1. Выявление внутрифирменных процессов.
2. Создание центра затрат для каждого из процессов.
3. Определение драйвера затрат для каждого процесса.
4. Отнесение стоимости процессов на продукты, в соответствии с потребностью продуктов в этих процессах.
Выявление внутрифирменных процессов.
На данном этапе необходимо создать модель бизнес-процессов, протекающих в компании. Так как информация о данных процессах в дальнейшем будет использована для формирования себестоимости продуктов и оценки эффективности отдельных направлений деятельности, то наиболее приемлемым представляется выделение ключевых процессов в соответствии с существующими направлениями деятельности компании. После определения процесса верхнего уровня мы выделяем ключевые внутрифирменные процессы. Ключевыми мы будем называть наиболее важные для целей управления процессы, которые будут подвержены наиболее тщательному анализу и максимально точному выявлению задействованных в них ресурсов.
Выбор подобных процессов проводится на основе обсуждения с руководством общей организации деятельности компании и выяснения у высших менеджеров наиболее значимых вопросов внутреннего управления, заинтересованности в информации о тех или иных процессах внутри компании. Следует помнить, что выделение процессов должно соответствовать цели максимально точного распределения стоимости на конечные продукты, т.е. при выборе процессов следует учитывать их место в общей цепочке создания продукта, логическую законченность, обособленность и возможность оценить результат.
В качестве примера можно привести: оформление заказов на поставку материалов; эксплуатация основного технологического и вспомогательного оборудования; операции по его переналадке; контроль качества полуфабрикатов и готовой продукции, их транспортировка и др. Количество видов деятельности зависит от сложности бизнеса компании.
В результате, на выходе первого этапа построения системы Activity-Based Costing, появляется модель бизнес-процессов компании.
Создание центра затрат для каждого из процессов.
Этот большой и трудоемкий этап заключается в выявлении всех ресурсов, задействованных в процессах, определении их стоимости, отнесении этой стоимости на процессы и формировании себестоимости процесса. Если на предприятии существует практика группировки затрат по статьям и центрам ответственности, то это существенно упрощает реализацию данного этапа.
Есть две возможности отнесения стоимости ресурсов на процессы - непосредственно и через предварительное отнесение затрат на центры ответственности. Второй путь позволяет добиться большей точности, но связан со значительным увеличением объема учетных работ - относить затраты непосредственно на процессы, на основе данных о стоимости ресурсов, сгруппированных в соответствии с принятыми на предприятии статьями калькуляции. Хорошо построенная классификация затрат по статьям калькуляции обычно отражает те ресурсы, за которые платит компания и их стоимость. Скажем, статье «Аренда» соответствует определенный ресурс - помещение. Сумма ежемесячных затрат по данной статье является стоимостью пользования данным ресурсом на протяжении одного месяца. Аналогично, заработная плата - стоимость ресурса «труд», связь и почта стоимость ресурса - «коммуникации», проценты за заемные средства - стоимость ресурса «капитал», амортизация - стоимость ресурса «оборудование». Разные предприятия используют в своей деятельности различные ресурсы и классификация затрат по статьям обычно существенно отличается от предприятия к предприятию. Кроме того, для целей системы ABC может понадобиться скорректировать существующую систему группировки затрат. Для более детального контроля за затратами, анализа их динамики и структуры, данная классификация расширяется путем введения подстатей к каждой статье затрат. Затраты делятся на косвенные и прямые (операционные), т.е. непосредственно связанные с основной (операционной) деятельностью. Хотя возможен подход к построению системы ABC при котором операционные затраты также относятся на процессы, тем не менее для целей данной системы достаточно распределять через отнесение на процессы лишь косвенные затраты, а операционные затраты вычитать непосредственно из валового дохода от реализации продукта/услуги. Это поможет более точно оценить финансовый результат и упростить саму систему. Таким образом, операционные затраты, включающие в себя заработную плату сотрудников, непосредственно вовлеченных в процесс получения дохода от того или иного продукта (занятых исключительно производством продукта или его реализацией), оплату услуг посредников связанных реализацией данного продукта и некоторые другие затраты, сразу относятся на центры прибыли.
Ресурсы вовлеченные в процессы по поддержке основной деятельности, обеспечению возможности оказания услуг/производства продукта, а также в другие процессы, участвующие в производстве нескольких продуктов одновременно являются косвенными и распределяются на продукты опосредованно, через их отнесение на процессы. В качестве стоимости ресурса, используемой в системе ABC для формирования стоимости процессов можно использовать фактическую стоимость за период (определение фактической стоимости процессов, скажем за месяц), плановую стоимость (для определения плановой стоимости процессов), среднюю стоимость ресурсов (взятую, например, как среднее значение затрат по каждой статье за предыдущие месяца), нормальную стоимость ресурсов (стоимость ресурсов, взятую как среднее от величины затрат по каждой статье в периоды нормальной загрузки предприятия). Каждый из приведенных методов определения стоимости ресурсов может дать полезную для управления информацию, особенно при сопоставлении с данными полученными с помощью другого метода. Так, нормальная стоимость ресурсов, позволяет определить сколько стоят ресурсы при нормальных объемах производства, и сформировать нормальную себестоимость продукта и нормальную стоимость процесса. В то же время ее сопоставление с фактической стоимостью процессов при текущем уровня производства позволяет оценить неиспользованную мощность предприятия. Себестоимость продукции при этом не меняется, т.к. затраты относятся на продукты в соответствии с нормальными драйверами затрат, т.е. стоимость процессов распределяется на продукты в том же объеме, что и в условиях нормальной загрузки предприятия. Оставшаяся же нераспределенной часть стоимости процесса является «запасом мощности» данного процесса. Ее следует либо задействовать в процессе производства, либо постараться сократить затраты
на процесс приведя его стоимость в соответствии с текущими потребностями в данном процессе.
После определения стоимости ресурсов, вторым шагом является определение потребления ресурсов тем или иным процессом. Многие ресурсы используются несколькими процессами совместно, точное распределение некоторых из них невозможно. Одни ресурсы следует распределять между процессами пропорционально какой-либо выбранной базе, потребление же других можно точно измерить. Например, для отнесения на ключевые процессы аренды, логично использовать такую базу распределения, как площадь. Общая сумма затрат на аренду делиться на общую площадь помещений и дает коэффициент распределения затрат на аренду. Далее следует оценить площадь, используемую для того или иного процесса. Ясно, что отдельные процессы могут протекать в одном и том же помещении. В этом случае, площадь используемых помещений следует делить между процессами либо на основе оценки сотрудников, либо пропорционально количеству занятого персонала данного помещения в том или ином процессе. При этом, часть помещения может быть вообще не использована ни в одном процессе (скажем, холл). Затраты на подобные ресурсы относятся на отдельный центр затрат - «Неиспользованные ресурсы». Есть отдельные ресурсы, потребление которых можно определить максимально точно. Прежде всего это заработная плата. На основе интервью с менеджерами и сотрудниками выясняется какой персонал вовлечен в те или иные процессы, затем заработная плата сотрудников распределяется между соответствующими процессами. Если один работник участвует в нескольких процессах, необходимо измерить время (в соответствии с его оценкой или с помощью наблюдения) затрачиваемое им на тот или иной процесс и распределить пропорционально времени заработную плату по процессам.
Следующим шагом является отнесение собственно стоимости ресурсов на потребляющие их процессы, в соответствии с коэффициентом распределения, характеризующим стоимость единицы данного ресурса. Отдельные ресурсы распределяются пропорционально каким-либо косвенным базам распределения. Например, затраты на охрану помещения можно распределить пропорционально распределению арендной платы, т.е. в соответствии с площадью, используемой для того или иного процесса.
Составляется таблица распределения стоимости ресурсов на процессы и формирования стоимости процессов, которая характеризует потребление каждого из ресурсов тем или иным процессом.
Таким образом определяются затраты на каждый ресурс, вызванные каждым процессом.
Определение драйвера затрат для каждого процесса.
Следующим важным этапом построения системы Activity-Based Costing является определение драйверов затрат для дальнейшего перераспределения стоимости процессов на конечные продукты.
Безусловно, при выборе драйвера затрат следует учитывать его измеримость в отношении к тому или иному продукту.
Отнесение стоимости процессов на продукты, в соответствии с потребностью продуктов в этих процессах.
Не все процессы полностью можно отнести на конкретные продукты. Часть некоторых процессов направлена на обеспечение общих, вспомогательных по отношению ко всем продуктам функций, которые скорее всего никак не изменятся в результате отказа от любой комбинации продуктов даже в долгосрочном периоде. Подобные процессы можно отнести на центр затрат соответствующий общефирменным расходам и вычитать из общего финансового результата от реализации всех продуктов. Основной задачей данного этапа является измерение потребления различными продуктами драйверов затрат.