· установка программы на сервер и на компьютеры, находящиеся в подразделениях университета и подключенных к сети;
· обучение работы с программой.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенные в работе исследования позволили сформулировать определенные выводы и получить ряд результатов.
1. К подразделениям, образующим документооборот на факультете относятся деканат, кафедры, отдел кадров, учебное управление, бухгалтерия, второй отдел и т.д. практически все документы, издающиеся в них и поступающие к ним проходят через канцелярию.
2. Документы участвующие в документообороте делятся на внутренние, входящие и исходящие.
3. В процессе деятельности факультета появляются приказы, служебные записки, отчеты, заявления, указания, протоколы, постановления. Также документооборот составляют учебные карточки студентов, личные дела, экзаменационные ведомости и т.п.
4. При создании и движении документа он проходит следующие стадии: - изготовление; - подписание (согласование); - размножение; - распределение по подразделениям; - регистрация и подшивка.
5. Служебные документы, возникающие в процессе деятельности факультета требует правильного распределения, в соответствии с номенклатурой дел.
6. В университете существует сеть к которой подключены практически все подразделения ТРТУ. На факультете сеть используется в основном в учебных целях.
7. Сейчас затраты на документооборот составляют стоимость бумаги, картриджей, порошка на заправку картриджей.
8. Если организовать движение документов (которые можно перенести на электронный носитель) по сети, то затраты составят стоимость распечатки документа, физическое нахождение которого станет необходимым. Так как практически все подразделения подключены к сети, то не нужно тратить средства на подключение и установку сети, но нужно будет затратить сумму на приобретение программы электронного документооборота.
9. К документам сдаваемым в архив, относятся дела требующие постоянного хранения:
- учебные карточки студентов;
- протоколы заседаний Ученого совета факультета и материалы к ним;
- годовые планы работ совета факультета;
- протоколы заседаний ГЭК;
- отчеты ГЭК;
- планы работы кафедр;
- протоколы заседаний кафедр.
Все вышеуказанные документы не могут быть переведены на
электронный носитель, а требуют непосредственно физического на
хождения. Поэтому в архиве необязательно иметь компьютер с уни-
верситетской компьютерной сетью.
10. Все документы, не требующие постоянного хранения могут передавать-
ся по электронному документообороту и следовательно должны будут
храниться в электронном архиве.
11. Затраты на организацию электронного архива составят: стоимость про-
граммного продукта, установка программы на сервер и на компьютеры,
находящиеся в подразделениях университета и подключенных к сети, об-
учение работы с программой.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:
| 1. | Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп.-М., 1996. |
| 2. | Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ.- М., ИНФРА-М, 1997. |
| 3. | В помощь машинистке, секретарю, стенографистке: Практ. пособие.-М.: Высш.шк., 1990.-303 с.: ил. |
| 4. | Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных.- М., Энергоатомиздат, 1994. |
| 5. | ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1983. |
| 6. | ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.-М., Издательство стандартов, 1997. |
| 7. | Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991. |
| 8. | Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во “Юридический колледж МГУ”, 1994. - 85 с. |
| 9. | Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей “Тандем”. Издательство ЭКМОС, 1998. - 208 с. |
| 10. | Документы и делопроизводство. Справочное пособие. - М., Экономика, 1991. |
| 11. | Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., НОРМА, 1996. - 224с. |
| 12. | Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с. |
| 13. | Ланкастер Ф. Информационно-поисковые системы. - М., Мир, 1972. - 310 с. |
| 14. | Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998, 575 с. |
| 15. | Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93. - М., - 14 с. |
| 16. | Секретарское дело: Практ. пособие. - М.: Высш.шк.., 1989. - 383 с.: ил. |
| 17. | Стандарт предприятия . Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов. СТП 2069131-01-98. 1998. |
| 18. | Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., ПРИОР, 1995. |
| 19. | Сэлсон Г. Автоматическая обработка, хранение и поиск информации. - М., Советское радио, 1973. - 560 с. |
| 20. | Устав Таганрогского государственного радиотехнического университета. Таганрог. 1997. - 39с. |
| 21. | Халяпин Д.Б., Ярочкин В.И. Основы защиты информации: Учебное пособие. - М., ИПКИР, 1994. |
| 22. | Экономическая безопасность предприятия: Защита коммерческой тайны. Практическое пособие для руководителей и специалистов. Под ред. В.М. Чаплыгина. - М., Аналитик-Пресс, 1991. |
| 23. | Ярочкин В.И. Безопасность информационных систем. - М., Ось-89, 1996. |
| Наименование системы документации | Назначение | Виды документов | Органы участвующие в их составлении |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Организационно-правовая документация | организация системы и процессов управления | устав организации; положения об организации и о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др. | руководство учреждения или подразделения |
| Плановая документация | формулирует основные направления и общее содержание работ | план; перспективный план; программа; график; схема; генеральная схема | руководство организации |
