· учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результаты контроля и другие сведения следует передавать в службу документационного обеспечения с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;
· должны быть предусмотрены все возможные варианты движения документов.
Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например:
· когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции;
· передача почтовых отправлении, имеющих пометку "лично", непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.
Обработка исполненных и отправляемых документов.
Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.
Для отправки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.
При сдаче документа на отправление или исполненного документа исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел он должен быть помещен.
При приеме на отправку документа-ответа должно быть проверено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа.
Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой документационного обеспечения должны быть возвращены исполнителю. Срок исполнения должен быть продлен на время доработки документа и отражать окончательную передачу документа на отправление для экспедиционной обработки.
Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой документационного обеспечения. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.
Исполнение документов.
При налаживании системы документооборота организации, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. работа с документами их непосредственных исполнителей.
Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.
Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает:
— постановку документов на контроль;
— проверку своевременности доведения документа до исполнителя;
— предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
— учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Контроль, как правило, ведется на двух уровнях: формализованный контроль своевременности исполнения документов, а также контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения. Если контроль первого уровня осуществляет только делопроизводственная служба, то контроль второго уровня входит в должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и специального контрольного подразделения.
Контроль должен осуществляться путем регулярного отслаивания контрольного массива (журнала, картотеки, файла) и напоминания исполнителям о приближении или наступлении срока исполнения.
В организации должен составляться перечень документов, подлежащих контролю исполнения, в виде самостоятельного документа или в виде дополнительной графы в Табеле документов. В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов, собственными распорядительными документами следует включать все документы, специфичные для организации и имеющие конкретные формы и сроки исполнения.
Срок исполнения входящих документов исчисляется с момента их поступления в организацию, а создаваемых — с момента доведения до исполнителей, если, конечно, не оговорен другой срок.
Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившее (или вышестоящее руководство).
При установлении сроков исполнения необходимо использовать типовые сроки, установленные для конкретных документов законодательно, например, согласно ГСДОУ:
· акт о наличии недостатков (рекламация) — составление не позднее 10 дней по получении продукции;
· жалобы на неправильные действия или распоряжения финорганов — рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления;
· письма учреждений и организаций — к указанному в них сроку или в течение 10 дней;
· протокол разногласий — составление и направление контрагенту в 10-дневный срок, рассмотрение контрагентом в 20-дневный срок;
· телеграммы, требующие срочного решения, — до 2 дней, остальные — в течение 10 дней.
Проверка хода исполнения должна осуществляться в следующем порядке:
· задания последующих лет — не реже одного раза в год;
· задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;
· задания текущего месяца — каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Снять документы с контроля может либо должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На документе при этом должна быть проставлена отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение.
При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении.
Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных поданному вопросу документов и действующих нормативных актов.
Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.
После согласования проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку.
По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации документа организует его размножение.
В случае командировки, ухода в отпуск, болезни, увольнения исполнителя закрепленные за ним документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.
Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.
Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).
Если исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении.
В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
Исполнитель имеет в своем распоряжении или ему должна быть предоставлена возможность пользоваться государственными стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству, ведомственным телефонным справочником, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой и т.д.
Исполнитель заводит для документов папки с надписями «срочно», «на исполнение», «на доклад (подпись)», «на отправку» с указанием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходимости в папке «на исполнение» делаются прокладки с обозначением сроков исполнения и наименований групп документов.
При использовании видеотерминальных устройств исполнитель в установленные сроки получает предназначенную ему информацию и сообщает в базу данных необходимые сведения. Исполнитель несет ответственность за полноту, своевременность и достоверность сообщаемой информации.