДОУ»
Приказ о составе приемочной комиссии.
Протокол испытаний АС ДОУ.
Протокол согласования. [2]
1.7 Международные требования к системам автоматизации делопроизводства
В предыдущих статьях в журнале рассказывалось о некоторых требованиях, которые необходимо учитывать при выборе системы автоматизации для организации работы с документами в офисе, учреждении или организации. Однако, к сожалению, в нашей стране отсутствуют единые, стандартизированные требования к системам автоматизации, на которые можно было бы опереться при выборе системы и составлении технического задания. В то же время за рубежом уже несколько лет существуют соответствующие стандарты, описывающие требования к подобным системам. Это стандарт MoReq в странах ЕЭС; DoD 5015.2-STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications) - в США; проект VERS (Victorian Electronic Records Strategy) -в Австралии и др. В данной статье мы рассмотрим европейский стандарт MoReq (Model requirements for the management of electronic records), как наиболее близкий нашей стране. Именно этот стандарт можно рекомендовать для использования при подготовке технического задания, выборе системы автоматизации ДОУ.
Программное обеспечение для автоматизации делопроизводства может представлять собой специализированный пакет, несколько интегрированных пакетов, заказную разработку или комбинацию вышеназванного; во всех случаях решение должно быть дополнено организационными мероприятиями и политиками управления. Характер программы будет варьироваться от организации к организации. В стандарте не приводится исчерпывающего списка требований к характеру конкретной системы. Предполагается, что пользователи должны сами определить, каким образом следует реализовать функциональные требования, чтобы отвечать их потребностям.
Стандарт может использоваться:
потенциальными пользователями: как основа для подготовки конкурсных требований (технического задания);
пользователями: как основа для проведения аудита и проверки существующих автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ);
учебными заведениями: как справочный документ для подготовки учебных курсов по электронному делопроизводству и как учебный материал;
поставщиками и разработчиками АС ДОУ: как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик. [8]
В целом стандарт является важнейшим ориентиром для составления технического задания и выбора системы автоматизации делопроизводства. На сегодня, при наличии на рынке систем автоматизации ДОУ, существенно различающихся по функциональности, но схожих по описанию, затруднен выбор подходящей системы, что приводит к разочарованию в самой идее автоматизации в случае выбора неподходящего программного продукта. Использование MoReq позволяет работникам службы ДОУ и IT-службы составить свой список требований к системе автоматизации, представить, что система должна делать, каким отвечать критериям, и выбрать систему, оптимальным образом соответствующую потребностям организации. [8]
1.8 Обзор СЭД на российском рынке
В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления.
При выборе СЭД важно обратить внимание, есть ли возможность установления связей между документами и классификации этих связей. Например, входящий документ может быть связан с исходящим, но в одном случае входящий является ответом на исходящий, а в другом – исходящий – ответом, причем промежуточным. Важно отслеживать эти тонкости, так как такие возможности экономят время на работу с документами. Можно сразу увидеть, ответ на какое письмо задерживается, и предпринять соответствующие меры. [12]
На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:
«CompanyMedia», ИнтерТраст;
«LanDocs», Ланит;
«Optima Workflow», Оптима;
«БОСС-Референт», АйТи;
«Дело», Электронные Офисные Системы;
«Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologies.
7. «PayDox», PayBot LLC.
1.8.1 Краткие характеристики системы «CompanyMedia»
Система разработана ЗАО Компания «ИнтерТраст». Данная система предназначена для крупных и средних государственных учреждений коммерческих организаций, в том числе со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление.
Особенности данной системы, выделяющие ее из числа других разработок:
1) корпоративность - система может использоваться как в одной организации, так и в холдинге или группе связанных организаций;
2) полиструктурность - система рассчитана на сложную структуру организации и возможную независимость (с точки зрения штатных расписаний) подразделений и филиалов организации;
3) высоконадежный механизм доставки информации - использованный в системе механизм передачи документов и рассылки позволяет гарантировать доставку информации адресату на 99,9%; данный механизм предполагает также работу системы в территориально-распределенном режиме;
4) сложные перекрестные связи документов - система позволяет устанавливать «цепочки» перекрестных ссылок документов друг на друга и реализовывать переход в обе стороны по данным ссылкам;
5) организация так называемого «сквозного документооборота» - система позволяет организовывать передачу и контроль документов внутри независимых организаций холдинга, совмещая его с классическим документооборотом.
CompanyMedia предназначена для решения следующих задач:
документационного обеспечения управления;
управления типовыми деловыми процессами;
управления документацией;
управления потоками работ и документов в рамках регламентированных и произвольных деловых процессов;
доставки управленческой информации (коммуникации), выработки и принятия управленческих решений (коллективная работа), поддержки исполнения и контроля за принятыми решениями (координация). [18]
1.8.2 Краткие характеристики системы «LanDocs»
LanDocs является собственной разработкой компании ЛАНИТ. Заказчику проекта системы документооборота предоставляется полный комплекс услуг по созданию автоматизированной системы: от обследования состояния документационного обеспечения управления на объекте автоматизации до гарантийного и постгарантийного сервиса технической поддержки.
Решаемые задачи:
увеличение темпа документооборота до необходимого предприятию уровня;
достижение необходимого уровня исполнительской дисциплины (внедрение автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности);
повышение качества управленческих решений на разных уровнях управления;
достижение необходимого уровня автоматизма и безошибочности при работе исполнителей с документами;
организация эффективного и безопасного доступа сотрудников к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных документов;
выстраивание надежной системы защиты корпоративных документов от различных видов несанкционированного доступа;
организация целостного согласованного документооборота в системе территориально-распределенных подразделений.
Основные функции LanDocs:
Регистрация и поиск документов
Организация совместной работы с документами
Обмен документами и сообщениями
Автоматизированный контроль исполнения поручений
Интеграция с внешними Windows-приложениями
Интеграция с электронной почтой
Работа через Интернет
Территориально-распределенный документооборот
Обеспечение информационной безопасности.
LanDocs обеспечивает комплексную поддержку офисных деловых процессов, максимально используя накопленные навыки персонала и сложившуюся коммуникационную и сетевую инфраструктуру. Особенностью LanDocs является сочетание богатой функциональности с гибкостью, позволяющей при внедрении тонко настроить продукт в соответствии с нормативной базой и практикой документооборота конкретного предприятия, ведомства или учреждения. [9]
1.8.3 Краткие характеристики системы «Optima-Workflow»
Самое главное в Optima-Workflow - ориентированность на процессы, а не на документы. Владелец может настраивать работу системы так, как ему нужно не ограничивая себя рамками ее начальной конфигурации Optima-Workflow' хоть и не является самоорганизующейся системой, способна полностью адаптироваться к специфике предприятия и происходящим изменениям в его деловых процессах.