Лимит остатка наличных денежных средств в кассе устанавливается банками ежегодно всем организациям, имеющим кассу и осуществляющим наличные расчеты. Так сказано в абз. 2 п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П.
Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее работы, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей. В зависимости от перечисленных обстоятельств лимит кассы организации, имеющей налично-денежную выручку, устанавливается[4]:
- в размере, необходимом для обеспечения нормальной работы организации с утра следующего дня, - если она сдает наличные денежные средства в учреждения банков или предприятиям Госкомсвязи России ежедневно в конце рабочего дня;
- в пределах среднедневной выручки наличными деньгами - если она сдает наличные денежные средства в учреждения банков или предприятиям Госкомсвязи России на следующий день;
- в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы налично-денежной выручки - если она сдает наличные денежные средства в учреждения банков или предприятиям Госкомсвязи России не ежедневно.
Организациям, не имеющим налично-денежной выручки, лимит кассы устанавливается в пределах среднедневного расхода наличных денег (без учета расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).
Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. в рамках одного договора, заключенного между ними. Это установлено в п. 1 Указания N 1843-У.
Максимальный размер платежа в 100 000 руб. по одному договору распространяется также на расчеты наличными между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между двумя предпринимателями при условии, что эти расчеты связаны с ведением ими предпринимательской деятельности.
Отметим, что в Указании N 1843-У не содержится каких-либо ограничений по времени осуществления наличных расчетов (например, что ограничивается общая сумма платежей, произведенных контрагенту в течение одного рабочего дня). В этом документе говорится лишь о предельной сумме расчетов наличными деньгами в 100 000 руб. в целом по одному заключенному договору. Срок действия договора и периодичность проведения расчетов по нему значения не имеют. Другими словами, если общая стоимость товаров, поставляемых по договору между двумя организациями, составляет 125 000 руб., оплатить наличными всю стоимость данной поставки нельзя (даже с разбивкой этой суммы на несколько платежей в течение нескольких дней). Как минимум 25 000 руб. должны быть перечислены поставщику в безналичном порядке с расчетного счета либо оплачены иным способом (например, векселем).
Предельный размер платежа не распространяется на наличные расчеты организации с работниками по заработной плате, стипендиям, подотчетным суммам и иным выплатам (в том числе социального характера).
Кроме того, сотрудник, находящийся в служебной командировке и расходующий наличные денежные средства, полученные под отчет, на оплату услуг, связанных с командировкой, от своего имени (на приобретение авиабилета или оплату гостиницы), также не обязан соблюдать ограничение в 100 000 руб. Но если работник использует подотчетные суммы для расчетов от имени организации с другими юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, соблюдение предельного размера платежа обязательно.
Рассмотрим хозяйственные операции по учету денежных средств в кассе в таблице 1.
Таблица 1
Хозяйственные операции по учету денежных средств в кассе
| Содержание хозяйственной операции | Первичные учетные документы | Д | К |
| Поступления в кассу | |||
| Переданы денежные средства с расчетного счета в кассу | Выписка банка, ПКО | 50 | 51 |
| Внесен вклад учредителя в уставный капитал в виде наличных денег | ПКО, протокол собрания учредителей | 50 | 75 |
| Поступили денежные средства от покупателя в счет задолженности по проданным товарам | ПКО, доверенность лица, вносящего денежные средства | 50 | 62 |
| Поступил аванс от покупателя | ПКО, доверенность лица, вносящего денежные средства | 50 | 62 |
| Поступили неизрасходованные средства, выданные ранее подотчетному лицу | ПКО, авансовый отчет | 50 | 71 |
| Оприходованы в кассу излишки денежных средств, выявленные при ревизии кассы (инвентаризации) | ПКО, акт ревизии кассы, приказ руководителя | 50 | 91 |
| Выручка от продажи товаров поступила в кассу организации | ПКО, договор | 50 | 90 |
