Если при приемке материалов обнаружена недостача или их порча, то их стоимость отражают по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям», и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На материальных счетах стоимость недостач или порчи материалов не отражают.
Аналитический учет поступления материалов в значительной мере зависит от выбора учетной цены. Если в качестве твердых учетных цен применяют средние покупные цены, то поступившие материалы отражают на каждом аналитическом счете по средним ценам. Наценки сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительные расходы по всем поступившим материалам учитывают на одном аналитическом счете «Транспортно-заготовительные расходы и наценки снабженческих и сбытовых организаций».
Если твердой учетной ценой служит плановая себестоимость материалов, то поступившие материалы отражают на каждом аналитическом счете по плановой себестоимости, а разницу между фактической и плановой себестоимостью материалов показывают на аналитическом счете «Отклонения фактической себестоимости от плановой».
Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают с кредита материальных счетов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по твердым учетным ценам. При этом составляют следующую бухгалтерскую проводку:
дебет счета 20 «Основное производство» (материалы отпущены основному производству);
дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (материалы отпущены вспомогательным производствам);
дебет других счетов в зависимости от направления расходов материалов (25, 26 и др.);
кредит счета 10 «Материалы» или других счетов по учету материалов.
Проданные материалы списывают с кредита счета 10 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету счета 91 отражают также расходы, связанные с продажей материалов, и сумму НДС по проданным материалам.
Необходимо отметить, что если при продаже или мене материалов не исполнены необходимые условия признания выручки, то отпущенные материалы списываются с кредита счета 10 не в дебет счета 91, а в дебет счета 45 «Товары отгруженные». После признания выручки от продажи материалов они списываются с кредита счета 45 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Стоимость материалов по твердым ценам между различными счетами издержек производства и другим направлениям выбытия материалов распределяют на основании ведомости распределения материалов, которую составляют по данным первичных документов о расходе материалов.
По истечении месяца определяют разницу между фактической себестоимостью израсходованных материалов и стоимостью их по твердым учетным ценам. Разницу списывают на те же счета затрат, на которые были списаны материалы по твердым учетным ценам (счета 20, 23,25,26 и др.). При этом если фактическая себестоимость выше твердой учетной цены, то разницу между ними списывают дополнительной бухгалтерской проводкой, обратную же разницу (что возможно при использовании в качестве твердой учетной цены плановой себестоимости материалов) — способом «красное сторно», т.е. отрицательными числами.
Если синтетический учет материальных ценностей ведут по учетным ценам, то помимо счетов по учету материально-производственных запасов (10, 41, 43) используют счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
На малом предприятии сферы ЖКХ должен быть определен круг лиц, отвечающих за сохранность материально - производственных запасов, с которыми заключаются договоры о полной материальной ответственности. Наряду с этим руководитель определяет должностных лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих ценностей.
Материально - производственные запасы получают со склада поставщика, от транспортной организации и других посреднических организаций в порядке, по качеству и количеству, установленных договором.
Операции, связанные с поступлением, внутренним перемещением и отпуском материально - производственных запасов, должны оформляться на предприятии первичными учетными документами типовой формы, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ, либо разработанными самим предприятием, если они отсутствуют в составе типовых форм. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно - непосредственно по ее окончании.
Порядок учета транспортно-заготовительных расходов (ТЗР) определен Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2002 N119н. В соответствии с п. 5 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Структура фактической себестоимости включает три составляющие:
* суммы, уплачиваемые поставщикам по договору;
* транспортно-заготовительные расходы;
* расходы на доведение материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях.
В перечень расходов, включаемых в состав транспортно-заготовительных, входят:
* суммы, уплачиваемые организациям за информационные, консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей;
* комиссионные вознаграждения посредническим организациям;
* таможенные пошлины и сборы;
* суммы, уплачиваемые транспортным организациям за перевозку груза;
* расходы на погрузку материалов в транспортные средства;
* плата за хранение материалов в местах приобретения, на железнодорожных станциях, в портах, на пристанях;
* расходы на содержание специальных заготовительных пунктов, складов и агентств, организованных в местах заготовок;
* расходы на командировки, связанные с непосредственным заготовлением материалов;
* расходы на содержание заготовительно-складского аппарата организации;
* стоимость потерь в пути поставленных материалов в пределах норм естественной убыли;
* проценты по кредитам банков и займам, полученным на приобретение материалов до принятия их к бухгалтерскому учету;
* иные расходы, непосредственно связанные с процессом приобретения и заготовления материалов.
К иным расходам, в частности, относится разница между учетной и договорной ценой материалов (п. 80 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов). В качестве учетных цен могут быть приняты: договорные цены, фактическая себестоимость материалов предыдущего отчетного периода (месяца или года), планово-расчетные цены и средняя цена как разновидность планово-расчетной. Предприятие самостоятельно определяет и отражает в учетной политике применение учетных цен и их вид.
Согласно п. 83 Методических указаний ТЗР могут учитываться с использованием одного из трех вариантов:
1) на счете 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" с последующим их отнесением на счет 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей";
2) на субсчете "ТЗР" к счету 10 "Материалы";
3) на счете 10 "Материалы", если оценка материалов при их поступлении формируется по фактическим затратам с учетом ТЗР.
При третьем варианте говорить об особом учете ТЗР, по существу, не представляется возможным, так как, скорее, это способ оценки материалов в бухгалтерском учете без применения учетных цен, т. е. по фактическим затратам. В силу того, что такой способ формирования оценки материалов является очень трудоемким и предполагает своевременное наличие достоверной информации о транспортно-заготовительных расходах по каждой отдельной партии материалов, практически он может применяться только на отдельных предприятиях с ограниченной номенклатурой материалов и небольшим количеством отдельных поставок в течение отчетного периода. Данный способ оценки материалов можно эффективно применять при организации количественного учета материалов на складах. Однако п. 264 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов предусмотрено применение данной схемы учета и при количественно-суммовом складском учете. На практике при ведении количественно-суммового складского учета материалов применяются учетные цены и схемы синтетического учета по первому и второму вариантам.
Два первых варианта предусматривают применение учетной цены материалов и обособленное отражение ТЗР либо в составе собственно счета 10 "Материалы", либо на счете 16 "Отклонение в стоимости материалов". Однако для принятия решений по управлению запасами и процессом заготовления материалов, а также формирования себестоимости продукции (работ, услуг) учет ТЗР независимо от того, на каком счете они учитываются, должен быть организован по отдельным группам, видам материалов. Степень детализации учетных групп ТЗР в соответствии с учетными группами материалов определяется задачами управления на каждом отдельном предприятии. Методическими указаниями разрешается вести учет ТЗР в целом, а не по группам, в двух случаях: во-первых, если нет значительного различия между отдельными группами в удельном весе ТЗР в общей сумме затрат на приобретение и заготовление материалов; во-вторых, если нет возможности их отнесения непосредственно к конкретным группам материалов (например, содержание заготовительно-складского аппарата предприятия). Первое условие практически не выполняется, так как различные группы материалов приобретаются у разных поставщиков и, как правило, в разных регионах. Материалы, которые включаются в одну группу, также приобретаются по договорам с разными поставщиками, заключенным на различных условиях, в частности, условиях поставки. Поэтому различия в удаленности поставщиков от предприятия в условиях договоров приводят к существенным колебаниям удельного веса ТЗР в составе затрат на приобретение материалов. Еще одним обстоятельством, ограничивающим возможности применения данного способа учета ТЗР, является колебание удельного веса по отчетным периодам. Если хотя бы в одном месяце отчетного года величина колебаний превышает предельно допустимый уровень (5%), то необходимо распределять ТЗР по группам материалов.