Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Основной смысл его заключается в том, что технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертов скрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом.
При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.
Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.
Важное значение имеет соблюдение ГОСТа 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этим стандартом, в частности, установлен единый комплекс обязательных реквизитов любых документов.
Информационно-поисковая система по документам организации
Для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащейся в них информации в организациях должны создаваться информационно-поисковые системы на основе следующих требований:
— полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;
— обеспечение оперативного доступа к информации и документам;
— максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам;
— обеспечение рациональной организации массива документов организации.
Информационно-поисковые системы включают в себя: регистрацию и индексирование документов; информационно-поисковые массивы и базы данных; классификационные справочники; систему оперативного хранения документов.
Регистрация и индексирование документов — это совокупность правил описания содержания документов в ИПС. а также непосредственно процесс описания документов по этим правилам.
В соответствии с ГСДОУ регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Главное назначение регистрации — придание документу, юридической силы, подтверждение факта его появления в организации. Так, пока распорядительный документ, например приказ, не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, за него организация как бы не берет на себя ответственность, так как не подтверждается сам факт поступления документа.
Регистрации в обязательном порядке подлежат все документы, требующие исполнения, учета и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, нотариальные, учебные; учетно-статистические, бухгалтерские и другие).
Документы в оптимальном варианте должны регистрироваться один раз в день поступления, подписания или утверждении (создания). При возможности оперативного доступа к регистрационным массивам дополнительные регистрации в пределах организации становятся ненужными.
Регистрация документов в соответствии с ГСДОУ производится децентрализованно по группам документов в зависимости от названия (вида), автора и содержания в местах создания этих документов или(и) их исполнения. Однако децентрализация основывается на единой системе и единых обязательных правилах регистрации и доступности регистрационных данных.
Независимо от способа регистрации и структуры регистрационных форм (карточки, журналы, экранные форматы), в выборе которых организации не регламентированы, необходимым условием является использование в регистрационной форме обязательных реквизитов: автор документа (корреспондент); название документа, состоящее из наименования вида и заголовка; дата документа; присваиваемый индекс; срок исполнения; номер дела, в котором хранится документ; а также при необходимости: индекс поступившего документа; резолюция с указанием исполнителя, содержания поручения, автора и даты; отметка об исполнении; расписка исполнителя в получении ( доведении до сведения) документа, дата промежуточного контроля и другие. При регистрации документов ограниченного доступа указываются также номера и число экземпляров.
Регистрационный индекс проставляется на документе и в регистрационной форме и служит в совокупности с датой и названием целям идентификации документа и его учета. Обязательным элементом индекса является порядковый, как правило, в пределах делопроизводственного года, номер. Конкретный состав индекса зависит от принятого для каждого массива документов принципа последующего хранения и, следовательно, принципа поиска. Например, если документы формируются в дела по критерию автора и названия (протоколы совещаний, приказы, удостоверения, дипломы и т.д.), то их индекс может быть ограничен только порядковым номером в пределах массива, так как в дела они комплектуются также по порядку номеров.
Для выделения части документов из единого регистрационного массива используются дополнительные буквенные индексы. Так, при едином массиве приказов организации приказ).» по вопросам управления кадрами (прием, перевод и т.д.) порядковый номер дополняется буквой "К" (28 —К), решения президиумов коллегиальных органов дополняются по этому же принципу буквой "П" (74 - П).
Индекс документа, коллективным автором которого являются несколько юридических лиц, образуется из порядковых номеров, присвоенных каждому из авторов. Например, Постановление от 30.11.81 "Об утверждении типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, па предприятиях, в учреждениях и организациях" трех авторов имеет индекс 463/162/298.
Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, авторам (переписка, заключения, отзывы, докладные записки и т.д.), служит порядковый помер, дополняемый индексом дела, в которое подшивается данный документ. Так, индекс письма 89/04 — 18 состоит из порядкового номера — 89 и номера папки, в которую будет подшит документ (или его копия). -04-18.
Информационные элементы индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Основной обязательный индекс может дополняться другими индексами: корреспондентов, ответственных исполнителей, названий документов, вопросов (направлений) деятельности, служащими целям более быстрого и точного поиска документной информации.
Каждый проставляемый на документе индекс должен быть закреплен в соответствующем классификаторе. Классификаторы в обязательном порядке утверждаются самостоятельно или в качестве приложений к инструкциям по делопроизводству.
На основе регистрационных форм децентрализованно в местах регистрации должны складываться и вестись, т.е. поддерживаться в актуальном состоянии информационно-поисковые системы (массивы). Различаются несколько самостоятельных видов ИПС:
— справочные или контрольно-справочные, по которым отслеживается ход выполнения документов или их использование. Основой систематизации в этих массивах является, как правило, дата (срок) исполнения;
— контрольно-справочные по документам ограниченного доступа, как правило, в пронумерованных, прошитых и опечатанных журналах;
— контрольно-справочные по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, в которых основой систематизации является тематика поднятых в обращениях граждан вопросов;
— справочные (кодификационные) по нормативно-правовым актам, отражающим вопросы деятельности (правовую среду) организации. В системах этого вида самостоятельно учитывается каждый вопрос, о котором имеется информация в документе, а основой систематизации также является тематика нормативных положений.
При изъятии документов из обращения или их отмены информация в ИПС аннулируется, но не уничтожается, а передается в архив организации вместе с документами.
Номенклатура дел организации
Еще одним обязательным элементом информационно-поисковой системы организации является номенклатура дел — «систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения». В номенклатуру дел включаются документы, картотеки, регистрационно-справочные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя и способа фиксации документной информации.
Номенклатура дел закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения; служит основным учетным документом в текущей работе с документами, а также учетно-справочной . системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
В иерархических системах управления для достижения единого подхода к классификации документов и обеспечения их необходимой сохранности в качестве нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, обязательные для подведомственных структур и устанавливающие унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации.