На основании акта о приемке кладовщик должен сделать записи об оприходовании товаров в журнале учета товаров на складе (форма №ТОРГ-18).
Если комиссия обнаружила отклонения по количеству, качеству, массе товара, приемка должна быть приостановлена. В этом случае надо обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другой однородной продукцией и вызвать представителя поставщика (грузоотправителя).
Комиссия составляет акт по форме №ТОРГ-2 в четырех экземплярах, один из них отправляют поставщику. На импортные товары составляется в пяти экземплярах акт по форме №ТОРГ-3. Правила заполнения для обеих форм одинаковы.
Если по одному транспортному документу поступили разные товары, а недостача обнаружена только по одному из видов товаров, перечислять в акте все полученное не надо. В конце акта просто делают отметку: «По остальным товарам расхождений нет».
На основании акта составляется претензионное письмо поставщику или транспортной организации (в зависимости от того, по чьей вине образовалась недостача и на кого возложена ответственность за ее последствия согласно договору) с требованием возместить убытки.
Если товары куплены у физического лица, а также в некоторых других случаях составляется акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (формы №ТОРГ-4). Эта же форма заполняется, если поступают товары без сопроводительных документов (для оформления поступления товарно-материальных ценностей по фактическому наличию). Акт подписывают члены комиссии, утверждает его руководитель организации. Акт составляется в двух экземплярах при участии материально-ответственного работника. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у материально-ответственного лица, принявшего товары.
Строки «По транспортным документам значится»; «Масса товара станции (пристани, порта) отправления»; «Масса товара станции (пристани, порта) назначения» заполняются, если есть документы, выписанные транспортной организацией. Строку «Состояние упаковки» заполняют, если при приемке товара было обнаружено, что упаковка повреждена.
Прочие торговые операции оформляются следующими документами (табл. 1.1).
Таблица 1.1
Документальное оформление торговых операций
| Название формы | В каких случаях оформляется | Кто составляет и подписывает, количество экземпляров, особенности заполнения |
| 1 | 2 | 3 |
| Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (форма №ТОРГ-5) | Для оформления приемки и оприходования тары, а также упаковочных материалов, если поставщик не выделяет их в счетах и их стоимость включена в цену товара | Составляют комиссия и материально-ответственный работник. Два экземпляра: первый передается в бухгалтерию, второй остается у материально-ответственного лица. |
| Акт о завесе тары (форма №ТОРГ-6). Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары | Для оформления приемки, завеса и списания тары | Составляют в одном экземпляре члены комиссии. Акт передается материально-ответственным лицом с товарным отчетом в бухгалтерию организации. В случае если масса тары превышает массу, указанную в сопроводительных документах поставщика, акт составляется в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с рекламацией направляется поставщику для возмещения. В журнале бухгалтер записывает данные о завесе тары на основании приемных товарных документов. |
| Заказ – отборочный лист (фора №ТОРГ-8) | На оптовых базах (складах) для отбора товара, тары | Заполняет работник оптовой базы (склада) и передает для исполнения на склад. Конструкция формы позволяет вести расчеты по отдельным группам товаров (например, вычислять торговую скидку по группам товаров). На основании данных этого документа заполняется товарно-транспортная накладная. |
| Упаковочный ярлык (форма №ТОРГ-9) | При упаковке товара (оптовая торговля) | Выписывается в трех экземплярах работником организации на каждое отдельное место (ящик, тюк и т.п.), подписывается материально-ответственными лицами и упаковщиком. Один экземпляр вкладывается вместе с товаром в ящик (тюк). Второй – с указаниями массы каждого места прилагается к счету-фактуре (если он не подлежит поящичной спецификации), третий – остается на складе. |
| Спецификация (форма №ТОРГ10) | Применяется в том случае, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т.п. | Выписывается в двух экземплярах материально-ответственным лицом склада (кладовой). Один экземпляр прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю, второй – передается в бухгалтерию. Упакованный товар передается экспедиции, агенту (экспедитору, водителю, возчику) по количеству мест или ассе брутто под расписку на бланке спецификации. |
| Товарный ярлык (форма №ТОРГ-11) | Для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товара | Заполняется в одном экземпляре материально-ответственным лицом на каждое наименование с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Данные товарного ярлыка применяются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей. |
| Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма №ТОРГ-13) | Для учета движения товарно-материльных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениями или материально-ответственными лицами. | Составляется в двух экземплярах материально-ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр – принимающему подразделению для оприходования ценностей. Подписывают материально-ответственные лица сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию. |
| Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли) (форма №ТОРГ-14) | Для оформления отпуска товаров на лотки, продавцам с тележек, разносов и т.п., на которые не составляются товарные отчеты | Выписывается в двух экземплярах материально-ответственным лицом, отпускающим товар. Один экземпляр передается продавцу товара, а второй остается в организации (магазине, на базе, складе). По окончании рабочего дня производят запись в накладной о сдаче продавцом выручки за проданные товары в кассу организации и остатка непроданных товаров. В случае если продавец не может возвратить непроданные товары, в накладной производится запись остатков. |
| Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (форма №ТОРГ-15) | Для оформления возникающего по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию. | Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии с участием представителя администрации организации, материально-ответственного лица или при необходимости представителя санитарного надзора. Утверждается руководителем организации. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально-ответственного(ых) лица (лиц) потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий – у материально-ответственного(ых) лица (лиц) |
| Акт о списании товаров (форма №ТОРГ-16) | Применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. | Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации. В случае необходимости акт составляется с участием представителя санитарного или иного надзора. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию, второй остается в подразделении, третий – у материально-ответственного лица. |
| Журнал учета движения товаров на складе (форма №ТОРГ-18) | Для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой) | Ведется материально-ответственным(и) лицом (лицами) по наименованиям, сортам, количеству и цене. Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день. |
| Расходный отвес (спецификация) (форма №ТОРГ-19) | При отпуске всех видов товаров как приложение к товарно-транспортной накладной | Составляется в двух экземплярах работниками базы (склада). Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – представителю грузополучателя |
| Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров (форма №ТОРГ-20) | В случае обнаружения понижения качества и порчи товаров | Составляется в двух экземплярах членами комиссии на основании приказа, распоряжения руководителя организации о перетаривании, сортировке, подработке, перетрафаречивании. Первый экземпляр вместе с приказом, распоряжением передается в бухгалтерию, второй остается у материально-ответственного лица. |
| Товарный журнал работника мелкорозничной торговли (форма №ТОРГ-23) | Для отпуска товаров в мелкорозничную сеть. Журнал выдается торговой или иной компетентной организацией работникам мелкорозничной торговли (киосков, ларьков и т.п.) | Журнал ведется в одном экземпляре и находится на руках у работника мелкорозничной торговли. Отпуск товаров указанным работникам оформляется в каждом отдельном случае выпиской расходных накладных. Данные об отпуске товаров и получении выручки заносятся в журнал по совершении операции на основании приходно-расходных документов с определением каждый раз нового остатка товаров. Записи в журнале производятся и подписываются ответственными лицами, которые отпускают товары, а также принимают выручку (в случае если выручка не сдается в кассу). |
| Заказ (форма №ТОРГ-26) | Для оформления продажи товаров по предварительным заказам с доставкой по указанному адресу или без доставки по адресу на конкретные дату и время | Оформляется в двух экземплярах работником организации торговли при согласовании с заказчиком (покупателем). Первый экземпляр передается отборщику для исполнения заказа, второй экземпляр бланка заказа с отметкой об оплате передается покупателю. Подписывается лицами, ответственными за прием, отбор, комплектацию, исполнение заказа. |
| Журнал учета выполнения заказов покупателей (форма №ТОРГ-27) | Для учета выполнения заказов покупателей, принятых к исполнению | Ведется в одном экземпляре и находится в столе заказов. В журнале регистрируются принятые заказы по номерам, датам и времени исполнения, а также получение заказа отборщиков и возврата им исполненных заказов. |
| Карточка количественно-стоимостного учета (форма №ТОРГ-28) | В организациях торговли (на складах, базах) для аналитического учета товаров, которые учитываются в количественно-стоимостном выражении. | Ведется отдельно на каждое наименование, сорт товара. При количественно-стоимостном учете однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться объединено на одной карточке. Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выражении на основании проверенных документов. Представляемых в бухгалтерию материально-ответственными лицами |
| Товарный отчет (форма №ТОРГ-29). Отчет по таре (форма №ТОРГ-30) | Для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации | Составляются в двух экземплярах материально-ответственным лицом. Товарный отчет, как правило, составляется при сальдовом методе учета товаров. Подписывается бухгалтером и материально-ответственным лицом. Первый экземпляр отчета с приложенными документами, на основании которых составляется отчет, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально-ответственного лица. |
| Сопроводительный реестр сдачи документов (форма №ТОРГ-31) | Для регистрации приходных и расходных документов | Составляется в двух экземплярах материально-ответственным лицом на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период. Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники. Второй экземпляр остается у материально-ответственного лица. |
Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. №132 утверждены также некоторые формы, связанные со спецификой деятельности организации: