Размер аванса, выдаваемого подотчетному лицу, определяется заданием (что купить, оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, виды транспорта, продолжительность командировки).
Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.
Подотчетное лицо обязано в трехдневный срок (после использования средств или возвращения из командировки) составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы (квитанции, чеки, проездные билеты, счета и Др.). командировочное удостоверение. Целесообразность расходов подтверждает руководитель отдела, в котором работает сотрудник. Бухгалтерия проверяет расходы, представленные в авансовом отчете, а руководитель организации утверждает отчет. Затем авансовый отчет принимается к учету.
Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг).
Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, счетами и чеками магазинов, оптовых и транспортных организаций и др.
Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.
Денежные средства, полученные под отчет, расходуются строго по назначению. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Наличные деньги выдаются под отчет при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. У лиц, не представивших отчеты и оправдательные документы о расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы задолженность в порядке, предусмотренном действующим I законодательством.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы, выданные под отчет и в возмещение перерасхода, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и неиспользованные и сданные по приходным кассовым ордерам. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) • и 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости по каждой сумме, выданной под отчет. В регистре отражаются выдача денежных средств по отчет в разрезе корреспондирующих счетов и списание задолженности при представлении авансовых отчетов с отнесением расходов на счета затрат, запасов и др. Бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами представлены в табл. 10.1.
Таблица 10.1
Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами
| №п/п | Содержание факта хозяйственной деятельности | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | Отражается выдача денежных средств подотчетным лицам | 71 | 50,51 |
| 2 | Отражается выдача денежных документов подотчетным лицам | 71 | 50 |
| 3 | Отражается выдача денежных средств под отчет подразделениям организации, выделенным на отдельный баланс | 71 | 79 |
| 4 | Отражается оплата подотчетными лицами разных расходов, связанных с приобретением оборудования, материалов, их доставкой и хранением | 07, 08, 10, 15 | 71 |
| 5 | Отражается НДС по материальным ценностям, работам, услугам | 19 | 71 |
| 6 | Отражается сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг | 20, 23, 25,26 | 71 |
| 7 | Отражается сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с исправлением брака | 28 | 71 |
| 8 | Отражается сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с продажей продукции | 44,45 | 71 |
| 9 | Отражается возврат работниками в кассу неизрасходованных подотчетных сумм | 50 | 71 |
| 10 | Приняты к учету денежные документы, оплаченные из подотчетных сумм | 50 | 71 |
| 11 | Отражается возврат работниками организации на расчетный, валютный или специальные счета организации неизрасходованных сумм, ранее выданных под отчет | 51,52,55 | 71 |
| 12 | Отражается стоимость приобретенных подотчетным лицом ценных бумаг | 58 | 71 |
| 13 | Отражается оплата подотчетными лицами расходов, возмещаемых контрагентами в соответствии с условиями договоров | 62,76 | 71 |
| 14 | Отражаются суммы, удержанные из оплаты труда работника (с согласия работника) в связи с наличием у него неизрасходованных подотчетных сумм | 70 | 71 |
| 15 | Отражается задолженность работника по своевременно не возвращенным подотчетным суммам | 73 | 71 |
| 16 | Отражается оплата подотчетными лицами работ (услуг), выполненных (оказанных) для подразделения, выделенного на отдельный баланс | 79 | 71 |
| 17 | Отражается оплата подотчетными лицами прочих расходов | 91 | 71 |
| 18 | Отражаются подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки или незаконно израсходованные | 94 | 71 |
10.2. Расчеты с поставщиками и подрядчиками
К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие товарно-материальные ценности, выполняющие работы, оказывающие услуги. Обязательства по расчетам с поставщиками и подрядчиками возникают между организациями по сделкам, оформленным договорами купли-продажи, поставки.
Для учета расчетов за поступившие товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». По дебету этого счета отражаются суммы исполнения обязательств перед поставщиками и подрядчиками за поставленные материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги, выданные авансы, по кредиту — образование задолженности перед другими юридическими лицами.
Основанием для принятия на учет кредиторской задолженности перед поставщиками являются расчетные документы (счета, счета-фактуры) и документы, свидетельствующие о факте свершения сделки (товарно-транспортные накладные, приходные ордера, приемные акты, акты о выполнении работ и услуг и др.).
