Все поступления и выдачи наличных денег Учреждения учитываются в кассовой книге (Приложение 15). Кассовая книга Учреждения должна быть пронумерована и опечатана сургучной или ластичной печатью, количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера ОДИПИ. Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах: через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными служат отчетом кассиру. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист вместе с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера Учреждения.
Руководитель Учреждения обязан оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждений банка и сдаче в банк.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к её работе, воспрещается. Все наличные деньги и ценные бумаги в ОДИПИ хранятся в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключ от металлических шкафов и печати хранятся у кассира.
Хранение наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному Учреждению, запрещается.
Счета учета кассовых расчетов предназначены для обобщения информации обо всех видах расчетов Учреждения с различными юридическими и физическими лицами, а также внутрихозяйственных расчетах.
Учет кассовых операций в ОДИПИ ведется на активном счете 020104000 «Касса» (код увеличения 510, код уменьшения 610). По дебету данного счета отражается поступление денежных средств в кассу и излишки денежных средств, выявленные при ревизии, по кредиту отражается выдача денежных средств, сдача остатков на текущий счет в банке, недостача денежных средств, выявленная при ревизии.
Для обобщенного учета кассовых операций ведется Журнал операций по счету «Касса», записи в котором производятся в течение месяца (Приложение 1). На основании отчета кассира в конце месяца подсчитываются обороты по дебету и кредиту, которые записываются в Главную книгу, в конце месяца выводится остаток (остаток на начало месяца плюс оборот по дебету минус оборот по кредиту).
В ОДИПИ формируются следующие бухгалтерские проводки по кассовым операциям:
Дт 40101211 Кт 30201730 – начислена заработная плата;
Дт 020104510 Кт 020101610, 130405211 – получено с текущего счета в кассу для выплаты зарплаты;
Дт 030201830 Кт 020104610 – из кассы выплачена заработная плата;
Дт 020905560 Кт 020104610 – при ревизии выявлена недостача денег в кассе;
Дт 020104510 Кт 040101180 – в результате ревизии выявлены излишки денег в кассе.
Все бюджетные учреждения, в том числе и ОДИПИ осуществляют расчеты как наличным так и безналичным путем. Наличные расчеты осуществляются через подотчетных лиц. Для получения денежных средств из кассы подотчетное лицо пишет заявку на имя руководителя ОДИПИ, в которой указывается фамилия, имя, отчество, должность необходимая сумму и цель расхода. Работникам учреждения могут быть выданы под отчет деньги на административно-хозяйственные и оперативные расходы, а также на служебные командировки. На выданные суммы подотчетное лицо обязано предоставить авансовый отчет с приложением оправдательных документов (Приложение 16, 17).
Для учета расчетов с подотчетными лицами применяется счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами», который имеет 16 счетов аналитического учета (20801000-208016000), по дебету которого отражается сумма, выданная под отчет и сумма возмещения перерасхода (код 560), а по кредиту отражается расходование выданных сумм (код 660), предоставление авансового отчета и возврат неиспользованного аванса.
Аналитический учет ведется в Журнале расчетов с подотчетными лицами, либо в Карточке учета и расчетов с подотчетными лицами.
В ОДИПИ по расчетам с подотчетными лицами формируются следующие проводки:
Дт 020801560-020816560 Кт 020104610 – выдан из кассы аванс подотчетному лицу.
Дт 040101200 (по видам) 010601310-010604310 Кт 020801660-020816660 – представлен авансовый отчет об израсходованных суммах.
Дт 020104510 Кт 020801660-020816660 – подотчетным лицом сдан в кассу неиспользованный аванс.
В кассе, кроме денег, могут хранится денежные документы и бланки строгой отчетности. К денежным документам относятся почтовые марки, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, оплаченные талоны на бензин и масла, продукты питания, полученные извещения на почтовые переводы.
К бланкам строгой отчетности относятся бланки дипломов, приложений к ним; бланки трудовых книжек, приложений к ним, бланки удостоверении и т.п.
Принятие и выдача таких документов также оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами, на которых ставится штамп или пишется от руки красными чернилами «фондовый». Учет этих операций ведется отдельно от операций по денежным средствам. Регистрация приходных и расходных ордеров ведется в конце журнала регистрации приходных и расходных ордеров.
Учет денежных документов в ОДИПИ ведется на активном счете 020105000 «Денежные документы», где по дебету отражается поступление денежных документов (код 510), а по кредиту – выдача денежных документов из кассы (код 610).
Аналитический учет денежных документов ведется по их видам Карточке учета средств и расчетов. Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям.
Учет бланков строгой отчетности ведется в ОДИПИ на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке 1 рубль за один бланк. Списание испорченных бланков строгой отчетности оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности.
Аналитический учет по счету ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в Книге учета бланков строгой отчетности.
2.8 Учет внебюджетных средств
В ОДИПИ для достижения целей деятельности осуществляется привлечение дополнительных средств из внебюджетных источников, для учета которых в кредитных организациях или ОФК открываются отдельные счета. К внебюджетным средствам относятся средства, полученные от предпринимательской деятельности; целевые средства и безвозмездные поступления; средства, поступившие во временное распоряжение учреждения; средства, полученные от государственных внебюджетных фондов.
Привлечение внебюджетных средств не влечет за собой снижение нормативов финансирования из бюджетов.
Задачами учета внебюджетных средств в ОДИПИ являются: своевременное и правильное планирование доходов и расходов, полный и своевременный учет всех видов доходов и расходов; правильное исчисление и своевременная уплата налогов в бюджет по тем видам доходов, которые подлежат налогообложению, своевременное составление отчетности и предоставление ее в вышестоящую организацию.
Средства, поступающие во временное распоряжение ОДИПИ, подлежат возврату их владельцам при наступлении определенных условий. Хранятся такие средства на специальном счете в банке и учитываются:
- на активном счете 020102000 «Денежные средства учреждения во временном распоряжении», по дебету которого отражается поступление средств (код 510), по кредиту – возврат денежных средств (код 610);
- на пассивном счете 030401000 «Расчеты по средствам полученным во временное распоряжение», по дебету которого отражается возврат средств (код 830), по кредиту – суммы, поступившие во временное распоряжение (код 730).
Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в Журнале операций по банковскому счету на основании выписок из банка.
Аналитический учет по счету 030401000 ведется на многографной карточке по каждому получателю в разрезе видов поступлений и направлений использования средств.
Для учета целевых средств в ОДИПИ применяются следующие счета:
- активный счет 3201011000 «Денежные средств учреждения на банковских счетах», по дебету которого отражается поступление целевых средств (код 510), а по кредиту – расходование (код 610). Учет операций по движению целевых средств на счете в банке ведется в Журнале операций по банковскому счету на основании выписок из банка;
- активный счет 340101200 (по видам расходов) «Расходы учреждения», по дебету которого отражаются расходы, произведенные в течение года, по кредиту – списание этих расходов в конце года;
- пассивный счет 340101180 «Прочие доходы», по кредиту которого отражается поступление целевых средств, начисление платы за оказание платных услуг, не относящихся к предпринимательской деятельности, а по дебиту – списание таких доходов;
- активный счет «Расчеты с дебиторами по доходам от рыночных продаж», по дебету которого отражается увеличение дебиторской задолженности (код 560), а по кредиту – уменьшение дебиторской задолженности (код 660). Аналитический учет по этому счету ведется в Журнале операций расчетов с дебиторами по доходам или в Карточке учета средств и расчетов;
- счет 340103000 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов», по дебету которого отражается списание расходов, а по кредиту – списание доходов.