Двойная запись приводит к взаимосвязи счетов, которая называется корреспонденцией счетов.
Бухгалтерские записи могут быть простыми и сложными.
При простой записи сумма хозяйственной операции отражается по дебету одного и кредиту другого счета, т.е. один счет дебетуется и один кредитуется. Представленные выше записи являются примерами простой записи.
В случае сложной записи дебетуются два или более счетов, а кредитуется один или наоборот, дебетуется один счет, а кредитуются два счета и более. При сложной записи общая сумма на одной стороненескольких счетов должна быть равна сумме, записанной на противоположной стороне корреспондирующего с ними счета.
Применяя способ двойной записи, сумму каждой операции не всегда записывают дважды. Шахматный способ предусматривает запись каждой операции однократно — по дебету одного и кредиту другого счета.
Двойная запись имеет контрольное значение, так как итог записей по дебету всех счетов (дебетовый оборот) должен быть равен итогу записей по кредиту всех счетов (кредитовый оборот). Отсутствие равенства свидетельствует об ошибках, допущенных при отражении операций на счетах.
Корреспонденция счетов, возникающая при двойной записи, позволяет определить экономическую сущность отражаемых хозяйственных операций, их целесообразность и необходимость. При помощи двойной записи осуществляется контроль за движением активов, капитала и обязательств организации.
В бухгалтерском учете хозяйственные операции показывают в календарной последовательности их совершения. Отражение хозяйственных операций по мере их совершения называется хронологической записью и выполняется в регистрах бухгалтерского учета.
Для осуществления контроля за хозяйственными процессами, обобщения сведений об объектах учета все хозяйственные операции группируют на счетах по экономически однородным признакам. Такая группировка и называется систематической записью.
Систематическая запись позволяет получать со счетов бухгалтерского учета необходимые сведения об учитываемых объектах, хронологическая запись служит для контроля за полнотой регистрации операций и правильностью систематической записи. Хронологическая запись часто предшествует систематической записи на счетах бухгалтерского учета, т.е. операции отражаются в регистрационном журнале, а затем систематизируются на соответствующих счетах.
Применение компьютеров позволяет объединить хронологическую и систематическую запись, упростить учетные записи, уменьшить вероятность допускаемых ошибок.
3.3. Счета синтетического и аналитического учета
Для получения разных по степени детализации показателей в бухгалтерском учете используются синтетические и аналитические счета.
Синтетические счета содержат обобщенные данные о хозяйственных операциях и ведутся в денежном выражении. Однако, имея только общие показатели, нельзя осуществлять оперативное руководство, контроль и анализ хозяйственной деятельности. Для этого необходимы более детальные сведения, характеризующие состояние и движение каждого объекта учета. Важно знать, какие именно объекты и в каком количестве имеются, поступают, выбывают, как велика кредиторская задолженность конкретным поставщикам, какова задолженность по заработной плате. Для принятия управленческих решений необходимо знать не только общую сумму затрат на производство всей продукции, но и затраты по каждому ее виду, т.е. себестоимость отдельных изделий.
Для подробной характеристики объектов учета используются аналитические счета.
Отражение объектов бухгалтерского учета в денежном выражении на синтетических счетах называется синтетическим учетом, их детализированное отражение на аналитических счетах называется аналитическим учетом.
Между счетами аналитического и синтетического учета существует следующая взаимосвязь:
1)начальный и конечный остатки синтетического счета должны быть равны общим суммам соответствующих остатков аналитических счетов и одинаковы с ними по характеру;
2)обороты по дебету и кредиту синтетического счета должны быть равны соответствующим итогам оборотов по аналитическим счетам.
Эта взаимосвязь объясняется тем, что данные аналитических счетов представляют собой детализированную информацию синтетического счета, показывают составляющие и движение объектов, отражаемых в синтетическом учете.
Рассмотрим на примере отражения материалов взаимосвязь между синтетическим и аналитическим учетом. Данные синтетического счета «Материалы» за отчетный месяц представлены в табл. 3.13.
Таблица 3.13
Счет «Материалы»
| Дебет | Кредит | |||
| Сальдо | 125 000 | |||
| 1) | 400 000 | 2) | 190000 | |
| 3) | 195000 | |||
| Оборот | 400 000 | Оборот | 385000 | |
| Сальдо | 140 000 | |||
Показатели, представленные на счете в табл. 3.13, характеризуют наличие и движение материалов в денежном выражении. Для обеспечения детализированных сведений используются аналитические счета. Допустим, на складе организации имеются два вида материалов — А и Б. Наличие и движение этих материалов в аналитическом учете отражаются в табл. 3.14 и 3.15 следующим образом.
Таблица 3.14
Материалы А
| Дебет | Кредит | ||||||
| № операции | Количество, кг | Цена, руб. | Сумма, руб. | № операции | Количество, кг | Цена, руб. | Сумма, руб. |
| Сальдо | 2 000 | 25 | 50 000 | 2) | 4 00О | 25 | 100 000 |
| 1) | 10 000 | 25 | 250 000 | 3) | 3 00О | 25 | 75 000 |
| Оборот | 10 000 | 25 | 250 000 | Оборот | 7 00О | 25 | 175 000 |
| Сальдо | 5 000 | 25 | 125 000 | — | — | — | — |
Таблица 3.15
Материалы Б
| Дебет | Кредит | ||||||
| № операции | Количество, кг | Цена, руб. | Сумма, руб. | № операции | Количество, кг | Цена, руб. | Сумма, руб. |
| Сальдо | 2 500 | 30 | 75 000 | 2) | 3 00О | 30 | 90 000 |
| 1) | 5 000 | 30 | 150 000 | 3) | 4 000 | 30 | 120 000 |
| Оборот | 5 000 | 30 | 150 000 | Оборот | 7 000 | 30 | 210 000 |
| Сальдо | 500 | 30 | 15 000 | - | — | — | — |
В бухгалтерском учете также применяются субсчета — промежуточное звено между синтетическим и аналитическим учетом. При их помощи осуществляется дополнительная группировка данных аналитического учета. Субсчета необходимы для синтетических счетов, на которых учитываются объекты большой номенклатуры. Синтетические счета также называют главными, или счетами первого порядка, субсчета — счетами второго порядка. Синтетические счета первого и второго порядка для учета хозяйственной деятельности организации предусмотрены Планом счетов бухгалтерского учета. Состав аналитических счетов устанавливает бухгалтерия организации исходя из потребностей учета, анализа, контроля и составления отчетности.
3.4. Обобщение данных бухгалтерского учета. Взаимосвязь между счетами и бухгалтерским балансом
Между счетами бухгалтерского учета и бухгалтерским балансом существует тесная взаимосвязь. В активе бухгалтерского баланса отражаются внеоборотные и оборотные активы организации, для учета наличия и движения которых открываются активные счета. В пассиве бухгалтерского баланса отражаются капитал и обязательства организации, учет которых осуществляется на пассивных счетах.
Рассмотрим взаимосвязь счетов и бухгалтерского баланса на несложном примере организации, начинающей хозяйственную деятельность. Вступительный бухгалтерский баланс на дату регистрации организации составляется на основании устава организации, в котором зафиксирована величина уставного капитала, а также сведений об активах организации, поступивших в качестве вкладов учредителей, и дебиторской задолженности по вкладам. Активы, поступившие в качестве вкладов в уставный капитал, оцениваются по согласованной участниками стоимости на основе реальных рыночных цен. Дебиторская задолженность учредителей отражается в бухгалтерском балансе в течение срока, предусмотренного в учредительных документах.
Вступительный бухгалтерский баланс организации, представленный в табл. 3.16 на момент регистрации устава, имеет следующий вид.
Таблица 3.16
Бухгалтерский баланс (вступительный)
| Актив | Сумма, руб. | Пассив | Сумма, руб |
| Основные средства | 200000 | Уставный капитал | 500 000 |
| Дебиторская задолженность учредителей | 150000 | ||
| Денежные средства | |||
| Касса | 500 | ||
| Расчетный счет | 149500 | ||
| Баланс | 500000 | Баланс | 500000 |
На основании сведений вступительного бухгалтерского баланса открываются счета бухгалтерского учета. Все факты хозяйственной деятельности по мере их возникновения фиксируются в хронологическом порядке в журнале регистрации хозяйственных операций (табл. 3.17).
Таблица 3.17
Журнал регистрации хозяйственных операций
| № | Содержание факта | Бухгалтерская запись | Сумма, | |
| хозяйственной деятельности | Дебет | Кредит | руб. | |
| 1 Оприходованы материалы, поступившие от поставщиков | 10 | 60 | 50 000 | |
| 2 Переданы со склада материалы в основное производство | 20 | 10 | 40 000 | |
| 3 Начислена заработная плата работникам организации | 20 | 70 | 25 000 | |
| 4 Начислен единый социальный налог | 20 | 69 | 9 000 | |
| 5 Удержан налог на доходы из заработной платы | 70 | 68 | 3 000 | |
| 6 Оприходована на склад готовая продукция, поступившая из основного производства | 43 | 20 | 70 000 | |
| 7 Продана покупателям продукция | 62 | 90 | 80 000 | |
| 8 Списана производственная себестоимость проданной продукции | 90 | 43 | 65 000 | |
| 9 Поступили на расчетный счет:1) платежи от покупателей за проданную продукцию 2) взносы учредителей | 51 51 | 62 75 | 80 000 10 000 | |
| 10 Перечислено с расчетного счета: 1) поставщикам 2) налог на доход в бюджет 3) единый социальный налог 4) денежные средства в кассу на выплату заработной платы | 60 68 6950 | 51 51 5151 | 40 000 3 000 9 00022 000 | |
| 11 Выплачена из кассы заработная плата | 70 | 50 | 22 000 | |
| 12 Определен и списан финансовый результат от продажи продукции | 90 | 99 | 15 000 | |
Главная книга — совокупность счетов бухгалтерского учета, учетный регистр, в котором систематизируются факты хозяйственной деятельности (хозяйственные операции) организации (табл. 3.18).