Во время инвентаризации аудитор должен: установить использовались ли складские помещения по назначению; правильно ли складируются товары; проверить, отвечают ли складские помещения требованиям, как они охраняются; удостовериться в аккуратном проведении процедур инвентаризационной комиссии; потребовать пересчета, обмера, взвешивания товаров, если это необходимо; фиксировать результаты инвентаризации по каждому виду товаров в инвентаризационных описях, составляемых по месту нахождения (хранения) и по материально-ответственным лицам в единицах измерения принятых в учете.
Если при проверке на складе выявлены товары предприятию, то на них составляется отдельная опись. А потом встречной проверкой выясняется, кому они принадлежат и почему хранятся на складе другой фирмы.
Излишки и недостачи в учете должны отражаться следующими бухгалтерскими проводками:
- на оприходование излишков выявленных при инвентаризации
| ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| 41/1 «Товары на складах» | 91/1 «Прочие доходы» |
- на отражение недостачи в учете
а) за счет виновных лиц
| ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» | 41/1 «Товары на складах |
| 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» | 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» |
б) если виновное лицо не установлено
| ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» | 41/1 «Товары на складах |
| 91/2 «Прочие расходы» | 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» |
После инвентаризации целесообразно провести проверку полноты оприходования, оценки и учета товарных ценностей.
Во время проверки аудитор должен: проверить правильность ведения складского учета, обоснованность записей кладовщиком в его учетных документах; проверить полноту оприходования поступивших со стороны товаров. Нарушение порядка оприходования товаров приводит к их хищению, а также созданию излишков товаров, которые затем реализуются без отражения в учете с целью сокрытия доходов от налогообложения и присвоения полученных средств.
При проверке вопросов полноты оприходования товаров, аудитору необходимо произвести анализ платежно-расчетных документов, подтверждающих поступление ценностей от поставщиков. При этом проверке подлежат счета-фактуры, товарно-транспортные накладные с разного рода приложениями (спецификациями, сертификатами, удостоверениями качества и т.д.).
Обращается внимание на правильность оформления этих первичных документов. В них обязательно должно быть указано: наименование поставщика, получателя, наименование товаров, их количество, цена и стоимость, должности и подписи ответственных лиц (с расшифровкой фамилии), печать предприятия поставщика. Если в первичные документы внесены исправления, то они должны быть заверены подписью руководителя и печатью поставщика с указанием даты внесения исправления.
Далее аудитор проверяет полноту оприходования поступивших на склад товаров. Проверка проводится по первичным документам, а в случае необходимости проводится встречная проверка данных с данными предприятии, которое отгрузило товар.
При проведении аудиторской проверки поступления товарных ценностей необходимым условием является сопоставление данных первичных документов по поступлению товаров с данными журнала регистрации полученных счетов-фактур, Книги покупок, регистров бухгалтерского учета по счетам 41 «Товары», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и данными Главной книги по этим же счетам.
Суммы, указанные в документах полученных от поставщиков товаров должны соответствовать суммам, отраженным в Книге покупок, а затем данные за отчетный период по этому учетному первичному документу должны сопоставляться с результатами в регистрах бухгалтерского учета по счетам 41 «Товары» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». После этого данные учетных регистров сравниваются с данными Главной книги по этим счетам и данными баланса.
При проверке правильности корреспонденции счетов аудитор проверяет, не было ли в учете случаев, когда поступившие товары не приходовались на счет 41 «Товары», а были отнесены на другие счета.
Большое значение при выражении мнения о достоверности бухгалтерского учета и отчетности имеет правильность отражения в учете (выделение на счете 19) и принятие к зачету (возмещению) налога на добавленную стоимость (НДС). Здесь следует помнить, что сумма НДС по приобретенным товарам подлежит зачету (возмещению) только тогда, когда организацией выполнены следующие условия законодательства: сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой, как в расчетных документах, так и в первичных учетных документах, а также в документах на основании которых проводились расчеты при бартерных сделках, предварительной оплате, расчетах с использованием векселей и зачете взаимных требований.
Особое внимание при проверке поступления товаров следует обратить на расхождение фактического наличия с наличием указанным в сопроводительных документах.
В случаях, когда при приемке товаров выявлены расхождения по количеству и качеству, то приемка должна быть оформлена актами:
1) коммерческим актом, если недостача или порча произошла по вине транспортной организации (он составляется с участием представителя от транспортной организации);
2) приемным актом, если недостача произошла по вине поставщика, а также, если недостача произошла по вине экспедитора.
Все акты должны быть составлены комиссией, которая создается по распоряжению руководителя.
Поэтому аудитор при проверке должен обратить внимание на правильность документального оформления недостач и отражение их в учете.
В учете недостача по вине поставщика должна быть оформлена следующей бухгалтерской проводкой:
| ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| 76/2 «Расчеты по претензиям» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
Без надлежащего оформления актов, претензии не могут быть предъявлены виновной стороне и не могут быть признаны действительными, а, следовательно, они не могут отражаться в учете за счет виновных лиц.
Зачастую возникают ошибки в учете при переоценке товарных ценностей. Поэтому при проведении аудита следует обратить внимание на правильность переоценки товаров, в результате которой изменяется их продажная цена и порядок переоформления документов по переоценке, и их отражения в бухгалтерском учете.
Результаты переоценки должны быть оформлены письмом-актом, где помимо наименования, количества и другой информации о товаре указывается старая и новая цена, стоимость товаров в новых и старых ценах, сумма до оценки при повышении цен и сумма уценки при снижении цен. Результаты переоценки должны быть отражены на счете 14 «Переоценка материальных ценностей».
Особого внимания при проведении аудиторской проверки оприходования товаров заслуживает правильность учета ценностей в розничной торговле (магазинах, палатках, лотках). В рознице товары должны учитываться в стоимостном выражении, кроме ювелирных изделий из золота, платины, серебра, драгоценных камней и других ценных товаров, которые должны учитываться по количеству, цене и сумме.
При проверке правильности установления розничных цен, следует помнить, что на многие продовольственные товары существуют предельные размеры наценок, превышение которых ведет к взысканию с организации определенных штрафных санкций.
Из большого числа разнообразных ошибок, которые выявляют аудиторы в ходе проверок операции связанных с поступлением и оприходованием товаров, к наиболее часто встречающимся относятся следующие:
- не проводится инвентаризация товаров;
- не заключается договор о материальной ответственности с кладовщиком;
- нарушается правильность оформления первичных документов по оприходованию товаров;
- не проводится (или нерегулярно проводится) сверка данных по поступившим и оприходованным ценностям в бухгалтерии и на складах организации.
3.2 План и программа аудита
На этапе планирования аудитор разрабатывает как общую стратегию аудита, так и детальный подход к ожидаемому характеру, временным рамкам и объему работ по каждой из областей аудита.
Для успешного планирования аудита в области операций по приобретению и продаже товаров в розничной торговле:
- четко понимать цель, для которой будет использоваться информация, содержащаяся в рабочих документах аудитора в рамках общих результатов;
- обладать знаниями о бизнесе аудируемого лица;
- дать оценку аудиторского риска и разработать процедуры необходимые для его снижения до минимально низкого уровня;
- определить ключевые по значимости области проверки;
- рассчитать уровень существенности и определить его взаимосвязь с аудиторским риском;
- составить детальную программу по проверке операций по приобретению и реализации товаров, которая будет служить инструкцией для аудитора, а также средством внутреннего контроля за надлежащим выполнением работы.
Знакомство с системой бухгалтерского учета ЗАО «Л.О.Т.» включило в себя изучение, анализ и оценку сведений о следующих сторонах хозяйственной деятельности проверяемого экономического субъекта:
- учетная политика и основные принципы ведения бухгалтерского учета.
- организация подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции.
- порядок отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета, формы и методы обобщения данных таких регистров.