| Распорядительная документация | регулирование деятельности и деятельности, входящих в его систему | Коллегиальное принятие решения - постановления и решения;Единоличное принятие решения - приказы, указания, распоряжения | Коллегиальное принятие решения;Единоличное принятие решения |
| Справочная документация | содержит объективную и достоверную информацию | акты; справки; докладные записки; переписка и др. | от нижестоящего работника к вышестоящему |
| Отчетная документация | позволяет сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой | отчет или справка отчетного характера | структурные подразделения |
Приложение № 2
Таблица 1 Требования к
оформлению документов
| 01 - Государственный герб Российской Федерации; | Помещают на бланках документов в соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации. |
| 02 - герб субъекта Российской Федерации; | Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации |
| 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); | Помещают на бланках в соответствии с уставом |
| 04 - код организации; | Проставляют по Общественному классификатору предприятий и организаций |
| 05 - код формы документа; | Проставляют по общественному классификатору управленческой документации |
| 06 - наименование организации; | Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации |
| 07 - справочные данные об организации; | Включают: почтовый адрес; номера телефонов и др. сведения по усмотрению |
| 08 - наименование вида документа; | Название документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма. Название документа определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего. В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания. |
| 09 - дата документа; | Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе, например: в актах, протоколах. Датой вступления распорядительных документов в силу считается дата их доведения до адресата, если в самом документе не указан иной срок. |
| 10 - регистрационный номер документа; | Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. |
| 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; | Включает регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер дату документа, на который дается ответ |
| 12 - место составления или издания документа; | Место составление или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам “Наименование организации” и “Справочные данные об организации”. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. |
| 13 - гриф ограничения доступа к документу; | Проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации |
| Продолжение таблицы 1 | |
| 14 - адресат; | В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. |
| 15 - гриф утверждения документа; | Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемыми документами. При утверждении документа;- должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.- постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номераРасполагается в правом верхнем углу документа. |
| 16 - резолюция; | Пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату |
| 17 - заголовок к тексту; | Включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа |
| 18 - отметка о контроле; | Отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой “К” или штампом “Контроль” |
| 19 - текст документа; | Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных сборников текстов (письмовников), типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм. Типовой сплошной связный текст составляется на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пропуски для внесения переменной информации. |
| 20 - отметка о наличии приложения; | Оформляют следующим образом: Приложение на 5 л. в 2 экз. |
| 21 - подпись; | Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное. Подпись придает документу юридическую силу. Документ подписывается руководящими работниками организации или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством или иными правовыми актами. |
| 22 - гриф сог.док-та; | |
| 23 - визы согласования документа; | Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ. Виза должна включать личную подпись визирующего и дату визирования, которые могут дополняться наименованием должности и расшифровкой подписки визирующего |
| Окончание таблицы 1 | |
| 24 - печать; | На документах, требующих дополнительного удостоверения подлинности, ставится оттиск печати. В государственных организациях применяют гербовую печать и печать организации. В негосударственных организациях — печать организации. |
| 25 - отметка о заверении копии; | При изготовлении копии текст документа должен воспроизводиться полностью, включая элементы бланка. Копия документа должна быть заверена подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица, например: "Верно". |
| 26 - отметка об исполнителе; | Включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. |
| 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; | Отметка об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что все поставленные в документе вопросы решены. По каждому документу должно быть видно, каким образом он исполнен. Если направлен ответ, то к документу прилагается копия ответа. |
| 28 - отметка о поступлении документа в организацию; | Содержит порядковый номер и дату поступления документа |
| 29 - отметка для автоматического поиска документа | Может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации |
Приложение № 3