Основными реквизитами счета-фактуры являются:
■номер документа и дата его составления;
сведения о поставщике (наименование поставщика товаров, его юридический адрес, соответствующий учредительным документам, идентификационный номер и др.); ■ сведения о грузоотправителе с указанием полного почтового адреса, если поставщик и грузоотправитель не являются одним и темже юридическим лицом;
■ сведения о покупателе товаров (наименование покупателя, его юридический адрес, идентификационный номер и др.);
■ сведения об условиях поставки, включая сведения о транспортировке груза;
■ формы расчетов за поставку (в безналичном порядке, расчеты наличными через кассу, расчеты векселями, в порядке обменных операций, предварительной оплаты и др.);
■ сведения о проданных товарах, выполненных работах и оказанных услугах (наименование товаров, их технические параметры, типы, размеры, номера моделей);
■ единицы измерения, количество, цена товара по договору за единицу измерения без НДС и с НДС;
■ стоимость товара, включая НДС и без НДС.
Выданные авансы представляют собой предварительные платежи по сделкам, совершаемые по условиям расчетов между участниками договоров. Суммы выданных авансов перечисляются платежным поручением с расчетных и других счетов в банках и учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», пока не будут полностью исполнены и документально оформлены поставки товарно-материальных ценностей, выполненные работы, оказанные услуги.
При невыполнении договоров поставки неиспользованные суммы авансов возвращаются поставщиком покупателю. В расчетных документах должно быть указано основание возврата (реквизиты договора и платежного поручения по которому зафиксировано получение аванса).
Синтетический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется в разрезе кредиторской и дебиторской задолженности в ведомости учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Аналитическая информация о задолженности поставщикам формируется в зависимости от используемых форм расчетов, сроков погашения (документы, срок оплаты которых не наступил или не оплаченные в срок).
Аналитическая информация о выданных авансах формируется по каждому дебитору с учетом суммы перечисленного аванса, а таюке сумм в уменьшение задолженности по расчетным документам поставщика.
Бухгалтерские записи по учету расчетов с поставщиками и под-Рядчиками представлены в табл. 10.2.
Таблица 10.2
Корреспонденция счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками
| № п/п | Содержание факта хозяйственной деятельности | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | Приняты к оплате счета поставщиков за приобретенные внеоборотные активы, материально-производственные запасы | 07, 08, 10, 15 | 60 |
| 2 | Отражаются суммы НДС по поступившим активам | 19 | 60 |
| 3 | Приняты к оплате счета подрядчиков за выполненные работы, оказанные услуги | 20, 23, 25, 26,44 | 60 |
| 4 | Отражаются суммы НДС по принятым работам, услугам производственного характера | 19 | 60 |
| 5 | Отражается задолженность другим организациям за услуги по исправлению брака, транспортировке бракованной продукции и др. | 28 | 60 |
| 6 | Возвращены поставщиками и подрядчиками суммы по расчетным документам и суммы выданных авансов в случае недопоставки продукции | 50,51, 52,55 | 60 |
| 7 | Предъявлены претензии поставщикам, подрядчикам, транспортным организациям, возникшие из-за несоответствия качества материальных ценностей, установленного стандартами или условиями договоров, а также из-за арифметических ошибок, несоответствия цен и тарифов в расчетных документахвеличинам, установленным договорами | 76 | 60 |
| 8 | Отражается списание задолженности поставщика по авансу в связи с признанием ее нереальной для взыскания | 91 | 60 |
| 9 | Отражаются суммы установленных недостач от потери и порчи материальных ценностей в пределах установленных договором величин | 94 | 60 |
| 10 | Оплачены приобретенные внеоборотные активы, материально-производственные запасы, выполненные работы, оказанные услуги | 60 | 50,51, 52,55 |
| 11 | Списывается на уменьшение задолженности перед бюджетом сумма НДС | 68 | 19 |
| 12 | В соответствии с условиями договоров выданы авансы поставщикам и подрядчикам | 60 | 50,51, 52, 55 |
| 13 | Отражается уменьшение задолженности перед поставщиками и подрядчиками за счет ранее перечисленных авансов | 60 | 60 |
| 14 | Отражается списание кредиторской задолженности в связи с истечением срока исковой давности | 60 | 91 |
10.3. Расчеты с покупателями и заказчиками