| Выручка от продажи прочих активов поступила в кассу | ПКО, договор, доверенность | 50 | 91 |
| Оплачена покупателем в кассу задолженность по проданным товарам в кредит | ПКО, договор, доверенность | 50 | 76 |
| Внесена в кассу сумма переплаты заработной платы работниками организации | ПКО | 50 | 73 |
| Внесена в кассу сумма возмещения недостачи виновными лицами (работниками организации) | ПКО, приказ руководителя | 50 | 73 |
| Получены в кассу денежные средства, являющиеся доходами будущих периодов | ПКО | 50 | 98 |
| Получены в кассу денежные документы от поставщика | ПКО, доверенность | 50 | 60 |
| Выбытия из кассы | |||
| Переданы денежные средства из кассы на расчетный счет | Выписка банка, РКО, объявление на взнос наличными | 51 | 50 |
| Выплачена из кассы заработная плата | Расчетно-платежная ведомость, РКО | 70 | 50 |
| Выплачена из кассы депонированная заработная плата | Расчетно-платежная ведомость, РКО | 76 | 50 |
| Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу | Служебная записка, РКО | 71 | 50 |
| Выявлена при ревизии кассы (инвентаризации) и списана недостача денежных средств | Акт инвентаризации кассы, приказ руководителя, РКО | 94 | 50 |
| Оплачена из кассы задолженность поставщику за приобретенные товары или услуги | РКО | 60 | 50 |
| Оплачена из кассы задолженность покупателям по возвращенным товарам | РКО | 62 | 50 |
| Денежные средства с расчетного счета направлены на покупку валюты | Договор о продаже валюты, выписка банка | 57 | 51 |
| Оплачены товары (работы, услуги) поставщикам или подрядчиками | Платежное поручение, выписка банка | 60 | 51 |
| Выдан аванс поставщикам или подрядчикам | Платежное поручение, выписка банка | 60 | 51 |
| Возвращен с расчетного счета аванс, ранее полученный от покупателя или заказчика | Платежное поручение, выписка банка | 62 | 51 |
| Погашен кредит или проценты по нему | Платежное поручение, выписка банка | 66 (67) | 51 |
| Уплачены налоги и сборы с расчетного счета | Платежное поручение, выписка банка | 68 | 51 |
| Оплачены расходы, связанные с устранением последствий чрезвычайной ситуации | Платежное поручение, выписка банка | 99 | 51 |
| Списаны банком денежные средства за услуги по расчетно-кассовому обслуживанию | Договор об РКО, выписка банка | 60 | 51 |
1.2 Учет денежных средств на расчетном счете
Расчетный счет - это обычный счет в банке. Если говорить о его использовании обычными словами, то можно сказать, что организации получают на расчетный счет оплату за проданные товары и услуги и рассчитываются с расчетного счета за покупки, а так же производят с его помощью другие платежи.
План счетов и Инструкция по его применению указывают на то, что счет 51 "Расчетные счета" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях.
По дебету счета 51 "Расчетные счета" отражается поступление денежных средств на расчетные счета организации. По кредиту отражается списание денежных средств с расчетных счетов организации. Аналитический учет по счету 51 "Расчетные счета" ведется по каждому расчетному счету.
Надо отметить, что практически во всех случаях в качестве первичных учетных документов по отражению в бухгалтерском учете информации по расчетному счету, используется выписка банка, к которой прикладываются различные оправдательные документы, на основании которых банк проводит списания и зачисления денежных средств на счет.
Организация, для открытия счета в банке, должна заключить с банком договор, предоставив банку следующие документы (Инструкция ЦБ РФ от 14.09.06 № 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов по вкладам (депозитам)")[5]:
Заявление на открытие счета;
Свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
Учредительные документы юридического лица - копии устава, учредительного договора, заверенные нотариально;
Лицензии на право осуществления деятельности, подлежащей лицензированию;
Карточку с образцами подписей руководителя и его заместителя (лиц, имеющих право первой подписи) и главного бухгалтера (право второй подписи) и с образцом оттиска печати;
Документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке;
Копию справки о предоставлении организации статистических кодов;
Справку из налоговой службы о постановке организации на учет в качестве налогоплательщика;
Копию документов о регистрации в качестве плательщика в Пенсионном фонде РФ и в Территориальном фонде обязательного медицинского страхования.