4.6 Классификация счетов БУ
Классификация счетов БУ – это их группировка по экономически однородным объектам учета, целям и способам отражения этих объектов на счетах. Классификация необходима для группировки счетов по наиболее существенным признакам: по экономическому содержанию, по назначению и структуре.
Бухгалтерские счета по экономическому содержанию делятся на 3 группы:
1. Счета для учета хозяйственных средств (01, 10, 50, 51).
2. Счета для учета источников хозяйственных средств (80, 82, 83, 84, 66).
3. Счета для учета хозяйственных процессов: снабжения, производства, реализации (10, 20, 23, 90).
Классификация счетов по назначению и структуре показывает строение, и какие показатели деятельности отражаются на счетах.
Бухгалтерские счета по назначению и структуре делятся на следующие группы:
- Основные счета – предназначены для учета хозяйственных средств и их источников.
- Регулирующие – уточняют оценку некоторых основных счетов (02, 05). Например, счет 02 регулирует счет 01, в бухгалтерском балансе сумма основных средств показывается по остаточной стоимости (01 – 02).
- Распределительные – счета для собирания расходов и их распределения (25, 26 – счета в конце месяца закрываются (не имеют остатка)), а так же счета для распределения доходов и расходов между отчетными периодами для равномерного включения их и отражения в чете (96, 97, 98).
- Калькуляционные – предназначены для учета затрат связанных с выпуском продукции, выполнением работ. оказанием услуг (20, 23 – по ДТ этих счетов собираются затраты, а по КТ списывается фактическая себестоимость завершенной производством продукции выполненных работ и оказанием услуг).
- Сопоставляющие – предназначены для получения результата деятельности организации или результата деятельности отдельных хозяйственных процессов и определенных результатов по ним (90, 91, 99).
- Забалансовые – отражаются средства, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее во временном пользовании.
4.7 План счетов БУ
План счетов по своему содержанию включает в себя балансовые и забалансовые счета.
Балансовые счета сгруппированы в 8 разделах. К каждому балансовому и забалансовому счету в плане счетов присвоен определенный номер, который называется кодом или шифром счета.
Шифры балансовых счетов двузначные, забалансовых – трехзначные.
Для правильного применения плана счетов в БУ разработана инструкция. В ней приведена краткая характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов, раскрыты их структура и назначение, а так же порядок, наиболее распространенных операций.
При организации БУ нет необходимости использовать все синтетические счета, которые приведены в плане счетов.
Каждая организация выбирает те синтетические счета, которые ему нужны для постановки БУ, т.е. каждое предприятие разрабатывает рабочий план счетов, который является приложением к учетной политики организации.
5. Документация и инвентаризация
5.1 Понятие о документации и документы в обороте
Документация является основой БУ и заключается в сложном, непрерывном отражении всех хозяйственных операций, проводимых организацией в бухгалтерских оправдательных документах.
Бухгалтерская документация – письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственных операции или о праве на ее совершение. Характер хозяйственных операций разнообразен, поэтому содержание и форма применяемых документов не одинаковы.
Основные требования к оформлению первичных документов закреплены в законе «О бухгалтерском учете».
При оформлении документа различают обязательные и дополнительные реквизиты.
К обязательным реквизитам относятся:
1. Наименование документа
2. Дата составления
3. Наименование организации, от имен которой составлен документ
4. Содержание хозяйственной операции
5. Измерители хозяйственных операции в натуральном и денежном выражении
6. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
7. Личные подписи указанных лиц.
Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документа.
В условиях автоматизированной обработки учетной информации реквизиты первичных документов могут быть зашифрованы в виде кодов.
В первичных учетных документах должны быть обозначены сведения необходимые для понимания хозяйственной операции. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по формам, утвержденным постановлением ГОСКОМСТАТА России.
Если же предприятие самостоятельно разрабатывает формы документов (по которым нет унифицированных форм), то такие документы должны быть приложены к учетной политике организации.
Денежные документы, а так же документы, подтверждающие финансовые и кредитные обязательства организации без подписи главного бухгалтера не действительны и не должны приниматься к исполнению.
При возникновении разногласий между руководителем предприятия и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, при этом всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций несет руководитель организации.
Ошибки, допущенные при составлении первичных документов, исправляют следующим образом: неправильный текс или сумму зачеркивают одной чертой таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое и над ним делают правильную запись. А в исправлении делают оговорку, указывают дату и заверяют подписями лиц составившего документ.
В кассовых и банковских первичных документах исправление не допускается, если в этих документах допущена ошибка, то их следует составить заново.
В организации документы проходят несколько этапов:
1. Создание или получение.
2. Принятие к учету.
3. Обработка к отражению операции в БУ.
4. Передача в архив.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до передачи его в архив.
Правила документооборота и технологии учетной информации утверждают в виде графика документооборота, который является приложением к учетной политике организации.
5.2 Инвентаризация, ее виды, роль и значение
В целях обеспечения достоверности БУ и отчетности в организациях проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств.
Инвентаризации подлежит все имущество организации, не зависимо от его места нахождения, и все виды финансовых обязательств.
Кроме того инвентаризации подлежат производственные записи и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но которые числятся в БУ (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки и т.д.), а имущество неучтенное по каким-либо причинам.
Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
1. При передаче имущества организации в аренду, выкупе, продажи.
2. Перед составлением годовой отчетности (кроме имущества и финансовых обязательств, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
3. При смене материально-ответственного лица.
4. При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.
5. В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций.
6. При реорганизации или ликвидации организации перед составлением разделительного (ликвидационного) баланса.
В зависимости от назначения и характера различают плановые и неплановые инвентаризации.
Плановые инвентаризации проводят согласно графику в заранее намеченные сроки.
Внезапные инвентаризации проводят по распоряжению руководителя или выше стоящих организаций, следственных и других контрольных органов в случаях особой необходимости.
По полноте обхвата различают полные, частичные, выборочные и сплошные инвентаризации.
Полную инвентаризацию проводят в предусмотренные сроки, при этом проверяют не только товарно-материальные ценности и денежные средства, но и правильность расчетов с другими юридическими и физическими Лизами, выверяют сальдо по другим статьям баланса (например, в связи с составлением годовой отчетности).
При частичной инвентаризации проверке подлежит лишь часть ценностей.
Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичной, их проводят на складах, производственных цехах и других структурных подразделений организации, где ведется натуральный учет по отдельным наименованиям ТМЦ.
Сплошные инвентаризации проводят одновременно в ряде организаций одной системы во всех структурных подразделениях одной организации.
Правильно организованная инвентаризация служит средством контроля за работой МОЛ, помогает не только скрывать, но и предупреждать возможные недостачи ТМЦ. В ходе инвентаризации могут быть выявлены излишки ценностей или их недостачи.
При выявлении излишков оформляются следующие бухгалтерские записи:
| Содержание операции | ДТ | КТ |
| Выявлены излишки материалов | 10 | 91 |
| Выявлены излишки товаров | 41 | 91 |
| Выявлены излишки денег в кассе | 50 | 91 |
| Выявлены излишки готовой продукции на складе | 43 | 91 |
При выявлении недостачи используется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и в БУ должны быть оформлены следующие записи: