В организации учета финансовых результатов имеются свои специфические особенности, вытекающие из характера регистрации операций на этих счетах. Информация, отражаемая на счетах издержек обращения, доходов, прибылей и убытков формируется при решении других учетных задач. Следовательно, она является производной и неоднородной по характеру и времени отражения в регистрах. Разноска данных по этим счетам возможна лишь в условиях полного завершения учетных записей по другим синтетическим счетам и требует сложных дополнительных расчетов по определению величины торговых скидок, относимых к реализованным товарам.
Информация по учету финансовых результатов содержится в различных по своей форме и содержанию документах и регистрах: товарно – денежных и кассовых отчетах, выписках банка, ведомостях начисления амортизации основных средств, расчетах естественной убыли товаров, ведомостях расчетов отчислений в специальные фонды.
Автоматизированное решение рассматриваемого комплекса задач базируется на создании внутримашинной информационной базы, включающей сведения об остатках по соответствующим синтетическим счетам и объектам аналитического учета, а также об оборотах по этим счетам за определенный пользовательский период. Большая часть исходных данных, как уже отмечалось, формируется при решении смежных комплексов учетных задач и является производной. При наличии взаимосвязи учетных комплексов эта информация передается внутримашинным обменом. При автономной организации учета рассматриваемого комплекса возможна передача информации на машинных носителях. Ручной ввод информации и ее изолированная обработка целесообразна в виду трудоемкости и значительной степени дублирования в системе АБУ.
Информационное обеспечение охватывает совокупность нормативно - справочных сведений. Автоматизация учета доходов, издержек обращения, конечных финансовых результатов требует использования специальных кодов: статей издержек обращения, видов доходов, статей распределения доходов, видов расходов и потерь.
Код статей и видов доходов построен на основе порядкового метода кодирования и содержит обычно два знака.
Кроме справочников специальных учетных номенклатур, включающих справочники видов доходов и статей издержек обращения, в рассматриваемом комплексе задач используется справочник хозяйственных операций, структурных подразделений и справочник хозяйственных операций.
Выполнение технологической процедуры ввода информации осуществляется на основе обработке первичных документов. Ведение информационной базы включает операции регистрации и контроля первичных документов, обеспечения хранения информации. Важным моментом является организация рационального хранения и своевременного резервного копирования информации. Для сокращения времени обработки данных применяется нормативно - справочная информация, которая вводится один раз, а используется многократно.
Бухгалтерские проводки по финансово – расчетным операциям формируются на основе справочника типовых операций.
С помощью технологической процедуры вывода формируется результатная информация. Эта процедура включает операции формирования и контроля выводимых данных и получения выводной информации.
При выводе информации достигается автоматическое получение регистров синтетического и аналитического учета, контроль данных на экране, полностью исключает заполнение ведомостей ручным способом, повышается качество обработки информации.
Технологическая процедура «Закрытия отчетного периода» предназначена для завершения цикла работ в учетном периоде. Эта процедура выполняется после полного окончания работ за отчетный период. Программа устанавливает новый отчетный месяц, подготавливает отдельные хранимые массивы информации. Только после выполнения этой процедуры бухгалтер может считать, что он закончил расчетный период.
Так как рассматриваемый участок автоматизированного учета обеспечивается информацией при решении смежных комплексов, то технологический процесс обработки данных ограничивается обобщением учетной информации, ее корректировкой и выпиской результатных машинограмм.
Единственным выходным документом, требующем в его формировании участия пользователя, является «Расчет торговых наценок на остаток товаров и реализованных торговых наценок». Реквизиты данной машинограммы соответствуют формам расчетов, применяемых в различных отраслях товарного обращения при механизированном способе учета.
В различных проектах АБУ (1:С; АРМ; Галактика) предусмотрен различный перечень выходных машинограмм. Обязательными являются следующие выходные машинограммы:
Ведомость учета доходов по видам;
Ведомость учета финансовых результатов;
Ведомость синтетического учета по счетам 44 «Расходы на реализацию» и 99 «Прибыль и убытки»;
Оборотная ведомость по счету расходы будущих периодов.
В 1:С Бухгалтерия и АРМ бухгалтера основными выходными машинограммами являются следующие:
Оборотно-сальдовая ведомость по интересующим нас счетам;
Карточка интересующего нас счета;
Анализ интересующего нас счета.
3. АНАЛИЗ ДОХОДОВ И ПРИБЫЛИ ОРГАНИЗАЦИИ, ПУТИ ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
3.1 Информационное обеспечение и методика анализа доходов и прибыли организации
Проблема устранения убыточности хозяйственной деятельности и получения прибыли особо остро стоит для организаций торговли системы потребительской кооперации. Анализ доходов, расходов и прибыли дает возможность обосновать стратегические и тактические управленческие решения развития субъекта хозяйствования. Его цель установить неиспользованные возможности и резервы повышения эффективности хозяйственной деятельности организаций, укрепления их финансовой самостоятельности и устойчивости.
В процессе анализа доходов, расходов и конечного финансового результата последовательно решаются следующие задачи:
Оценивается степень выполнения плана прибыли;
Изучается состав, структура и динамика доходов, расходов и прибыли за отчетный период;
Оцениваются причины изменения доходов, расходов и прибыли;
Количественно измеряется влияние факторов изменения валовой прибыли и прибыли от реализации товаров;
Изучается динамика показателей рентабельности и устанавливаются причины их изменения;
Выявляются резервы роста доходов и прибыли, а также оптимизации расходов организации;
Определяются уровень безубыточности функционирования организации, запас ее финансовой прочности и объем продаж, обеспечивающий необходимую прибыль.
Основными источниками информации анализа доходов, расходов и конечного финансового результата являются бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о расходах по реализации товаров, а также отчет о финансовых результатах. Кроме этого используются регистры аналитического учета по счетам 90, 91, 92, 99, 84.
В бухгалтерском балансе показаны остатки прибыли (убытка) отчетного периода в четвертом разделе "Доходы и расходы", а также нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) в третьем разделе "Источники собственных средств".
В отчете о прибылях и убытках представлена информация за отчетный период и за аналогичный период прошлого года об источниках формирования прибыли к распределению. В нем содержатся данные о доходах и расходах по видам деятельности, об операционных и внереализационных доходах и расходах, а также прибыли (убытке) за отчетный период и налогах и сборах, взимаемых из прибыли. Преимущество новой формы отчета о прибылях и убытках состоит в том, что по ней можно оценить состав, структуру и динамику прибыли за отчетный период, выручки от реализации товаров, продукции, работ, услуг, операционных и внереализационных доходов и расходов.
Отчет о расходах по реализации товаров содержит информацию о составе расходов по видам деятельности (торговле, общественному питанию и заготовительной деятельности). Расходы по реализации товаров показаны по статьям, а также в пределах и сверх норм (лимитов). В отчете также имеется информация о сумме валовой прибыли (доходе) и прибыли от реализации товаров. В справке к отчету содержатся сведения об объемных показателях деятельности организаций сферы обращения (розничном, оптовом, заготовительном оборотах, обороте предприятий общественного питания), остатках товарно-материальных ценностей по видам деятельности.
Отчет о финансовых результатах (форма 5-ф) дает возможность оценить состав выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг в разрезе оплаченной покупателями денежными и неденежными (по товарообменным операциям, ценными бумагами, зачет взаимных требований) средствами. Кроме этого, в отчете представлена информация о количестве убыточных организаций, их удельном весе и сумме убытка по убыточным организациям. Это дает возможность осуществлять контроль за финансовыми результатами структурных подразделений.
На первоначальном этапе исследования доходов, расходов и конечного финансового результата проводится горизонтальный и вертикальный их анализ. С помощью горизонтального анализа оцениваются тенденции изменения расходов, доходов и прибыли (убытка) на основе расчета темпов изменения и отклонения.
Вертикальный анализ дает возможность оценить состав и структуру расходов, доходов и прибыли за отчетный период. При этом выявляется изменение в составе доходов, расходов и прибыли за отчетный период. Изучение структуры прибыли за отчетный период позволяет установить ее качество. Качество считается высоким, если наибольший удельный вес в прибыли за отчетный период занимает прибыль от реализации. И наоборот, качество считается низким, если наибольшее долевое участие в ней составляет прибыль от внереализационных доходов и расходов.