Запись в карточке кладовщик делает на основании приходных (расходных) документов в день совершения операции. Карточки сортового учета материалов хранятся в картотеке в разрезе номенклатурных номеров.
Учет также может вестись в книге сортового учета материалов, содержащей реквизиты карточек.
Бухгалтер регулярно проверяет правильность записей в карточках складского учета и подтверждает это своей подписью. Одновременно кладовщик сдает, а бухгалтер принимает приходно-расходные документы на материалы по реестру типовой формы.
В подразделениях организации, имеющих кладовые, материально ответственные лица ежемесячно составляют и представляют в бухгалтерию отчет об остатках и движении материалов под отчетом, содержащий данные об остатках материалов на начало месяца, поступлении и расходе материалов за отчетный месяц, остатке на конец месяца.
Учет материалов в бухгалтерской службе может быть организован различными методами.
Одним из них предусматривается ведение бухгалтерией карточек аналитического учета, в которых на основании первичных документов отражаются операции по движению материалов в натуральном и стоимостном (денежном) выражении. По данным карточек в конце месяца составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета, данные которых сверяют с остатками на синтетических счетах. На основании указанных оборотных ведомостей формируют сводную оборотную ведомость, в которую переносят итоги из оборотных ведомостей складов по группам, субсчетам, синтетическим счетам, складам. Учет движения транспортно-заготовительных расходов организуют отдельно. Ежемесячно про водят сверку данных в карточках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках складов.
При втором варианте карточки аналитического учета не ведут, а все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые сведения о движении каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые как и при первом способе. Остатки в оборотных ведомостях сверяют с остатками, выведенными в карточках складов.
При сальдовом методе учета в бухгалтерии организации количественный и суммовой учет движения материалов в разрезе их номенклатуры не ведут, оборотные ведомости по номенклатуре материалов не составляют. Учет движения материалов осуществляют по группам только в денежном выражении, как правило, в учетных ценах. Транс-портно-заготовительные расходы учитывают отдельно.
Материально ответственные лица складов на основании первичных документов ведут количественный учет материалов в карточках или книгах складского учета, а при необходимости также осуществляют суммовой учет. Сотрудник бухгалтерии принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, сверяет их данные с записями в карточках (книгах) и подтверждает правильность своей подписью непосредственно в карточках (книгах).
Остатки материалов в натуральном выражении на 1-е число каждого месяца на основании выверенных карточек (книг) складского учета по каждому номенклатурному номеру переносит в сальдовую ведомость (книгу) сотрудник бухгалтерской службы или заведующий складом. Остатки материалов, записанных в сальдовой ведомости, таксируют по каждому номенклатурному номеру и выводят суммовые итоги остатков по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу в целом.
На основании сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и соответствующим складам в целом. Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяют с данными синтетического учета материалов.
В организации могут применяться оба метода аналитического учета материалов (как правило, при ведении учета вручную): по одним складам и подразделениям — оборотный метод, по другим — сальдовый.При автоматизированном учете материалов все необходимые регистры бухгалтерского учета составляются на компьютере. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземплярах — для бухгалтерской службы и склада.
В бухгалтерской службе организации независимо от принятого метода аналитического учета материалов (оборотный или сальдовый) должен вестись синтетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри этих счетов — по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов.
Обобщение и группировка информации о движении материалов осуществляется в ведомостях движения материалов (накопительных ведомостях) ежемесячно отдельно по каждому складу и другим местам хранения материалов. Формы ведомостей движения материалов организация устанавливает самостоятельно. Ведомости составляют отдельно по приходу и расходу материалов по фактической себестоимости материалов или по их учетным ценам. В ведомостях формируются итоги оборотов за месяц (отчетный период) в разрезе групп материалов по субсчетам, синтетическим счетам по каждому складу (месту хранения).
Бухгалтерская служба организации ежемесячно составляет сводную ведомость движения материалов, в которую переносятся итоги из ведомостей движения материалов по складам и другим местам хранения материалов. Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, т.е. с данными оборотных и сальдовых ведомостей (книг).
Кроме сводной ведомости движения материалов организация может составлять ведомость распределения (расхода) материалов,
в которой указываются корреспондирующие синтетические счета и субсчета учета расхода материалов в зависимости от направления их использования, а также транспортно-заготовительные расходы или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учетной ценой (при использовании счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»). Ведомость распределения материалов составляется в стоимостном выражении.
Автоматизация бухгалтерского учета материалов позволяет непосредственно в результате обработки первичных документов (приемных актов, накладных, требований и т.п.) формировать показатели, характеризующие движение материалов в целом по синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета. В этом случае накопительные ведомости по приходу и расходу материалов могут не составляться.
Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование необходимых регистров бухгалтерского учета материалов, основными из которых могут быть:
■ оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным
номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;
■ ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам,
другим калькуляционным единицам;
■ оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;
■ оборотная ведомость движения материалов, по которым отсут
ствуют расчетные документы (неотфактурованные поставки).
14.3. Организация синтетического учета материалов
Для учета материалов используют счет 10 «Материалы», к которому могут быть открыты следующие субсчета: 10-1 «Сырье и материалы»; 10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»; 10-3 «Топливо»; 10-4 «Тара и тарные материалы»; 10-5 «Запасные части»; 10-6 «Прочие материалы»; другие необходимые субсчета.
Материалы поступают в организацию от поставщиков, подотчетных лиц, учредителей, в качестве вклада в уставный капитал, вследствие выбытия пришедших в негодность основных средств, безвозмездно от юридических и физических лиц, могут изготавливаться собственными вспомогательными производствами.
На счете 10 «Материалы» материалы могут отражаться по фактической себестоимости или в учетных ценах.
В таблице 14.1 представлены бухгалтерские записи по учету поступления материалов по фактической себестоимости.
Таблица 14.1
Корреспонденция счетов по учету поступления материалов
| № п/п | Содержание факта хозяйственной деятельности | Корреспонденция счетов | ||||
| Дебет | Кредит | |||||
| 1 | Приняты к оплате счета поставщиков за полученныематериальные ценности:отражается НДС | 1019 | 6060 | |||
| 2 | Оплачены полученные материальные ценности | 60 | 51 | |||
| 3 | Списывается на уменьшение задолженности передбюджетом сумма НДС | 68 | 19 | |||
| 4 | Согласно авансовым отчетам подотчетных лиц приобретены материальные ценности за наличные:НДС списывается на уменьшение задолженности перед бюджетом сумма НДС | 101968 | 717119 | |||
| 5 | Приняты к оплате счета транспортных и других организаций: НДС | 10 19 | 6060 | |||
| 6 | Оплачены услуги транспортных и других организаций: списывается на уменьшение задолженности перед бюджетом сумма НДС | 60 68 | 51 19 | |||
| 7 | Начислена оплата труда за погрузочно-разгрузоч-ные работы | 10 | 70 | |||
| 8 | Начислен единый социальный налог | 10 | 69 | |||
| 9 | Отражаются прочие расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов (транспортные и др.) | 10 | 23,76 | |||
| 10 | Отражается путем передачи материалов погашение задолженности учредителей по вкладам в уставный капитал | 10 | 75 | |||
| 11 | Оприходованы по рыночной стоимости материалы, поступившие безвозмездно | 10 | 98 | |||
Организация может включить в рабочий план счетов счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». В дебет счета 15 относят покупную стоимость материалов, по которым в организацию поступили расчетные документы поставщиков. В кредит счета 15 в корреспонденции со счетом 10 «Материалы» относят стоимость в учетных ценах фактически поступивших в организацию и оприходованных материалов. Сумму разницы в стоимости приобретенных материалов, рассчитанную по фактической себестоимости приобретения (заготовления) и учетным ценам, списывают со счета 15 «Заготовление и приобрете ние материальных ценностей» на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».